Google Docs är en webbaserad molnapp som låter flera individer samarbeta i ett enda dokument. Appen har dock seriösa ägande- och delningskontroller. Ägaren av dokumentet (dokumentskaparen) kommer att ha en rad alternativ framför sig.
Här finns mer om åtkomstproblem för Google Dokument. Om din åtkomst har löpt ut eller om du har problem med att hitta ett dokument som du tidigare kunde komma åt, kanske du hittar en lösning nedan.
Förfallen åtkomst
Som nämnts har Google Dokument flera åtkomst- och delningsalternativ, alla kontrollerade av dokumentskaparen. Google Dokument handlar om delad åtkomst. Någon skapar ett dokument och delar det med dig. De blir då automatiskt dokumentägare. Dokumentägaren kan tilldela administratörsroller, såväl som administratörsåtkomstnivån. En administratör kan ha samma privilegier som ägaren, så länge ägaren tillåter det.
Nu kan du få en ”Din åtkomst har upphört att gälla” meddelande när du försöker arbeta med ett dokument som du nyligen har arbetat med. Om så är fallet är chansen stor att din åtkomst har upphört.
När du redigerar delningsinställningar i ett Google-dokument kan ägaren (eller administratören) välja när varje medlems åtkomst upphör. Detta kan ske inom 7 dagar, 30 dagar eller på ett anpassat datum. När åtkomsten löper ut får du det ovan nämnda meddelandet.
Det är mycket möjligt att ägaren av misstag kan ha ställt in utgångsdatumet eller glömt att ändra det någon gång. Det enda sättet att återfå åtkomst till det Google-dokumentet är att kontakta dokumentets ägare/administratör. Skicka ett e-postmeddelande till dem eller skicka ett snabbmeddelande till dem. De kan sedan snabbt och ändra inställningarna för delning/utgång och få dig att arbeta med dokumentet på nolltid.
Återkallad åtkomst
Om ägaren avsiktligt avbryter din åtkomst till ett dokument på Google Drive kommer du inte att kunna hitta det, än mindre komma åt det. I det här scenariot är det enda du kan göra att kontakta ägaren och be om ett förtydligande.
Men tro inte att ett återkallat tillträde innebär att ägaren är arg på dig. Ibland, när du är klar med samarbetet, kommer ägaren att återkalla din åtkomst till ett dokument. Om du vet att ditt arbete med ett dokument är färdigt och du inte kan hitta det, är detta troligen svaret. I vilket fall som helst kan det lösa problemet mycket snabbt genom att kontakta ägaren eller en administratör.
Ett problem uppstår dock när du inte kan kontakta dokumentägaren. Om du inte ser dokumentet kommer du inte att kunna se ägarens e-postadress, för att inte tala om att kontakta dem via in-Doc chat.
Lösningen här är att gå igenom din Gmail-inkorg och hitta det ursprungliga meddelandet där ägaren bjöd in dig att dela dokumentet. Du kommer att kunna hitta deras e-postadress här och kontakta dem via Gmail. Använd nyckelord när du söker efter nämnda redigerings-/visnings-/kommentarinbjudan.
Kan inte redigera
Du kanske har tillgång till ett dokument, kan visa det, till och med lägga till kommentarer, men du kanske inte kan redigera det. Återigen, det är upp till ägaren eller administratörerna att tilldela privilegier till dig.
Det finns tre privilegier på Google Dokument: visa, kommentera och redigera.
Redigeringsprivilegiet ger dig åtkomst att göra vad du vill på dokumentet. Kommentarsprivilegiet tillåter dig inte att redigera dokumentet, men du kan lägga till kommentarer. Slutligen kommer visningsprivilegiet att göra det möjligt för dig att endast se dokumentet i realtid, utan att kunna göra några ändringar eller tillägg.
Detta är mycket användbart när du arbetar med ett större team på ett enda dokument. Istället för att ständigt behöva be folk att sluta redigera dokumentet kan du hindra dem från att göra det helt och hållet. De kan lägga till kommentarer med konstruktiv kritik och förslag, men de kommer inte att kunna göra något med textens brödtext.
Alternativt kan du tillåta skrivskyddade rättigheter för en användare.
Om du är i andra änden av denna sticka och vill få andra privilegier, bör kontakta ägaren/admin hjälpa dig här. Du kan göra det via den inbäddade chatten i Google Dokument, eller genom att skicka dem ett e-postmeddelande direkt.
Raderat dokument
Det värsta scenariot, när det gäller åtkomst till ett Google-dokument, är att det har raderats. Detta händer vanligtvis av en slump, även om ägaren kan ha velat att dokumentet skulle tas bort.
Tänk på att endast ägaren kan återställa ett raderat dokument. Därför, om du behöver tillgång till ett dokument som du misstänker har tagits bort, är det bästa sättet att kontakta ägaren.
Lyckligtvis raderar Google Drive inte omedelbart ett raderat Google-dokument. Den lagrar den i papperskorgen. Gå till din Google Drive för att komma åt papperskorgen. På vänster sida ser du en lista med flikar. Längst ner ser du fliken Papperskorgen. Klicka på det. Ditt raderade dokument borde finnas där.
Överlåta ägande
Låt oss säga att du och ett team har arbetat med ett Google-dokument till en viss punkt. Nu har ingen från teamet något syfte med det och de vill ta bort det. Ägaren vill inte att det ska belamra allt. Men du behöver fortfarande dokumentet och vill använda det. Ett alternativ skulle vara att kopiera innehållet i hela dokumentet och klistra in det i en annan Google Doc-fil. Detta skulle dock radera redigerings- och kommentarshistoriken.
Lyckligtvis kan du överföra äganderätten till enskilda dokument. Allt ägaren behöver göra är detta.
Gå till startsidan för Google Dokument. Hitta dokumentet i fråga. Navigera till det övre högra hörnet av skärmen och klicka Dela med sig. Om den framtida ägaren inte finns i dokumentet anger du dennes e-postadress. Om de är det, välj Avancerad i det nedre högra hörnet av fönstret Dela. Hitta sedan personen på listan över personer som har åtkomst. Klicka på pennikonen bredvid deras namn. Välj Är ägare och klicka sedan Gjort.
Det är allt som ägaren behöver göra för att överföra äganderätten till ett Google-dokument till dig.
Dela i Google Dokument
Som du kan se är delningspolicyn i Google Docs ganska snäv. Du kan till och med hindra personer från att göra något i ett dokument förutom att kommentera och visa. Om du inte längre har tillgång till ett dokument är det bäst att du kontaktar ägaren eller någon av administratörerna. De hjälper dig att återfå åtkomst eller förklara varför din åtkomst återkallades från början.
Har du lyckats återfå åtkomst till Google-dokumentet? Vad gjorde att du tappade åtkomst? Dela gärna din historia i kommentarsfältet nedan och ställ eventuella frågor.
