Varför du inte kan tvinga Outlook att skicka e-post i HTML

Jag har fått flera e-postmeddelanden nyligen där jag frågade var man kan hitta inställningen för att tvinga Outlook att alltid skicka i HTML-format, även som svar på ett meddelande som mottagits i vanlig text. Ledsen att jag gör dig besviken, men det finns inte, och av en god anledning: Outlook svarar i samma format som det ursprungliga meddelandet, så du svarar inte i HTML till någon vars klient inte förstår det.

Varför du inte kan tvinga Outlook att skicka e-post i HTML

Om någon skickar dig e-post i vanlig text kan det bero på flera anledningar – för att deras klient inte förstår HTML eller för att de föredrar vanlig text – medan om du får ett e-postmeddelande i HTML-format kan du vara ganska säker på att avsändarens e-post klienten förstår HTML och du kan svara i samma format utan problem. Kort sagt, att ta emot ett e-postmeddelande med vanlig text tillåter inga slutsatser om huruvida den sändande e-postklienten kan eller inte kan förstå HTML.

Det kan anses vara otrevligt eller respektlöst att svara i HTML

HTML- och MIME-format fanns aldrig i den ursprungliga e-postspecifikationen, utan var senare tillägg, och trots vad många tror finns det ett stort antal e-postklienter som fortfarande används som inte kan förstå HTML. HTML konverteras inte automatiskt till vanlig text i den mottagande delen, som vissa tror. Texten i meddelandet skickas faktiskt två gånger, en gång i vanlig text och sedan igen i HTML, båda inslagna i ett MIME-kuvert inuti e-postmeddelandet, och det överlåts till mottagarens e-postklient att bestämma vilken version som ska visas.

Om du skickar ett HTML-e-postmeddelande till en av dessa äldre e-postklienter som bara förstår vanlig text, kommer den att visa MIME-kuvertet, vanlig text och källkoden för HTML-versionen på en gång, vilket kommer att se ut som struntprat för många människor och få dem att ge upp och radera ditt meddelande.

Oavsett om mottagaren använder en äldre e-postklient, eller om de medvetet har valt att skicka vanlig text, kan det anses vara otrevligt eller respektlöst att svara i HTML. Föreställ dig att du är i Italien och kan tala både tyska och italienska: någon går fram till dig på gatan och frågar ”Dove si trova la stazione, per favore?” Visst skulle du svara på italienska?

Om du är säker på att avsändarens e-postklient kan acceptera HTML och att de inte har något emot att du ändrar formatet på din konversation, är det enkelt att göra eftersom alla verktyg finns på fliken Formatera text i menyfliksområdet. Om du har en signatur som automatiskt infogas i dina svar, kommer den inte att konverteras automatiskt utan förblir i vanlig text, så du måste antingen högerklicka på signaturen i meddelandet eller klicka på signaturverktyget på menyfliksområdet och välj signaturen igen, vilket ändrar signaturen redan i meddelandet.

Jag skulle bara ändra formatet på ett svar om jag behövde formateringsmöjligheterna för HTML-post för att säkerställa att min mening var tydlig, och jag var säker på att avsändarens e-postklient kan hantera HTML, vilket kräver kunskap som Outlook inte tillhandahåller – även om kanske det borde.

En lösning skulle vara om Outlook kom ihåg om du någonsin har fått ett HTML-meddelande från varje enskild adress, och även hur stor andel av e-postmeddelandena du får från den adressen är vanlig text. Din e-postklient kunde sedan veta om HTML sannolikt skulle vara acceptabelt för mottagaren och erbjuda sig att byta från vanlig text till HTML för att svara. Varje användare kan justera tröskelvärdena för alternativen Plain Text, Ask Me och HTML, och du skulle kunna välja antingen ”om 90 % eller mer av e-postmeddelandet från den här avsändaren är i vanlig text, svara sedan i vanlig text”, eller ”om jag får 10 % eller mindre e-post från den här avsändaren i vanlig text, svara sedan i HTML”, eller ”om jag får mer än 10 %, men mindre än 90 %, av e-postmeddelandet från den här avsändaren i vanlig text, fråga mig för svarsformatet”.

Det är en hel del extra bearbetning att göra när de tar emot varje e-postmeddelande, såväl som en extra börda för användarna, och eftersom de flesta människor inte ens skulle förstå frågorna, än mindre konsekvenserna av deras val, kan det mycket väl vara ett irriterande till. de kunde klara sig utan. Sammantaget är det enklare att förbjuda ”endast HTML-svar”.

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *