Om du använder Google Kalkylark för företag eller för en organisation är det viktigt att låsa eller på annat sätt skydda tillgångar. Oavsiktlig modifiering eller radering, skadliga ändringar eller allmänt ofog eller fel kan alla göra att du förlorar ditt arbete och även om Google behåller en säkerhetskopia av det är det fortfarande bortkastad tid. Om du vill begränsa redigeringen för specifika celler eller skydda andra aspekter av Google Sheets, är den här handledningen för dig.
Google Sheets är motsvarigheten till Excel och tillhandahåller några grundläggande men ändå kraftfulla kalkylarksverktyg i molnet. Jag använder Google Kalkylark och Dokument mycket. Även om det inte finns något att titta på, innehåller de alla nödvändiga verktyg för produktivitet. De kanske inte är lika djupgående som Office eller har lika många funktioner, men om du inte är revisor eller projektledare kommer du inte att använda hälften av verktygen som följer med Office ändå.
Det finns några sätt att skydda ditt arbete i Google Kalkylark. Jag ska visa dig några av dem.
Lås celler i Google Kalkylark
För att begränsa redigering för specifika celler i Google Kalkylark låser du dem. På så sätt kan bara du eller någon du lägger till i den godkända listan ändra dessa celler. Alla personer med tillstånd att se och se dem men inte ändra dem. Det är ett praktiskt sätt att kontrollera vem som gör vad med dina dokument.
Det finns två huvudsakliga sätt att göra detta. Du kan markera celler och låsa dem eller markera hela arket och lägga till undantag. Jag ska visa dig den första metoden här och undantagsmetoden om en minut.
- Öppna ditt ark och välj intervallet av celler du vill låsa.
- Välj Data och Skyddade blad och intervall. En menyrad kommer att visas till höger.
- Ge låset ett meningsfullt namn och välj Ange behörigheter.
- Välj Begränsa vem som kan redigera det här intervallet och ställ in det på Endast du eller lägg till andra från alternativet Anpassat.
- Välj Klar när du är klar.
Du kan lägga till andra personer med deras Gmail-adress eller välja från en lista beroende på hur du har konfigurerat Google Kalkylark. När det är gjort kommer cellerna du angett att låsas till alla utom dem du ger tillstånd till. Låset är osynligt tills någon försöker ändra det som inte finns på listan.
Om du inte vill låsa celler helt kan du visa ett varningsmeddelande istället. Detta gör att du kan varna redaktören om att cellen/cellerna de ska redigera är viktiga och att vara extra försiktig.
- Öppna ditt ark och välj intervallet av celler du vill låsa.
- Välj Data och Skyddade blad och intervall. En menyrad kommer att visas till höger.
- Ge låset ett namn och välj Ange behörigheter.
- Välj Visa en varning när du redigerar detta intervall.
- Välj Klar.
Med den här inställningen kommer alla som ska redigera den skyddade cellen att se en popup-varning som säger ”Obs! Du försöker redigera en del av det här arket som inte bör ändras av misstag. Redigera ändå?’ Det finns också en specifik OK-knapp för att se till att redigeraren verkligen vill ändra cellen. Detta är användbart för att påminna dem som du litar på att redigera ditt ark att just dessa celler kräver extra omsorg.
Lås hela Google Sheet
Om det inte räcker med att låsa celler kan du låsa hela Google Sheet så att det bara kan läsas för alla utom godkända användare. Den följer en liknande process som ovan men gör hela arket oberörbart snarare än specifika celler. Om du presenterar eller delar ditt kalkylark och inte vill att det ska blandas med det, är det så här du skyddar det.
- Öppna arket du vill låsa.
- Välj Data och Skyddade blad och intervall. En menyrad kommer att visas till höger.
- Välj arkväxel istället för intervall.
- Välj det specifika arket om det finns fler än ett.
- Välj Ange behörigheter och lägg till användare som kan redigera.
- Välj Klar.
Du kan använda samma arrangemang som celllåsning när det gäller låsning eller varning. Den använder samma inställning som ovan så jag kommer inte att tråka ut dig genom att upprepa den.
Lägger till cellundantag i ett låst ark
Jag nämnde ovan att det finns ett andra sätt att låsa celler och det är att låsa hela arket men lägga till celler som ett undantag. Om du har ett stort ark och bara en eller några få celler att låsa kan detta vara det enklaste sättet att göra det. Här är hur:
- Följ processen ovan för att låsa hela Google Sheet men sluta före steg 6.
- Välj Utom vissa celler under arkväljaren.
- Lägg till de celler du vill förbli redigerbara i rutan under. Fortsätt tills alla celler är med.
- Välj Ange behörigheter och fortsätt därifrån.
Du kan lägga till individuella intervall genom att välja en grupp och sedan välja länken Lägg till ett annat intervall nedan. Du kan upprepa så mycket som är praktiskt för att säkra ditt ark helt.
