50 sätt att arbeta snabbare

Med rekryteringsstopp och frilansbudgetar minskade, arbetar de av oss som har turen att fortfarande ha jobb hårdare än någonsin. Med driftstopp nu ett avlägset minne, är det viktigt att se till att din dator inte står i vägen för att få jobbet gjort.

Här ger vi 50 tips som hjälper dig att hålla din hårdvara, mjukvara och dig igång med full tilt. Vi kommer att täcka allt från att hantera flodvågen av information som strömmar in i Outlook, till att raka minuter av intensiva uppgifter som videoredigering, till att helt enkelt lyfta luren.

1. HÅLL ÖVER MÖTEN MED ONENOTE

OneNote är en av de obesjungna hjältarna i Microsoft Office. Denna otroligt användbara applikation låter dig göra anteckningar (handskrivna, om du är en Tablet PC-användare) och spara dem på din PC. En av de mest användbara funktionerna är hur den integreras med Outlooks kalender: klicka på valfri dagboksbokning och du hittar en knapp för att länka mötesanteckningar i det övre högra hörnet. Det betyder att du kan göra anteckningar om ditt möte – inklusive kommentarer av PowerPoint-bilder, ljud- och videoklipp – och hålla dem permanent kopplade till mötet. Det betyder att du aldrig mer behöver slösa tid på att leta efter mötesanteckningar – sök helt enkelt efter den relevanta kalenderposten i Outlook och öppna mötesanteckningarna därifrån. Var medveten om att Outlook kan ställas in på att arkivera möten efter en viss period; kolla i dina kalenderinställningar.

2. INSTALLERA XOBNI

Alla företag som hävdar att dess mjukvara kan slå e-postöverbelastning är en lögnare. Det finns dock mjukvara, som t.ex Xobni, som organiserar den störtfloden av information mer effektivt. Xobnis forté utvinner relevant data om dina korrespondenter, med hjälp av en kombination av data som är instängd i din inkorg och webbplatser för sociala nätverk. Håll muspekaren över någons meddelande och Xobni visar den personens telefonnummer, företag och befattning, vilket gör att du slipper skapa kontakter. Den listar också dina senaste e-postkonversationer med den personen – med förhandsvisningar av konversationer och bilagor tillgängliga direkt. Så om du vet att någon skickade ett kalkylblad till dig förra veckan behöver du bara trycka på deras namn i sökrutan för Xobni.

3. GÅ LEAN MED FÖRARE

Nvidia GeForce GTX grafikkortNär du installerar nya drivrutiner, särskilt för grafikkort, var uppmärksam på de alternativ som finns tillgängliga från tillverkarens sida för nedladdning av drivrutiner. Enhetstillverkare älskar att lägga på dig meningslös programvara, som kommer att sitta i systemfältet och långsamma uppstartstider utan någon god anledning. Gå till ATI:s webbplats, till exempel, och drivrutinsnedladdningen överst på listan för Radeon-kort är ATI Catalyst Suite, som väger runt 50 MB. Men precis nedanför den finns den avskalade enbart drivrutinsnedladdningen, som är hälften så stor och installerar bara de magra, nödvändiga sakerna.

4. KONCERA FILTYPER ÅTER

För att spara enormt mycket tid, återställ associationer för vanliga filer som JPEG-foton och RTF-dokument till en smidig, snabbladdad app snarare än en tungviktare som har tagit tag i associationen. För att göra det, högerklicka på en fil av en given typ, välj ”Öppna med…” och ändra standardapplikationen. Sedan, när du nästa gång vill visa ett foto, kommer du inte att sitta kvar i en halv minut medan Photoshop laddas. Kom ihåg att Windows 7 och Vista har högerklicksalternativet Förhandsgranska för att snabbt visa filer som PNG och TIF.

5. ANVÄND OUTLOOKS BREVLÅDA RENGÖRINGSWIZARD

Om ditt företags e-post körs på Outlook och Exchange Server, och du inte är en av de besatta som raderar meddelanden inom några sekunder efter att de mörknar din inkorg, är du nästan säkert trött på dessa ”Inkorgen nästan full” meddelanden.

För att undvika att slösa tid på att ta bort dem eller, ännu värre, jaga e-postmeddelanden som studsar när din inkorg äntligen är fullproppad, använd Outlooks Mailbox Cleanup-verktyg (klicka på Verktyg | Mailbox cleanup… i Outlook 2007). Att rensa bort dina borttagna föremål och rensa föremål som är större än t.ex. 500 KB är de mest effektiva sätten att sopa bort det rymdödande röran. Men om du inte kan vara utan en av dessa enorma fästen, gå direkt till tips nummer sex…

6. LAGRA STORA E-POST LOKALT

Om du tärnar med din inkorgsgräns, men har flera stora e-postmeddelanden som du inte vill radera, skicka dem till din arkivmapp. ARCHIVE.PST-filen lagras vanligtvis lokalt snarare än på servern, så den räknas inte in i din Exchange Server-kvot. På samma sätt kan du helt enkelt dra och släppa e-postmeddelandena till en lokal mapp som är lagrad på din dator och sedan radera det ursprungliga e-postmeddelandet från din inkorg. Kom ihåg att inkludera dessa mappar i din säkerhetskopiering, eftersom du inte längre kommer att ha kopior av dem på servern.

7. FIXA APPAR I WINDOWS 7 UPPGIFTSfält

Med Windows 7 är det inte bara öppna applikationer som får en parkeringsplats i aktivitetsfältet. Det är nu möjligt att fästa dina favoritappar vid foten av skärmen, så att de kan startas med ett enkelt musklick. Dra ett program från Start-menyn till Aktivitetsfältet för att fästa det där.

8. RAKA MINUTTER AV INTENSIVA UPPGIFTER

För långa operationer som 3D-rendering kan du snabba upp en app genom att ändra dess Windows-uppgiftsprioritet. Detta ger den mer processortid, så den kommer att slutföra en given operation snabbare. För att göra detta, högerklicka på aktivitetsfältet (eller tryck Ctrl-Alt-Del) och välj Starta Aktivitetshanteraren. På fliken Applikationer klickar du på appen, högerklickar sedan och väljer Gå till process. Högerklicka på processen och välj Ange prioritet | Över det normala. En varning om att orsaka systeminstabilitet visas – för användarappar kan du ignorera den. Det här tricket fungerar också bra om video- eller DVD-uppspelningen är ryckig.

9. SKAPA PDF-filer I WORD

Det finns dussintals olika appar som skapar PDF-filer från Word-dokument, men det finns inget behov av att installera och köra dedikerad programvara för jobbet: du kan skapa PDF-filer direkt från Word. Ladda ner det kostnadsfria PDF-plugin-programmet från Microsoft,
öppna det relevanta dokumentet och välj Spara som PDF eller XPS (Microsofts eget webbpubliceringsformat) från menyn Spara som. Det finns alternativ att publicera PDF-filen för utskrift eller webb, det senare är ett bra val om du vill skicka dokumentet via e-post utan att smälta din e-postserver.

10. ANVÄND OUTLOOKS VERKTYGSfält FÖR SNABBÅTKOMST

SnabbåtkomstverktygsfältOffice 2007 kan ha undvikit menyanpassning till förmån för Ribbon-gränssnittet, men det är fortfarande möjligt att skapa genvägar för regelbundet använda kommandon. Längst upp till vänster i alla Office-appar med Ribbon-gränssnittet hittar du verktygsfältet Snabbåtkomst (som innehåller ikonerna Spara, Ångra och Gör om som standard). Klicka på nedåtpilen till höger om verktygsfältet och det finns ett alternativ för att anpassa knapparna som visas här. Så du kan till exempel skapa en genväg för att infoga en tabell, utan att först behöva navigera till fliken Infoga i Word eller Excel.

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *