Byter du jobb och undrar vad du ska göra med all din data i Google Sheets? Oroa dig inte. Det finns ett sätt att byta ägare i detta populära kalkylprogram.
När du skapar ett Google-kalkylark är du som standard ägaren. Du kan dock lika gärna låta någon annan åtnjuta detta tillstånd. I den här artikeln visar vi dig hur det går till.
Ändra ägande i Google Kalkylark
När du skapar ett Google-ark har du behörighet att inte bara visa kalkylarket, utan även lägga till ändringar, kommentarer eller till och med ta bort det helt och hållet. I en situation när du vill byta ägare, är det här vad du behöver göra:
- Öppna det ark du vill ha.
- Leta sedan upp ”Arkiv” i det övre vänstra hörnet av arket.
- Under ”Arkiv”-knappen ser du ”Dela”. Klicka på det.
- ”Dela med personer och grupper” öppnas. Du kommer att se listan över personer som har åtkomst till Google Kalkylark.
- Leta reda på den person du vill ska vara ägaren till arket.
- Till höger, bredvid deras namn, kommer du att kunna välja olika alternativ. Klicka på ”Gör ägare”.
- En popup-ruta kommer att visas för att bekräfta ändringarna. Välj slutligen ”Ja” för att bekräfta och klicka sedan på ”Klar”.
Du kommer att få ett meddelande som informerar dig om att du har överfört äganderätten. När du har slutfört alla steg kommer du inte att kunna få tillbaka äganderätten, om inte den nya ägaren ger dig tillåtelse. Du kommer dock fortfarande att kunna visa och redigera innehållet i arket.
Notera: Du måste vara extra försiktig när du gör någon till ägare av arket, eftersom de kan ta bort din åtkomst till det.
Viktiga saker innan du byter ägande
Det finns vissa saker du inte kommer att kunna göra när du byter ägare, så se till att du läser följande information noggrant innan du gör något.
Först och främst kommer du inte att kunna dela Google-arket med andra. Endast den nya ägaren kommer att kunna göra det. För det andra kommer synlighetsalternativet inte att vara tillgängligt för dig. Därför kan du inte se vem som har tillgång till just det arket. Slutligen kommer du inte att kunna ge redigeringsbehörighet eller kommentarsbehörighet till medarbetare.
Av dessa skäl har vi samlat andra Google Sheet-funktioner som kan vara värda att kolla in.
Andra Google Sheet-behörigheter
Om du bestämmer dig för att inte göra andra medarbetare till ägaren av arket kan du ge dem andra Google Sheet-behörigheter som att redigera och kommentera.
Redigeringsbehörighet
Med redigeringsbehörighet kan andra användare av Google Sheet redigera cellinnehållet och modifiera det efter deras behov. Detta registreras alltid i revisionshistoriken. Närhelst någon vill kontrollera de tidigare redigeringarna, kommer de att kunna göra det. Så här kan du ge redigeringsbehörighet:
- Öppna arket.
- Leta sedan upp ”Arkiv” i det övre vänstra hörnet av arket.
- Klicka på ”Dela” under den.
- När fönstret visas lägger du till e-postadressen för användaren som du vill ge redigeringsbehörighet.
- Nu bredvid användarens namn kan du hitta olika behörigheter.
- Klicka på ”Editor”.
- Klicka sedan på ”Skicka”.
Excellent! Du har nu gett redigeringsbehörighet till den andra användaren.
Kommentarsbehörighet
Personer som kan se Google-kalkylarket som du har delat med dem har inte den automatiska behörigheten att kommentera det. Ofta vill du dock ge användarna behörighet att kommentera. Tack och lov är det en tillräckligt enkel process. För att ge en användare denna funktion, gör bara följande:
- Öppna arket och tryck på ”Dela” under ”Arkiv”.
- Lägg till e-postmeddelanden till personer som du vill ge kommentarbehörighet.
- När du har lagt till dessa ser du en rullgardinsmeny till höger, bredvid deras namn.
- Välj ”Kommentator”.
- Klicka slutligen på ”Skicka”.
Det är allt! Nu har användare privilegiet ”Kommentar” och tillåts kommentera uppgifterna i bladet utan att ändra det.
Ändra behörigheter
Det är användbart att ändra behörigheter i Google Kalkylark när du vill ge användarna olika rättigheter. Du kan göra det genom att följa dessa enkla steg:
- Leta upp dialogrutan ”Dela med personer och grupper”.
- Hitta den person vars behörigheter du vill ändra.
- Bredvid deras namn ser du rullgardinsmenyn. Klicka på det.
- Välj nu ett nytt alternativ.
På så sätt kan du bestämma när någon har behörighet att kommentera, redigera eller bara visa arbetsbladet.
Hitta det som fungerar bäst för dig
När du lämnar ett jobb vill du definitivt överföra äganderätten till Google Sheets till någon annan. De kan då ha full åtkomst och dra nytta av alla tillhörande fördelar.
Andra gånger kan du ompröva det här alternativet och besluta dig för att ge en användare redigerings- eller kommentarsprivilegier, men ändå vara ägare till arket själv. Om så är fallet, gå gärna tillbaka till den här artikeln för vägledning.
Använder du någon av funktionerna som beskrivs ovan? Vilken använder du mest och varför? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.
