Hur man bemästrar Outlook

Den här funktionen är till för alla som har avslutat en arbetsdag med den hemska känslan av missnöje över att saker och ting inte gick som planerat, att du har varit ineffektiv. Att du helt enkelt inte gjorde allt du ville.

Vi står inför ett problem. Strunta i kreditkrisen, de flesta av oss står inför en tidsåtstramning varje arbetsdag. Vi bombarderas med telefonsamtal, möten, röstmeddelanden, chefer som ger oss brådskande uppgifter i sista minuten och det mest krävande av älskarinnor: mejl.

Medan tekniken teoretiskt sett har gjort det lättare att hantera vår arbetsbörda, känner många att det är tvärtom. En undersökning från webbmailleverantören GMX visade faktiskt att 41 % av britterna kände skuldkänslor och ångest på grund av vikten av e-postmeddelanden de får.

Det ligger inte inom vår makt att ta bort e-post från världen – att Pandoras ask är inkilad – men du kan ta kontroll. Tekniken borde vara ett hjälpmedel och i den här artikeln kommer vi att visa dig hur du behärskar Outlook (eller vilken personlig e-post/organisationsverktyg du än använder), så att du aldrig lämnar jobbet och känner dig ineffektiv igen.

Få saker gjorda

Även den mest oorganiserade personen kan förvandlas till någon mindre genom att tvinga dem att använda en daglig att-göra-lista, men enligt produktivitetsguruer som David Allen (författare till Få saker gjorda, även känd som GTD) och Sally McGhee (författare till Ta kontroll över ditt liv!), det räcker inte. Om det någonsin funnits en tid då en daglig lista med uppgifter var praktisk så har det gått över länge: våra arbetsdagar är för oförutsägbara.

För att förstå vår arbetsbelastning, hävdar Allen och McGhee att vi behöver mer sofistikerat tänkande och smartare verktyg. Vi behöver ett system som faktiskt välkomnar det oväntade eftersom e-postmeddelandet som slinker in i din inkorg och kräver omedelbar uppmärksamhet kan vara det som ger dig din nästa kampanj.

”Den verkliga kraften i GTD har ett utökat sinne, genom att du använder systemet som en platshållare för öppna loopar och ofullständiga saker du behöver hålla reda på”, berättade Allen i en intervju. ”Om du försöker använda ditt huvud för det, lycka till.”

Även om alla kommer att använda ett lite olika system, handlar det om prioritering. Det finns uppgifter du kommer att behöva göra idag; det finns andra som bara kan göras nästa fredag, när alla är på kontoret; och det finns andra som är bäst att lämna till imorgon bitti när du kommer att känna dig fräschare än just nu och sakta smälta din lunch.

Vi måste också utrota tidsiglar. I de flesta fall finns det ingen bra anledning att läsa ett e-postmeddelande två gånger. Mycket av tiden kommer du att kunna hantera det omedelbart, och detta är en av de centrala grundsatserna bakom GTD.

Töm din inkorg

Det första du bör tänka på är att arbeta med en tom inkorg. Detta koncept är kätteri för vissa människor: de kommer att protestera mot att de 7 000 e-postmeddelanden som finns i deras inkorg kan se röriga ut, men åtminstone allt finns där. En enkel sökning, eller filtrering efter ämne eller namn, tar dem till den information de behöver.

Men faktum är att du kan göra alla dessa sökningar och filter men ändå öppna Outlook till en ren skylt: de enda e-postmeddelanden du då kommer att se är de du behöver hantera. Det kan innebära att du anpassar ditt sätt att arbeta, men det garanterar att du kommer att arbeta mer effektivt, eftersom du inte kommer att distraheras av e-postmeddelanden du redan har läst och hanterat.

Den första regeln är att ta bort e-postmeddelanden du inte behöver. Den andra regeln – och det här är en som kan göra en enorm skillnad för ditt arbetsliv – är att om en uppgift (som att svara på ett e-postmeddelande) tar mindre än två minuter, gör det omedelbart. Fängslande hänvisar Allen till detta som tvåminutersregeln.

”Om allt du gjorde var att få ut tvåminutersregeln för allt du gör för resten av ditt liv så kommer du att tacka mig för resten av ditt liv,” sa Allen. Vissa uppgifter kommer att ta längre tid och, enligt både Allen och McGhee, innebär det en av två saker. Den första är att du räknar ut åtgärden och sedan arkiverar e-postmeddelandet för senare när du bättre kan svara. Med fil bort menar vi att flytta e-postmeddelandet till en mapp (som @Actions, med @-symbolen som säkerställer att den hamnar högst upp i din mapplista).

Det andra är att skjuta upp. I en icke-GTD världen, kan det innebära att du helt enkelt ignorerar e-postmeddelandet ett tag, men det tar inte bort det från din inkorg. Du måste flytta e-postmeddelandet till en annan mapp, till exempel @Deferred, och sedan besöka det igen vid en viss tidpunkt. Annars kommer det bara att sitta i din inkorg som en surrande irritation.

Vissa människor kanske väljer att gå igenom sina uppskjutna e-postmeddelanden en gång om dagen, andra en gång i veckan. Men det är viktigt att du har en förbestämd tid annars kommer de helt enkelt att glömmas.

De återstående e-postmeddelandena i din inkorg faller sannolikt under en bred referensrubrik. De kan relatera till en viss aspekt av ditt jobb eller ett projekt. Hur som helst, experimentera med att skapa en ny mapp (Arkiv | Ny | Mapp, eller genväg Ctrl+Skift+E) som heter Referens-e-postmeddelanden och helt enkelt flytta alla dina ”viktiga” e-postmeddelanden dit.

Och vad du har, lyckligtvis, är en tom inkorg. Du har tagit det första viktiga steget mot att använda Outlook som det ska användas.

Få dina handlingar att betyda något

Ett av de största problemen med att göra-listor är att de är fulla av uppgifter som inte är möjliga att slutföra. Säg att du måste sätta agendan för ett möte nästa vecka. Om du inte är i den lyckliga positionen att vara en autokrat, är det inte en enkel uppgift. I verkligheten måste du maila andra deltagare för att se om de har några frågor de vill ta upp, gå igenom protokollet från föregående möte, följa upp vissa åtgärder, komma överens om agendan med andra intressenter och mycket mer Förutom.

Som sådan är det inte användbart att skriva ”sortera ut agendan” överst på en papperslista eller i Tasks i Outlook. Du måste snabbt analysera de särskilda stegen och skriva ner dem – och om uppgiften alls är komplicerad, snarare än att bara skriva ut dem på din dagliga att-göra-lista, bör du lägga till dem i en kalender.

Sally McGhee beskriver dessa uppgifter som Strategic Next Actions. Det vill säga en uppgift du kan göra som bidrar till dina övergripande mål, men som du kan genomföra i ett enda, enkelt steg.

”Nyckeln till att utföra uppgifter är att planera strategiska nästa åtgärder i din kalender”, skriver Sally McGhee, ”så att du kan se till att de blir klara utan att… missa viktiga deadlines. Mitt företags statistik visar att det finns en 75 % större chans att en uppgift slutförs om den är schemalagd i din kalender istället för att spåras på din uppgiftslista eller i ditt huvud.”

Samla dina idéer

En annan grundprincip bakom GTD är att eliminera oro. Vi spenderar för mycket av vår tid på att stressa över saker som antingen ligger utanför vår kontroll eller som lätt kan kommas under vår kontroll, och en ständig oro för människor är att hålla reda på deras idéer.

Detta kan innebära att du alltid har en anteckningsbok till hands. Du har en idé, klottra ner den och antingen riv ut sidan och släng den i inmatningsfacket eller – om du är ute och reser – behåll den i anteckningsboken. Gå sedan igenom dessa idéer och bearbeta dem vid ett tillfälle som du lägger åt sidan.

Eller så kan du använda teknik: inspelningsfunktionen på din mobiltelefon, ringa dig själv på jobbet och lämna ett röstmeddelande, göra en lista på din smartphone. David Allen brukade förlita sig på en diktafon för just ett sådant syfte, men använder nu online-transkriptionstjänsten Jott (jott.com). ”Jag kan snabbuppringa Jott på min telefon och den frågar vem vill du att Jott, jag säger mig själv, jag pratar och det kommer tillbaka i min e-post om cirka fem minuter ganska exakt – tillräckligt för att fungera som en trigger för att påminna mig om vad Jag måste göra med det.”

Teknikens skönhet och fasa är att vi har ett stort urval av anteckningsmekanismer. Helt bortsett från papper eller brittiska alternativ till Jott som Dial2Do (dial2do.com), kan vi lägga till uppgifter på vår smartphone, spela in ett meddelande med hjälp av röstinspelaren, trycka ut ett e-postmeddelande till oss själva på vår BlackBerry, ringa kontorets nummer och lämna ett röstmeddelande, lägga till en ny uppgift i Outlook, använda OneNote och många varianter att starta.

Även om det är bra att begränsa sig till en handfull mekanismer, så att det blir en självklarhet att kontrollera dem, är det mycket bättre att använda teknik än att lita på ditt minne.

Det finns inget i sig fel med att bara skriva ner saker heller, men om du läser Alphr är du nästan säkert en registrerad technophile, i vilket fall du redan kommer att se fördelen med att synkronisera uppgifter mellan din smartphone och PC.

Och om du verkligen är engagerad i teknik kan du dumpa din pappersanteckningsbok och välja en surfplatta istället. ”Med Tablet PC kan jag fånga handskrivna anteckningar direkt i OneNote”, sa McGhee. ”Med ett klick på en knapp kan jag överföra åtgärder från mina digitala anteckningar direkt till uppgiftslistan i Microsoft Outlook.”

Bestäm dina kategorier

Microsoft Office och dess konkurrenter har länge stött idén om att tilldela en e-post, kontakt, möte eller uppgift till en kategori.

Du kanske till exempel arbetar med fyra projekt på jobbet. Skapa en ny kategori för att matcha var och en av dem och tilldela sedan bort. När du har arbetat igenom processen kan du se alla e-postmeddelanden, kontakter och möten som rör det projektet på ett ögonblick.

Faktum är att kategorier är så kraftfulla att vissa människor kan arbeta effektivt bara genom att implementera en genomtänkt uppsättning kategorier. En sådan person är Darren Strange, Storbritanniens produktchef för Microsoft Office, som beskriver hur han använder kategorier på sin blogg.

”Kategorier gör det möjligt för mig att se mitt jobb som ledare för sex projekt och att bestämma vilket jag jobbar med för tillfället,” berättade Strange för oss. ”Det här är ett mer fokuserat och sammanhängande sätt att arbeta. Att bara mumsa ner min inkorg från toppen kändes som att slå tillbaka bollar från en obeveklig tennisbollsmaskin.”

Genom att se e-postmeddelanden efter kategori, kommer du att filtrera bort e-postmeddelanden som inte relaterar till projekten, så att du kan ignorera dem eller agera på dem som du tycker är lämpligt. Detta löser ett av de största problemen med e-post – att bli distraherad av nyanlända när du arbetar. Alla nya e-postmeddelanden är okategoriserade, så de kommer inte att vara synliga om du har filtrerat efter det aktuella projektet.

”Att använda kategorier i min kalender hjälper till att säkerställa att jag ägnar rätt tid åt varje projekt, balanserar prioriteringar och håller deadlines”, tillade Strange.

Kategorier kan vara särskilt användbara för att hantera uppgifter. Du kanske vill skapa en @Calls-kategori, som du använder för att spara alla uppgifter baserat på telefonkonversationer. För lågprioriterade uppgifter kan du skapa en @Someday-kategori. För saker som bara kan göras hemma, skapa en @Home-kategori.

Den andra fördelen med att definiera kategorier exakt är att alla nya uppgifter du lägger till läggs till som standard i vyn ”Kategorier: (ingen)”. Du kan sedan sortera igenom detta vid en lämplig tidpunkt och snabbt sortera in dem i de mest lämpliga kategorierna, där de sitter och väntar på att bli behandlade när det passar dig.

En annan fördel är att du kan tilldela flera kategorier till objekt. Jämför detta med den mer grundläggande mappmetoden, där du skapar en lång lista med mappar och filobjekt som är relaterade till ett projekt i den relevanta mappen. Problemet är att ett e-postmeddelande ofta täcker flera ämnen, så var arkiverar du det?

En av Outlook 2007s största fördelar jämfört med 2003 är dess förbättrade stöd för kategorier, med färgkodning som gör det enklare att snabbt se vilka projekt som till exempel tar din tid. Men om du inte kan använda Outlook 2007, finns det en intressant Outlook-plugin som heter CategorieZ som låter dig skapa superkategorier och underkategorier och generellt ta mer kontroll – du kan ladda ner en 15-dagars testversion från software-solutions.co.nz.

Överladda din kalender

Sally McGhee säger ofta till sina kunder: ”Du kan inte göra allt, men du kan göra vad som helst så länge det passar in i din kalender.” Slutresultatet för personer i krävande jobb som inte följer detta råd är att de får ont om tid. I bra fall kan det vara att förlänga dagen med en timme eller så på morgonen eller kvällen. I dåliga fall innebär det att bearbeta e-post hemma klockan 23.00. Eller senare.

Om det låter bekant bör du överväga att planera din tid mer effektivt. Ägna en timme varje arbetsdag åt att sortera e-post, så att du bokar möten runt det – trots allt är det mer sannolikt att du får en snabb lösning om personerna som du har mailat fortfarande är på jobbet.

McGhee rekommenderar att du håller en arbetsdagbok och en personlig dagbok i en vecka, och noterar allt från den tid det tar dig att hämta en latte till hur lång tid du spenderar med att gå ut med hunden, så att du kan se hur din tid går åt. Detta kommer att trumma in exakt hur mycket tid uppgifter verkligen tar, och lyfta fram saker du kanske borde sluta göra.

Från detta kan du skapa vad McGhee kallar en Baseline Calendar – alla en-till-en-möten du behöver ha, forskningstid, timmen du behöver varje vecka för att se över dina långsiktiga mål, dina tre veckovisa besök på gymmet . Slutresultatet? Om det implementeras på rätt sätt, en bättre balans mellan arbete och privatliv och du använder din tid mer effektivt under dagen, veckan och månaden.

Den större bilden

Vi har koncentrerat oss på de konkreta stegen du kan ta inom Outlook, men de flesta kommer också att tjäna på att ta ett steg tillbaka och undersöka helheten. Om du inte vet vad dina långsiktiga mål är, hur kan du vara säker på att de uppgifter du lägger ner din tid på att slutföra faktiskt gynnar dig och ditt företag? Kort sagt, slösar du bort din tid?

Tecken att hålla utkik efter är en konstant känsla av att du släcker brand, eller att du blir distraherad av de senaste och bästa sakerna. ”Om du inte är riktigt säker på vad du gör kommer du att bli distraherad av vad som än är den senaste, mest högljudda grannlåten framför dig”, hävdar Allen och hänvisar till sociala nätverkssajter och snabbmeddelanden som möjliga distraktioner. ”Men om du verkligen vet vad du gör kommer du inte att låta snabbmeddelanden komma i vägen.”

Så, utarbeta dina långsiktiga mål. Ta dig tid att kartlägga hur du kan uppnå dem, och utifrån det räkna ut vad din nästa möjliga uppgift är att ta dig längs den vägen. Det är sunt förnuft, men de flesta anser sig vara för upptagna med brandsläckning för att ta sig tid att planera.

Nästa steg

Byter till Få saker gjorda metod, eller att registrera dig för McGhees alternativ, kräver en stor förändring i tänkandet, och det kanske inte passar dig. Men du bör inte förvänta dig omedelbara resultat. ”GTD är som att lära sig vilken konst eller hantverk som helst, det tar två år”, hävdar David Allen.

”Det kommer att ta dig två år att lära dig ryska eller italienska eller tango eller att lära dig banjo, så när du pratar om att lära dig en ny uppsättning beteenden kommer det att ta tid. Men även att vara medveten om GTD har ett enormt värde, som du kan säga, wow, om jag någonsin skulle hamna i problem vet jag att det finns en väg ut.”

Denna artikel berör bara vad GTD har att erbjuda, och om det tilltalar så bör du köpa boken och även Sally McGhees lite annorlunda – och mer teknikfokuserade – inställning till problemet. För $15 kan du också ladda ner en omfattande 45-sidig guide från davidco.com/store som ger steg-för-steg-instruktioner för hur du formar Outlook till ditt sätt (både för Outlook 2003 och 2007).

Det är en modig ny värld, och alla kommer inte att ändra sitt sätt att arbeta. Men även om du bara anammar några grundläggande principer, från tvåminutersregeln till att sätta upp kategorier, kan du lämna jobbet varje dag och känna att du har kontroll och har uppnått allt du vill uppnå.