Om ditt team använder Smartsheet, då är du redan bekant med vikten av att veta hur man skapar och designar den perfekta instrumentpanelen. Detta intuitiva kommunikationsverktyg är idealiskt för att presentera olika typer av innehåll som alla kan se och redigera. Tack vare det omfattande urvalet av widgets Smartsheet har att erbjuda kan dina instrumentpaneler verkligen bidra till ditt teams tillväxt och ditt företags prestanda.
Varje instrumentpanel på Smartsheet är i grunden en tom duk där alla typer av information kan läggas till, inklusive visuellt innehåll, statistik, tidslinjer och viktiga rapporter. Denna information kan delas med hjälp av widgets, som kan läggas till, anpassas och raderas.
När du är klar med din instrumentpanel kan du lägga till dina medarbetare så att de kan se och redigera all information du presenterade. Så här skapar du en instrumentpanel, organiserar widgets, lägger till personer och anpassar den.
För att skapa en instrumentpanel i Smartsheet, följ stegen nedan:
- Öppna Smartsheet.
- Klicka på ”+”-ikonen i det vänstra sidofältet.
- Gå till sidan ”Skapa”.
- Välj ”Dashboard” från listan med alternativ.
- Skriv titeln på din instrumentpanel.
- Klicka på ”OK”.
Det är allt som finns. Du har framgångsrikt skapat en instrumentpanel i Smartsheet. Men vad du har just nu är en tom tavla. Innan du lägger till medlemmar i ditt team måste du infoga all viktig data i instrumentpanelen först. Därför måste du förbereda all data som kommer att presenteras i instrumentpanelen.
Förbereder data
Oavsett hur organiserad din instrumentpanel kan verka, om den inte innehåller rätt information kommer allt ditt hårda arbete att vara förgäves. Det är därför det är viktigt att förbereda data innan du börjar designa din instrumentpanel. Så, innan du börjar, ta dig tid att tänka på ett par faktorer.
Tänk först på det övergripande målet för din instrumentpanel. Vill du ha en instrumentpanel för att presentera någon typ av resultat, kanske ditt teams övergripande prestation? Är ditt mål att förklara något eller skriva instruktioner för ett visst projekt? Eller vill du att din Smartsheet-instrumentpanel ska vara en plats där alla kan hitta de resurser de behöver för sitt arbete?
Ta sedan hänsyn till din publik. Med andra ord, överväg de personer du planerar att dela instrumentpanelen med. Denna publik kan bestå av medarbetare, chefer eller kunder. Du måste planera hur du ska presentera din data i enlighet med din publik.
För att förbereda data för din instrumentpanel, använd andra Smartsheet-funktioner. Du kan till exempel använda Sheet Summary för att organisera all din data, samt markera den viktigaste informationen. Rapporter är ett annat sätt att fånga alla viktiga delar av varje projekt. Slutligen, om du vill skapa en portfölj är Roll-Up Sheets rätt väg att gå. Dessutom är dessa typer av ark också väl lämpade för mätvärden på hög nivå.
Bygga & designa
När du har förberett all din data och har skapat en instrumentpanel är det äntligen dags att lägga till alla viktiga komponenter – widgetarna. Det finns åtta typer av widgets som Smartsheet har att erbjuda: Titeln, Rich Text, Metrisk, Diagram, Genväg, Rapport, Bild och Web Content.
Låt oss börja med titeln. Här är vad du behöver göra för att komma igång med din instrumentpanel:
- Öppna din instrumentpanel i Smartsheet.
- Gå till pennikonen i det övre högra hörnet av din instrumentpanel.
- Klicka på ”+”-ikonen på höger sidofält.
- Välj ”Titel” från listan över widgets.
- Skriv in din instrumentpanels titel.
- Klicka var som helst utanför titeln för att spara den.
Rich Text-widgeten används för att lägga till en beskrivning som fångar kärnan i din instrumentpanel. Du lägger till den på samma sätt som du infogade titeln, och den kommer att finnas direkt under din titel. Dessutom har du möjlighet att redigera textens storlek, teckensnitt och färg.
För mer komplicerade widgets, som Metric och Report, måste du ladda upp en fil eller data. Rapportwidgeten låter dig presentera en hel rapport i minimerad form. Så här går det till:
- Öppna din instrumentpanel.
- Klicka på pennikonen i det övre högra hörnet på skärmen.
- Välj ”+”-ikonen på höger sidofält.
- Gå till ”Rapportera”.
- Välj ”Lägg till rapport” på den nya fliken.
- Välj det projekt du vill infoga och klicka på ”OK”.
Om du vill lägga till Metric-widgeten är stegen desamma. Metrisk widget låter dig markera nyckelpunkter i ett specifikt blad. Dessutom är varje widget anpassningsbar, vilket innebär att du kan placera den var du vill på instrumentpanelen. Du kan också ändra storlek på den om du vill.
Om du vill lägga till en länk till din instrumentpanel är widgeten du letar efter genvägen. Detta gör inte bara att du kan lägga till en URL till en annan Smartsheet-fil, utan du kan lägga till en länk till i princip vad du vill. Dessutom kan du ladda upp en fil från din dator.
En annan användbar funktion är bildwidgeten, som du använder för att lägga till alla typer av visuellt innehåll. Du kan ladda upp en bild från din dator, Google Drive, OneDrive, Box och Dropbox.
Eftersom du vill att alla widgets ska passa på din instrumentpanel är det en bra idé att vänta tills du har lagt till alla innan du börjar ändra storlek på dem. Dra bara i hörnen på widgeten för att göra den större eller mindre. Se till att din instrumentpanel inte är överpackad med för mycket information. Ett annat sätt att se till att allt ser organiserat ut är att hålla sig till liknande färgscheman.
Ett snabbt sätt att lägga till en widget som liknar en som du redan har skapat är genom att klicka på ikonen ”+”. Från den tidpunkten går du till alternativet ”Klon widget”. Du kan skapa så många kopior du behöver.
När du äntligen är klar med din instrumentpanel är det dags att dela den med dina kollegor. Följ dessa steg:
- Gå till knappen ”Dela” i det övre högra hörnet av din instrumentpanel.
- Lägg till vem du vill under rutan ”Bjud in medarbetare”.
- Under ”Behörigheter” väljer du om du vill att andra ska kunna redigera din instrumentpanel.
- Skriv in ämnet för instrumentpanelen.
- Om du vill, lägg till ett meddelande. Denna del är valfri.
- Bestäm om du vill meddela personerna du lagt till.
- Klicka på ”Dela instrumentpanel”.
- Välj ”Stäng”. Du får en inbjudningslänk som du kan skicka till dina teammedlemmar.
Ett annat alternativ är att publicera den. Välj om det ska vara tillgängligt för alla eller om de behöver inbjudningslänken för att komma åt din instrumentpanel.
Designa de bästa instrumentpanelerna i Smartsheet
Nu vet du hur du skapar instrumentpaneler i Smartsheet. Du vet också hur du lägger till widgets, anpassar dem och delar din instrumentpanel med ditt team. När du väl fått kläm på det kommer du snart att lära dig att du kan vara riktigt kreativ med alla Smartsheets mallar.
Har du någonsin skapat en instrumentpanel i Smartsheet tidigare? Använde du någon av widgetarna som nämns i den här guiden? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.
