Business Contact Manager (BCM) är en Office 2003-komponent som levereras med Outlook i Small Business och Professional-versionerna. Syftet är att tillhandahålla ett grundläggande CRM-system (Customer Relationship Management) i själva Outlook och kommer att tillgodose små företag med högst 25 säljare.
När BCM lanserades första gången 2003 fick det hårt kritik. Det vägrade att fungera alls om du använde Exchange Server för din e-post, och ingen av uppgifterna kunde faktiskt delas med någon. Version 1.1 gjorde det möjligt för BCM att arbeta med Exchange från Small Business Server, och med den här nya versionen kan du använda valfri version av Exchange och äntligen dela data över ditt säljteam. Installation av BCM installerar Microsofts SQL Server Desktop Engine (MSDE), och det är faktiskt här BCM lagrar sina data. Att använda MSDE innebär att BCM-data kan delas mellan flera användare utan att behöva Exchange Server.
Programvaran kretsar kring tre huvudkoncept – Konton, Kontakter och Möjligheter – och Business Contact Manager lägger till anpassade mappar och formulär för att hantera var och en, tillsammans med tillhörande historikposter för affärsanteckningar, telefonloggar, möten, uppgifter och dokument. Kontakter är de personer du gör affärer med (förr, nutid och framtid) och konton är de företag de arbetar för. Ett antal kontakter kan kopplas till ett konto, och du kan följa länkarna från Konto till Kontakt eller vice versa genom att dubbelklicka på kontots namn i kontaktposten eller på kontaktens namn i kontoposten. En möjlighet är en chans att göra en försäljning. Detta kan kopplas antingen till ett konto eller till en kontakt, även om du, irriterande nog, inte kan dubbelklicka för att följa länken upp till det överordnade objektet. En Opportunity har ett försäljningssteg (Prospektering, Kvalificering, Closed Won eller Closed Lost), en sannolikhet att genomföra försäljningen och en lista över de produkter eller tjänster som du sannolikt kommer att sälja.
Du kan importera en lista över produkter och tjänster till BCM från en CSV-fil, med fälten Produktnamn, Beskrivning och Enhetspris. BCM multiplicerar priset med kvantiteten och lägger ihop alla produkter för denna möjlighet att ge en total. Kvantiteter kan dock bara vara heltalsvärden – du kan inte använda BCM för att sälja 1,5 liter olja om du inte säljer en 1,5-litersflaska eller tre 0,5-litersflaskor med olja. Hur som helst kan du inte prissätta oljan per liter. I listan över möjligheter i Outlook finns en kolumn för förväntade intäkter som visar det totala priset för produkterna och tjänsterna för varje tillfälle, multiplicerat med sannolikheten för försäljningen. Tyvärr finns det inget sätt att summera värdena efter datumintervall eller inkludera dem i en rapport.
Historikobjekt kan kopplas till ett konto, en kontakt eller en möjlighet. BCM kommer att övervaka din inkommande och utgående e-post för adresserna och automatiskt länka meddelandena till dessa kontakter eller konton. Den kan också producera en rad rapporter som kan skrivas ut eller sparas i RTF-, DOC- eller XLS-format. Du kan anpassa dem på ett begränsat sätt med Outlooks fältväljare, Gruppera efter ruta eller filtreringsvyer, men du kan inte skapa dina egna.
Och det är där BCM verkligen faller ner – du kan egentligen inte anpassa någonting. För att använda det framgångsrikt måste du ha en väldefinierad produktlista och vara villig att anpassa både ditt sätt och hur du analyserar din verksamhet. Inte bara det, men BCM-databasen har fastnat på en klientdator och även om du kan ta bort lite av den på en Pocket PC-enhet (Palm OS stöds inte), kan du inte ens ta den offline på en bärbar dator .
