Hur man använder Breakout Rooms i Webex

Breakout-sessioner kan hjälpa till att dela Webex-användare i mindre, mer hanterbara grupper från en större sammankomst. På så sätt kan deltagarna samarbeta närmare och utbyta idéer och erfarenheter med större lätthet. Sessionerna kan också bli mer produktiva som ett resultat, på grund av att fler röster får en chans att bli hörda.

Hur man använder Breakout Rooms i Webex

Som presentatör kan du aktivera den här funktionen när som helst under ett möte. I den här artikeln kommer vi att berätta allt som finns att veta om grupprum. Fortsätt läsa för steg-för-steg-instruktioner om hur du startar och avslutar sessioner och beviljar nödvändiga behörigheter.

Hur skapar man en Breakout-session?

Webex Training låter dig bjuda in upp till 100 deltagare per session. Det är dock bara utbildningspresentatörer, värdar och paneldeltagare som har administrativa rättigheter att skapa ett breakout-rum. Appens mobilversion har inte heller funktionen, så du kan bara göra det på en dator.

Det finns två sätt att starta en breakout-session: automatiskt och manuellt. Men om du föredrar att ta genvägar, följ dessa steg:

  1. Navigera till menyraden överst på Webex-sidan. Klicka sedan på fliken ”Breakout”.
  2. Från rullgardinsmenyn väljer du ”Tilldelning av breakout-session”.
  3. En popup-ruta visas. Markera lämplig ruta för att starta sessionen automatiskt.
  4. Ange önskat antal deltagare för varje rum. Bekräfta med ”OK”.

När du startar en session på detta sätt väljer Webex-servern slumpmässigt presentatören. Så om du vill vara den som ska tilldela den rollen måste du skapa ett breakout-rum manuellt. Här är hur:

  1. Klicka på fliken ”Breakout” i menyraden ovan för att komma åt rullgardinsmenyn med alternativ.
  2. Välj ”Breakout Assignment” från listan.
  3. En popup-ruta visas. Istället för att markera ”Automatiskt” den här gången, markera rutan för manuell start.
  4. Klicka på fliken ”Lägg till session” för att skapa rum. Du kan behålla den allmänna titeln eller skapa en ny. Högerklicka sedan på ett grupprum och välj ”Ändra namn” från rullgardinsmenyn.
  5. Under panelen ”Inte tilldelad” på vänster sida expanderar du rullgardinsmenyn ”Deltagare” genom att klicka på nedåtpilen. Markera de deltagare som du vill gruppera i ett enda grupprum.
  6. Från samma panel klickar du på alternativet ”Presentatorer” för att ange presentatören. Den här personen kommer att kunna starta och avsluta sessioner när de vill.
  7. När du är klar med tilldelningen klickar du på ”OK” för att skapa grupprummet.

Om ditt finger halkade och du lade till fel deltagare i ett grupprum, kan du alltid ta bort dem. Här är vad du behöver göra:

  1. Öppna panelen ”Breakout Session”.
  2. Markera den deltagare som du vill ta bort från deltagarlistan.
  3. Klicka på ”Deltagarmenyn” och välj sedan ”Utvisa från Breakout-session”.

Oroa dig inte – deltagaren kommer fortfarande att vara en del av träningspasset även efter att du tagit bort dem från grupprummet.

Även om grupprum tjänar till att dela upp deltagarna i separata grupper, kommer du fortfarande att kunna nå ut till dem alla om det skulle behövas. Om du till exempel har ett viktigt meddelande som berör alla deltagare kan du sända ett meddelande till alla aktiva grupprum. Så här gör du:

  1. Öppna fliken ”Sessioner” i menyraden ovan för att komma åt en rullgardinslista. Välj sedan ”Breakout Menu” och tryck sedan på ”Broadcast Message”.
  2. I rullgardinsmenyn markerar du de grupprum du vill skicka ett meddelande till.
  3. En liten meddelanderuta visas. Skriv vad du har att säga och tryck sedan på ”Skicka”.

Ditt meddelande kommer att vara synligt för alla aktiva deltagare, även om de inte är en del av din breakout-session.

Hur låter man deltagare skapa breakout-sessioner?

Du kan ge sessionsprivilegier till en specifik deltagare i stort sett när som helst under träningen. Så här gör du:

  1. Klicka på fliken ”Sessioner” i menyraden överst i fönstret.
  2. Från rullgardinsmenyn, välj ”Breakout Menu” och klicka sedan på ”Öppna Breakout Session Panel.”
  3. Klicka på ”Breakout Assignments” och markera sedan lämplig ruta för att tillåta deltagare att skapa breakout-sessioner.
  4. Tryck på ”OK” för att bekräfta.

Tänk på att deltagare som använder mobilappen Webex Meetings inte kommer att kunna starta en session, även efter att ha tilldelats behörigheter. Dessutom kommer värden och presentatören för hela träningssessionen alltid att ha makten att hantera grupprum.

Hur avslutar jag Breakout-sessioner?

När träningspasset är klart och det inte längre finns ett behov av grupprum kan du stänga av dem direkt. Följ bara dessa enkla steg:

  1. Navigera till menyraden överst på sidan och öppna fliken ”Breakout”.
  2. Välj ”Avsluta Breakout-sessioner” i rullgardinsmenyn med alternativ.

Därefter har deltagarna cirka 30 sekunder på sig att utbyta trevligheter innan de överförs till huvudmötesrummet.

Du behöver dock inte stänga breakout-sessionerna om du vill att deltagarna ska samlas i huvudrummet. Istället kan du helt enkelt be dem att återvända. Så här gör du:

  1. Gå till ”Session”-fönstret och öppna ”Breakout Menu.”
  2. Välj ”Be alla att återvända” från rullgardinsmenyn.

Ytterligare vanliga frågor

Kan du tilldela registrerade deltagare till breakout-sessioner?

Självklart. Om det finns några i förväg tilldelade deltagare på din lista kan du alltid tilldela dem manuellt till en breakout-session. Så här schemalägger du registrerade deltagare:

1. Logga in på ditt Cisco Webex Training-konto.

2. Från menyraden ovan, klicka på ”Delta i en session” för att öppna en rullgardinsmeny med alternativ.

3. Välj ”Live Sessions” för att komma åt listan med länkar. Klicka sedan på lämpligt sessionsämne.

4. Klicka på ”Hantera registreringar” och välj ”Förtilldela deltagare till Breakout-sessioner.”

5. Från panelen ”Inte tilldelad”, välj de deltagare som du vill lägga till i sessionen genom att klicka på knappen ”Lägg till”.

6. Välj den deltagare du vill ha som presentatör genom att klicka på knappen ”Tilldela presentatör”. Webex tilldelar vanligtvis den första personen som läggs till i sessionen.

7. Om du behöver skapa fler grupprum, klicka på knappen ”Lägg till breakoutsession”.

8. När du är klar, tryck på ”OK”.

Vilka är fördelarna med Breakout Rooms?

Som nämnts finns det flera fördelar med att använda breakoutrum under träningspass. För det första, genom att dela upp deltagarna i mindre grupper, kan du uppmuntra ett mer aktivt utbyte av idéer. Det är därför dessa typer av sessioner fungerar utmärkt för brainstorming.

För det andra, eftersom det inte finns många människor i grupprummen, får du en bättre inblick i varje deltagares kapacitet. Slutligen är det ett bra sätt att känna igen potentiella MVP:er i förväg.

En annan fördel med att använda grupprum är ökad produktivitet. Om arbetet är lika fördelat mellan mindre team är det mer sannolikt att deltagarna ger resultat. Dessutom kommer det att finnas mindre utrymme för misstag eftersom varje grupp kommer att fokusera på ett enda projekt.

Slutligen, den största fördelen med detta tillvägagångssätt är bindningen mellan teammedlemmarna. Det är ingen hemlighet att webbseminarier och träningspass kan vara en handfull för de mer socialt besvärliga deltagarna. Men mindre sammankomster av likasinnade leder till nätverkande och kanske till och med djupare kopplingar. Allt arbete och ingen lek har trots allt aldrig gjort någon någon tjänst.

Bryt ut ur ditt skal

Webex Training är den optimala plattformen för samarbetsprojekt av alla slag. Och med den snygga breakout-sessionsfunktionen kan du förbättra ditt teams produktivitet avsevärt. Dessutom, genom att dela upp deltagarna i mindre fraktioner, kommer du att bana väg för både professionella och personliga kontakter.

Tack vare plattformens användarvänliga gränssnitt är det otroligt enkelt att skapa och avsluta breakoutsessioner. Du kan också fördela ansvaret genom att ge sessionsprivilegier till en deltagare som du väljer. Sammantaget är det ett mångsidigt och praktiskt tillvägagångssätt som kan ge solida resultat.

Gillar du att använda grupprum under träningspass? Vad är din erfarenhet av Webex? Kommentera nedan och berätta om det är något vi missat.

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras.