-
Bild 1 av 6
Miljontals människor använder Microsoft Outlook för att hantera sin e -post och kalender, både på jobbet och hemma. Det är ett bevis på dess användbarhet, men sanningen är att få människor verkligen vet hur man får ut det mesta av dess funktioner.
Att lära sig några enkla knep kan spara tid, hjälpa dig att arbeta mer effektivt och till och med synkronisera ditt hem och arbetsliv. Dessa tips är inriktade på Outlook 2013, 2016, 2019 och Microsoft 365, men många gäller även äldre versioner av Outlook.
Tips #1: Eliminera repetitiv typning med snabbdelar
Om du regelbundet behöver skriva ett standardblock med text kan du spara det som en “Snabb del” för enkel infogning i dina mejl.
- Markera texten i kompositörfönstret.
- Klicka på ”Föra in” fliken för att rulla ut menyfliksområdet.
- Välj “Snabba delar” och välj “Spara valet i Quick Parts -galleriet. ”
- Klick ”OK” i popup -ramen för att spara den nya frasen Snabbdel.
I framtiden, när du börjar skriva samma textblock, kommer du att se att det dyker upp som ett förslag. Träffa ”lämna tillbaka” för att infoga texten i sin helhet. Du kan också välja din fras med musen med “Snabba delar” falla ner. Högerklicka på den för placeringsalternativ, eller redigera och hantera snabbdelar och andra ”byggstenar”.
Tips #2: Skriv ett meddelande som ska levereras vid en framtida tid
Om du har några nyheter eller meddelanden som du inte vill dela direkt kan Outlook skjuta upp leveransen till en viss tid.
- Skriv din e -post och lägg till din mottagare. Gör allt klart att skicka som du normalt skulle.
- Klicka på fliken ”Alternativ”. En flyout -meny visas under den.
- Klicka på “Försenad leverans” eller välj den lilla pilikonen i ”Skicka” rutan, beroende på din Outlook -version och operativsystem.
- I popup -rutan väljer du datum och tid som du vill att mottagaren ska få e -postmeddelandet och klicka sedan på ”Stänga” eller ”Skicka” beroende på din Outlook -version och operativsystem.
- Klick ”Skicka” när det är färdigt.
- Om du använder en Exchange -server kan du nu stänga Outlook. Om du använder POP eller IMAP måste du lämna programmet öppet tills den angivna sändningstiden har passerat.
Du kan också uppdatera datum och tid eller ta bort meddelandet helt innan det skickas. Besök “Utkast” mapp och klicka ”Avbryt skicka.” Sedan kan du återskapa meddelandet och skicka det på ett nytt datum eller en ny tid.
Tips #3: Skapa en mapp för vanliga sökningar
Du kan alltid söka i den aktuella mappen genom att skriva ord eller fraser i sökfältet ovanför meddelandelistan. För ofta sökte termer kan du dock förenkla jobbet med en ”Sök” mapp.
Gå till ”Mapp” fliken och högerklicka på ”Sökmapp” att skapa en. Välj bland en mängd olika mallar (e -post från specifika personer, e -postmarkerade som viktiga, etc.) eller ställ in dina egna kriterier med hjälp av ”Skapa en anpassad sökmapp” alternativ.
Din nya sökmapp visas i mappfönstret till vänster i Outlook-fönstret. klicka på den för att se meddelanden som uppfyller dina valda villkor. Högerklicka och välj ”Byt namn på mapp” för att ge det ett bekvämt namn.
Tips 4: Automatisera återkommande uppgifter med snabba steg
Om du upptäcker att du regelbundet utför en viss uppgift, till exempel att vidarebefordra ett inkommande e -postmeddelande till en kollega eller bjuda in en grupp mottagare till ett möte, Snabba steg kan spara tid. Du hittar en uppsättning fördefinierade Snabba steg i mitten av Hem fliken, men funktionens verkliga kraft kommer i att definiera din egen.
Klicka på rullgardinspilen och välj “Nytt snabbt steg” för att skapa en anpassad sekvens av åtgärder som kan kategorisera, flytta, flagga och radera meddelanden med en enda knapptryckning med musen.
Klicka på utdragspilen som finns längst ned till höger i “Snabba steg” menyfliksområdet, öppnar en dialogruta från vilken du kan kopiera och redigera genvägar så att du kan skapa en rad variationer på ett tema.
Tips #5: Sortera din e -post med regler och villkorlig formatering
De ’Regler’ rullgardinsmenyn i ’Flytta’ avsnitt av ’Hem’ fliken innehåller alternativ för att skapa och hantera regler för automatisk bearbetning av meddelanden när de kommer. Om du väljer ett meddelande innan du klickar, erbjuder det att skapa en regel som påverkar liknande meddelanden. Välj ”Skapa regel” och du får möjlighet att ställa in alla möjliga kriterier, inklusive avsändare, mottagare, storlek, datum, etc. Du väljer också vad som ska hända med e -postmeddelanden som matchar de angivna kriterierna.
En liknande funktion är Villkorlig formatering, som du hittar genom att klicka ”Visa inställningar” följt av ”Se” flik. Detta flyttar eller behandlar inte meddelanden, men det visar e -postmeddelanden som matchar vissa kriterier i ett visst teckensnitt och färg, så att du direkt kan upptäcka dem i din inkorg.
Tips #6: Rensa automatiskt bort onödiga meddelanden
Om du vill spara utrymme eller städa upp ett otympligt e -postspår, kommer Städa verktyg i Outlook 2013 och senare kan hjälpa. Den analyserar en fullständig e -postkonversation och tar bort alla meddelanden som har citerats i sin helhet i ett efterföljande meddelande – på så sätt kan du fortfarande se vad som har sagts genom att kontrollera efterföljande meddelanden.
Att använda Städa, klicka på rullgardinsmenyn på ”Hem” fliken och välj om du vill städa upp en enda konversation eller en hel mapp. För att genomföra ytterligare kontroll över dina inställningar, klicka på ”Inställningar” -knappen i popup -varningen för att välja vilken typ av meddelanden som ska raderas och vad som ska lämnas ensamma.
Tips #7: Delegera åtkomst till din e -post och kalender
Om en viss situation eller händelse kräver att du ger Outllok -kontot åtkomst till en annan person kan du tillfälligt låta någon annan hantera din inkorg och möten. För att ställa in detta, öppna ”Fil” fliken och klicka sedan på ”Kontoinställningar” rullgardinsmenyn och välj ”Delegera åtkomst.” Klick ”Lägg till” och ange namnet på den person (eller personer) som du vill ge åtkomst till.
Du kommer att se en uppsättning nedrullningar för behörigheter. Standardinställningarna låter din ombud komma åt och uppdatera din kalender och uppgiftslista, medan e -post och kontakter förblir privata. Du kan anpassa behörigheterna till dina behov.
Notera: En delegat måste använda samma version av Outlook som du, och de objekt du vill att de ska komma åt måste lagras på en Exchange -server. Ombudet har inte tillgång till din brevlåda som finns på din hårddisk.
Tips #8: Hantera läskvitton
Tack och lov är Outlook välskött nog att be om tillstånd innan du skickar ett läskvitto. Du kan anpassa dess beteende ytterligare genom att klicka på ”Fil” flik, öppning ”Alternativ,” genom att välja ”Post” visa och rulla ner till ’Spårning’ sektion. Välj om du vill konfigurera frekvensen för skickade mottagningsförfrågningar ”alltid” eller ”aldrig,” eller konfigurera dina egna kvittoinställningar.
Ett användbart alternativ är möjligheten att begära ett leveranskvitto, som bekräftar att din e -post har nått mottagarens e -postserver, utan att kräva ett meddelande när det faktiskt öppnas.
Tips #9: Tidszoner
Om du reser för jobbet vet du frustrationen när möten och möten i Outlook dyker upp vid fel lokal tid. Tack och lov kan du styra tidszoner från dina inställningar. Under ”Fil,” leta efter ”Alternativ” och välj ”Kalender” för att öppna din ”Tidszon” inställningar. När du har ändrat din lokala tidszon visas e -posttidsstämplar och kalenderposter med lämplig förskjutning.
Du kan också konfigurera en andra tidszon som ska visas så att du till exempel kan hålla reda på vad klockan är hemma eller se vilken tid det är för dina kollegor utomlands för att se till att du fångar dem under kontorstid och inte t kontakta dem vid en obekväm tid på dagen. Klick “Byt tidszoner” att enkelt byta från en plats till en annan.
Tips 10: Använd funktionen Sticky Notes
Outlook innehåller en inbyggd klisterlappsfunktion för att påminna dig om eller ta del av viktig information. Tryck ”Ctrl + Skift + N” var som helst i Outlook -gränssnittet för att skapa en ny anteckning, som kan dras och placeras var som helst på skärmen. Som standard visas anteckningar i blekgult, men du kan tilldela dem till kategorier, vilket får dem att byta till den associerade färgen.
För att hantera dina anteckningar, klicka på ”Notera” ikonen längst ner på ’Se’ panel. Därifrån kan du kopiera, organisera och skriva ut anteckningar. Du kan också söka efter anteckningar som innehåller specifik text via fältet högst upp till höger i fönstret.
Tips #11: Krypterad e -post
Om du vill bevisa att dina meddelanden verkligen är från dig kan Outlook kryptografiskt signera dina e -postmeddelanden. Du kan till och med gå ett steg längre och kryptera texten och bilagorna så att endast mottagare som du har delat nyckeln med kan läsa dem. För att konfigurera detta, öppna ”Trust Center Settings” genom att klicka “Arkiv | Alternativ | Trust Center ” och väljer ”E-postsäkerhet.”
Att kryptera e -post och lägga till en digital signatur är lika enkelt som att kryssa i de relevanta rutorna, men du måste skapa och importera en digitalt ID om du inte redan har en. Klick ”Skaffa ett digitalt ID …” för att se länkar till en rad leverantörer, inklusive Comodo, som erbjuder gratis e -postcertifikat.
