Bokföring online: en expertguide

Naturligtvis är de populära tjänsterna medvetna om dessa risker och vidtar åtgärder för att skydda sina kunder. I Xero, KashFlow och FreeAgent är alla transaktioner mellan din PC och servern krypterade med Secure Sockets Layer (SSL)-kryptering – samma sorts kryptering som används av onlinebanker och shoppingsajter. En intrikat inloggningsprocess, som kräver att användare skriver in bokstäver från ett minnesvärt ord tillsammans med ett lösenord, hjälper till att förhindra obehörig åtkomst.

För lagringssäkerhet använder dessa tre tjänster alla Rackspace-värdade servrar för att lagra sina data. Detta ger begränsad personalåtkomst och servrar som granskas enligt SAS 70 Type II-standarder för att bekräfta att lämpliga policyer och procedurer finns på plats och fungerar korrekt.

Onlinetjänster lovar också dataredundans och i vissa fall säkerhetskopiering med några minuters mellanrum. Detta påstående är svårt att verifiera, men totalt sett är det rimligt att säga att en hanterad eller värdmiljö sannolikt är minst lika säker som lokal lagring, där skyddet mot intrång och hårdvarufel vanligtvis är mycket mindre rigoröst.

Hanterar löner

Lönehantering säljs ofta som ett tillägg till skrivbordssystem. FreeAgent och Xero inkluderar båda en grundläggande lönefunktion i sina standardabonnemang, så att du kan generera lönekörningar. Xeros nyligen introducerade lönefunktioner är rudimentära – de inkluderar inte skattescheman, och det finns inget sätt att hantera ledighetsrättigheter – men för ett litet företag kan de vara allt du behöver.

I FreeAgents lönesystem är varje anställd inställd som användare (även om du inte behöver ge dem tillgång till tjänsten). När du har ställt in varje anställds skattekod, startdatum och bruttolön, kan du köra av en uppsättning lönebesked för ett beskattningsår, med automatisk beräkning av Pay As You Earn-skatt och folkförsäkringsavgifter.

Lägger till åtkomst för revisorer

Det var en gång så att dela data med en revisor innebar att skicka dem ett Excel-kalkylblad. Men en av försäljningsargumenten med onlinesystem är hur enkelt det är att bevilja och anpassa åtkomst per användare. En person kan använda en applikation för att registrera uppgifter (eller, när det gäller FreeAgent, tidsspårning), medan en annan kan ha full tillgång till löne- eller kunddata.

Detta möjliggör förenade processer mellan klient och revisor: i FreeAgent och Xero kan du skapa ett användarkonto för din revisor, vilket ger honom direkt åtkomst. KashFlow förlitar sig på ett enda användarnamn och lösenord, även om åtkomst för flera användare är möjlig via en plugin.

Onlinebetalningar

Desktop-applikationer har på senare tid fått möjligheten att behandla onlinebetalningar, men det kan kosta en kostnad. Till exempel, Sage Pay Go, Sages onlinebetalningsportal, kräver ett handlarkonto och kostar Kr20 per månad.

En onlinebokföringstjänst är en mer naturlig passform för onlinebetalningar: KashFlow har gjort en verklig dygd av detta och arbetar med ett dussin betalningsleverantörer (inklusive Sage Pay). Andra, som Xero, erbjuder onlinebetalningstjänster som är kopplade till PayPal. Om du skapar ett företagskonto eller ett premium PayPal-konto kan du skicka elektroniska fakturor med länken ”betala nu”, vilket gör att kunder kan betala direkt med kreditkort, även om de inte har ett PayPal-konto.