Google Docs erbjuder team och kollegor runt om i världen möjligheten att samarbeta i ett projekt online sömlöst och effektivt. Arbeta solo eller samtidigt när som helst på dygnet oavsett tidszon.
”Det är ganska coolt. Hur är det med förmågan att kommunicera med varandra? Är du utsatt för att bara lämna kommentarer?”
Det är ett sätt att göra det på. Inte ett särskilt bra sätt dock. Du kan alltid bara chatta med en app eller sociala medieplattformar som Slack eller Facebook Messenger. De fungerar och det är mycket troligt att alla har ett Facebook-konto. Du kan dock undvika all den där tredje parten, hoppa runt och börja chatta direkt där i Google Doc.
”Har Google Dokument också en chattfunktion?”
Det gör det! Öppna bara den och börja skriva. Föredrar du tal-till-text framför klickljuden på ditt tangentbord? Så länge du har en mikrofoninställning på din dator är det bara några enkla steg för att komma igång.
Fortsätt läsa för att ta reda på hur du kan chatta i ett Google-dokument.
Kommunicera inom Google Dokument
Kommunikation inom ett Google-dokument är superlätt att uppnå utan att använda en extern källa eller app. När du arbetar samtidigt med dina arbetskamrater kan du dra upp en chattruta, skriva in meddelandet och skicka ut det. Alla som för närvarande arbetar inom dokumentet kommer att få samma meddelande som chattfunktionen används för öppen kommunikation.
För att börja använda chattfunktionen:
- Ha Google-dokumentet öppet framför dig.
- Du behöver också någon annan som arbetar med dokumentet samtidigt, annars kommer funktionen inte att finnas tillgänglig för användning. Anonyma tittare räknas inte eftersom chatten endast är tillgänglig för de som dokumentet specifikt har delats av.
- Längst upp till höger i fönstret, klicka Chatt.
- Skriv in vilket meddelande du vill och tryck på Skicka knappen eller tryck bara på Stiga på.
- När du inte längre behöver chattfunktionen klickar du Stänga i det övre högra hörnet av chattfönstret.
När du stänger chattfönstret är du ännu inte borttagen från själva chatten. Meddelanden kommer fortfarande att tas emot när konversationerna fortsätter. De användare som för närvarande finns i dokumentet som inte har sitt chattfönster öppet kommer att ha en röd prick över Chatt ikon. Detta kommer att indikera för dem att någon har skickat ett meddelande som de ännu inte har läst. De med chattfönstret öppet kommer att få meddelanden när de skrivs ut.
Alla som för närvarande är inloggade på Google Doc kan se meddelandena. Det enda undantaget är de från anonyma konton. De kan inte se chatten eller de som för närvarande deltar i en konversation.
När du stänger Google-dokumentet eller loggar ut från det tas de automatiskt bort från chatten. Om de skulle komma tillbaka till dokumentet kommer inte all chatt som tagits emot samt alla meddelanden som skickats i deras frånvaro att inte synas.
Chattar kommer inte att sparas och det finns inte heller något sätt att exportera dem. Om du vill behålla ett arkiv över tidigare chattsessioner måste du göra det genom att ta skärmdumpar av konversationen. För de som samarbetar genom att använda en mobil enhet, allt du behöver göra är att öppna filen. Du kan redan chatta utan några extra steg.
Använda tal-till-text
I Google Docs behöver du bara en fungerande mikrofon och en PC för att ta bort den grundläggande chatten för det mer handsfree-tal-till-text-alternativet. Du kommer att kunna pausa och återuppta dikteringen när som helst genom att använda verbala kommandon.
Innan du börjar:
- Se till att din mikrofon är korrekt inställd och fungerar fullt ut.
- För närvarande är tal-till-text endast tillgängligt för PC-användare och fungerar inte från din mobila enhet.
- Funktionen fungerar bäst när din röst syns tydligt så se till att din arbetsmiljö är fri från onödigt bakgrundsljud.
Vad du behöver göra för att börja använda tal-till-text:
- Öppna Google-dokumentet inuti Chrome-webbläsaren.
- Från menyn högst upp, klicka på Verktyg och då Röstskrivning…
- En mikrofonbox visas om den är aktiv. Du måste klicka på den för att din mikrofon ska börja diktera tal-till-text.
- Tala tydligt och i normal takt så att talet är lätt att fånga upp och felfritt.
- När du är klar med dikteringen klickar du på mikrofonrutan igen för att stänga av den.
Om du någon gång under ditt tal känner att du gjort ett misstag eller snubblat över dina ord kan du använda musen för att rätta till det. Flytta bara markören till där misstaget gjordes och fixa det innan du stänger av mikrofonen.
När misstaget har rättats till, för att fortsätta med diktatet, kan du flytta markören tillbaka till där du slutade.
Röstkommandon och interpunktion
Användningen av röstkommandon är endast tillgänglig på engelska. Både kontospråket och språket för Google Doc måste också ställas in på engelska, annars fungerar det inte. För att se en fullständig lista över alla tillgängliga kommandon kan du kolla in den officiella Hjälpcenterartikel eller säg ”röstkommandon hjälp” i din mikrofon medan du skriver röst.
De kommandon som är tillgängliga för dig kan hjälpa dig att redigera och formatera Google Dokument när du använder tal-till-text. Du kan också tala interpunktion för att placera den där det är lämpligt. En lista över användbara skiljetecken och kommandosignaler:
- Period
- Kommatecken
- Utropstecken
- Frågetecken
- Ny linje
- Nytt stycke
Det går inte att använda chattfunktionen
Du och en annan användare är båda inom Google Dokument och försöker kommunicera, men av någon anledning finns chattikonen ingenstans. Detta kan bero på flera olika anledningar:
- Börjar med den mest osannolika möjligheten att du kan vara minderårig. Ja, du läste rätt. Om du för närvarande är under tretton år (kan hittas via din Google Gmail-kontoprofil) stängs chattfunktionen automatiskt av.
- Som nämnts ovan kan anonyma användare inte se eller delta i diskussionen på Google Dokument. Det kan vara så att du inte är inloggad på ditt Gmail-konto (eller det felaktiga) eller så har du tagits bort från projektet. Kontrollera det förstnämnda innan du blir galen på Doc-ägaren för att ha startat upp dig utan förvarning.
- En administratör kan stänga av chattfunktionen om du för närvarande arbetar med G Suite. Kommer att behöva ta upp det med den som kör ditt systems säkerhet på jobbet för att få det aktiverat. Det är också möjligt att bli inbjuden att se ett dokument av någon som för närvarande använder G Suite där deras administratör har inaktiverat Chat också.
Vanliga frågor
Varför kan jag inte se chattknappen i Google Dokument?
Om du inte kan se Chatt alternativet i Google Dokument betyder det att du bara visar dokumentet eller så kan det vara ett fel. Försök att öppna dokumentet igen eller uppdatera sidan om du vet att någon annan tittar på samma dokument.
Har Google Dokument en privat chattfunktion?
Med tanke på att Google erbjuder en mängd olika appar för att kommunicera med individer, finns det för närvarande inget privat chattalternativ.
Kan jag använda chattfunktionen i Google Dokument på en mobil enhet?
Från och med den här redigeringen finns det inget alternativ tillgängligt för att använda Chat på Google Dokument med en mobil enhet, både Android och iOS.
Hålla kontakten med Google Dokument
Google Dokument har en mängd inbyggda verktyg som många användare kanske inte är insatta i, ett av dem är möjligheten att skicka meddelanden i det. Nu när du vet om det är du redo att ta kommunikations- och samordningsinsatser till nästa nivå.
