Om du använder Google Docs-plattformen (och så många gör det!) så är du medveten om att det är en svit med Office-liknande produkter som låter dig hantera kalkylblad, dokument och presentationer precis som Excel, Word och Powerpoint, bara utan att behöva betala vad som helst. Google Sheets är Excel-arbetsliknande och även om det inte har alla Excel-funktioner, är det ett kraftfullt produktivitetsprogram som kan hantera nästan allt du kastar på det. Intressant nog överglänser Google Sheets Excel på ett viktigt område: versionskontroll. Att återgå till tidigare versioner av ditt kalkylark är trivialt enkelt i Google Sheets. I den här självstudieartikeln visar jag dig hur du gör.
För de flesta hem- eller skolanvändare är versionskontroll inte särskilt viktigt. Det är dock avgörande för företagsanvändare, både för intern spårning och intern och extern revision. Det är också användbart om du gör ändringar som du behöver gå tillbaka och korrigera. (”Chefen hatar den nya diagramlayouten och vill ha tillbaka den som den var.”)
Nyckeln till Sheets behärskning av versionskontroll är att Excel (medan den har en autospara-funktion) är beroende av manuella lagringar för normal filarkivering. Google Kalkylark sparar istället automatiskt hela tiden. Det finns en inbyggd mekanism för att återställa ändringar i Google Kalkylark, och den kallas ”Versionshistorik”.
Återgå till en tidigare version av en fil i Google Kalkylark
Du kan återgå till en tidigare version av alla Google-dokument genom själva dokumentet eller från Google Drive.
- Öppna arket du vill återställa.
- Välj textlänken ”Alla ändringar sparade i Drive” eller ”Senast redigerade…” i toppmenyn.
- Välj en tidigare version från bildmenyn som visas till höger.
- Markera rutan längst ner bredvid Visa ändringar.
- Välj knappen Återställ den här versionen längst upp på skärmen.
När du väl har valt en tidigare version med Visa ändringar markerade visar Sheets dig på sidan vad som är skillnaden mellan de två versionerna. Du kan sedan bläddra igenom alla tidigare versioner för att hitta ändringen du vill korrigera. Tryck sedan på knappen Återställ denna revision för att göra exakt det.
Om du väljer varje tidigare version visas exakt hur det arket såg ut när det sparades. Det gör det mycket enkelt att jämföra versioner, identifiera var ändringar har gjorts och återställa vid behov.
Google behåller alla gamla versioner av dokument så listan kan bli lång.
Du kan också återgå till en tidigare version direkt från Google Drive:
- Navigera till Google Drive och välj Min enhet eller Senaste beroende på när du senast arbetade med dokumentet.
- Välj ”i” i det övre högra hörnet på skärmen.
- Detta kommer att visa samma bildmeny till höger som du ser från arket.
- Välj Aktivitet och sedan en tidigare version av dokumentet för att ladda det.
Om ett dokument hela tiden ändras kan du ladda ner det till din dator. Välj ikonen med tre punkter i Google Drive och välj Hantera versioner. Tryck sedan på de tre prickarna igen och välj Ladda ner. Ladda ner ta arket utanför versionskontrollen dock.
Observera att om du gör ändringar i en lokal kopia måste du ladda upp den till Google Drive för att inkludera den i dokumentets versionshistorik. Det är något som måste tänkas på om din organisation använder versionskontroll eller revideras.
Återgå till en tidigare version av en fil i Excel 2016
Kan du göra detta i Microsoft Excel? Ja, du kan återgå till en tidigare version av en fil i Excel men bara om du är ansluten till SharePoint. Annars behåller inte Excel tidigare versioner om du inte uttryckligen har bett den att göra det.
- Öppna Excel-arbetsboken du vill återställa.
- Välj Arkiv och historik.
- Välj som tidigare version från listan som visas i mitten.
Om historiken är nedtonad betyder det att din Excel inte är ansluten till SharePoint eller så är den inte konfigurerad för versionskontroll. Du kan checka in SharePoint om du behöver.
- Öppna biblioteket från snabbstartsfältet.
- Välj Excel-dokumentet och högerklicka mellan namn och datum.
- Högerklicka och välj Versionshistorik. Detta kan visas som en ikon med tre punkter beroende på din version av SharePoint.
- Håll muspekaren över en tidigare version av filen och antingen Visa, Återställ eller Ta bort efter behov.
Det är definitivt lättare att återgå till en tidigare version av en fil i Google Sheets än i Excel. Fristående instanser av Excel tillåter inte det ändå, men om du är en SharePoint-användare är det möjligt enligt beskrivningen. Att använda Sheets på detta sätt är definitivt bättre och gör det snabbare och smidigare att kontrollera äldre versioner.
Känner du till något annat sätt att återgå till en tidigare version av en fil i Google Kalkylark? Berätta om det nedan om du gör det.
