Behöver du ställa in ett möte? Har du en akut situation och behöver hjälp? Tidsfristen halveras plötsligt? Behöver du snabbt kontrollera tillgängligheten för kollegor? Vill du kontrollera någons tillgänglighet på Google Kalender? Du kan göra alla dessa saker om du alla har delat dina kalendrar. Denna handledning kommer att visa dig hur.
Med Google Kalender kan du dela en kopia av din kalender som dina kollegor och vänner kan se. Det låter dem kontrollera tillgänglighet, ställa in påminnelser och bjuda in dig till ett evenemang. Det är en snygg funktion i appen som gör samarbetet enkelt.
Det är bra ändå. Du måste aktivt ge behörighet för andra att se kalendern och ställa in separata behörigheter för att de ska kunna redigera den. Du kan till och med skapa en delad kalender separat från din egen om du föredrar det.
Google Kalenderdelning
Kalenderdelning är lite som Outlooks Exchange-kalender. Det kan ses av personer inom en grupp eller individer som du ger behörighet till. Du ställer in specifika redigeringsbehörigheter, eller inte, och kan använda dem för att kontrollera tillgänglighet, möten och så vidare. Alla du delar med måste också använda Google-kalendrar, annars måste du göra hela kalendern offentlig, vilket inte är idealiskt.
Gör så här för att dela en befintlig kalender:
- Öppna din Google Kalender.
- Välj den kalender du vill dela från vänster.
- Välj de tre prickarna bredvid och välj sedan Inställningar och delning.
- Välj Lägg till personer under Dela med specifika personer för att dela med individer.
- Markera rutan bredvid Gör tillgänglig för allmänheten under Åtkomstbehörigheter för delning med en grupp. Välj gruppen i rullgardinsmenyn.
- Välj Skicka en gång gjort.
Att dela med en grupp fungerar bara om du använder Google Groups. Annars måste du lägga till medlemmar i gruppen individuellt.
Du kan skapa en ny delad kalender istället om du föredrar det.
- Öppna din Google Kalender.
- Välj Andra kalendrar och sedan Skapa ny kalender i menyn till vänster för att skapa en ny kalender.
- Ge det ett namn och välj Skapa kalender.
- Följ stegen ovan för att ge åtkomst till individer eller grupper.
Se någon annans Google-kalender
Om du redan använder kalenderdelning och vill se någon annans Google-kalender är det också väldigt enkelt.
- Öppna Google kalendrar.
- Välj den tomma rutan där det står Sök efter personer.
- Skriv namnet eller Gmail-adressen till den person du vill se.
- Välj dem från listan när de visas.
Namnet visas bara om de redan har delat en kalender med en grupp eller individer. Du ser då deras kalender i listan till vänster under Mina kalendrar.
Se om någon är ledig med Google Kalender
Om du försöker ställa in ett möte eller en händelse kan du kontrollera att personer är lediga med din egen kalender när du har länkat deras eller har tillgång till delade kalendrar.
- Öppna din Google Kalender.
- Välj Skapa till vänster för att skapa en händelse.
- Ge det en titel, bestäm om det är en händelse eller påminnelse.
- Ställ in datum och tid.
- Välj Fler alternativ längst ned i fönstret.
- Välj Lägg till gäster under Gäster till höger.
- Välj fliken Hitta en tid till vänster.
- Se till att Alla gäster är markerade i rutan och leta efter tider på den valda dagen.
- Skapa evenemanget, ge det en titel och tryck på Spara högst upp.
Om någon är upptagen kommer tidsluckan att färgas eller ordet Upptagen visas. Du kommer inte att kunna bjuda in dem om de är markerade som upptagna i sin kalender. När du trycker på Spara kommer varje inbjuden att få en inbjudan via e-post och händelsen läggs till i deras respektive kalendrar.
Skapa en offentlig Google-kalender
För vissa passar det inte bra att göra sin egen kalender tillgänglig för andra, och i vissa branscher är det en no go. I dessa situationer är det bättre att skapa en separat gruppkalender för avdelningen eller teamet.
- Öppna Google Kalender.
- Välj Andra kalendrar och sedan Skapa ny kalender i menyn till vänster för att skapa en ny kalender
- Ge det ett namn och välj Skapa kalender.
- Välj kuggikonen i kalenderfönstret för att välja Inställningar.
- Välj kalendern du just skapade och välj Åtkomstbehörigheter.
- Markera rutan bredvid Gör tillgänglig för allmänheten.
När det står ”offentligt” betyder det inte nödvändigtvis hela världen, utan de inom din G Suite-domän. Om du inte använder G Suite kommer alla som får tag i kalenderns webbadress att kunna se vad som händer så håll det mellan er.
