Oavsett om du vill skapa ett snabbt ekonomiskt kalkylblad eller om du vill arbeta tillsammans med en medarbetare på ett Excel-liknande dokument, är Google Kalkylark ett bra, webbaserat och gratis alternativ till Excel, en app som används av miljoner runt om i landet för att ladda in data i ett dokument, visa och dela det, och använda matematik för att spåra specifikt innehåll med ett kalkylblad.
En av de mest användbara aspekterna av kalkylprogram är hur flexibla de är. Ett kalkylblad kan fungera som en databas, som en beräkningsmotor, som en plattform för att göra statistisk modellering, som en textredigerare, som ett mediebibliotek, som en att-göra-lista och så vidare. Möjligheterna är nästan oändliga. En särskilt vanlig användning för kalkylblad, inklusive Google Kalkylark, är för spårningstid, till exempel timtidsanställningar för anställda eller fakturerbara timmar.
Om du använder Google Kalkylark för att spåra tid på detta sätt kommer du ofta att behöva beräkna skillnaden mellan två tidsstämplar, det vill säga den tid som gick mellan två tidshändelser. Till exempel, om någon klockade in klockan 9:15 och sedan klockade 16:30, var de på klockan i 7 timmar, 15 minuter. Om du behöver använda Sheets för något sånt märker du snabbt att det inte är byggt för att hantera den här typen av uppgifter.
Även om Google Kalkylark inte är utformat specifikt för att hantera sådana här funktioner, är det lätt att övertyga det om att göra det med lite förberedelser. I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du automatiskt beräknar skillnaden mellan två tidsstämplar i Google Kalkylark.
För den här artikeln kommer jag att använda ett tidrapportformat som visar den tid personen började arbeta, den tid de lämnade och en (beräknad) varaktighet. Du kan se kalkylarket jag använde för det här exemplet nedan:
Beräkna tid i Google Kalkylark
För att mäta skillnaden mellan två celler som innehåller tidsdata krävs att Sheets förstår att data i cellerna är tidsdata. Annars kommer det att beräkna skillnaden mellan 9:00 och 10:00 som 100 snarare än 60 minuter eller en timme.
För att göra detta måste tidskolumnerna formateras som Tid och varaktighetskolumnen måste formateras som Varaktighet. Följ stegen nedan för att konfigurera kalkylarket:
- Öppna ditt Google -blad.
- Välj den första (Time In) tidskolumnen och klicka på rullgardinsmenyn ’123’ i menyn och välj sedan Tid som format.
- Upprepa för den andra (Time Out) tidskolumnen.
- Formatera kolumnen arbetade timmar som Varaktighet på samma sätt.
5. Nu är kolumnerna korrekt formaterade för att beräkna förfluten tid mellan två inspelade tidsstämplar.
I vårt exempel är Time In i kolumn A, med början vid A2 och Time Out i kolumn C, med början vid C2. Arbetstiden i kolumn E. Med korrekta format kan det inte vara enklare att göra beräkningen. Allt du behöver göra är att använda följande formel: ’= (C2-A2)’. Detta ger dig den förflutna tiden mellan de två cellerna och visar den som timmar.
Du kan ta denna beräkning vidare genom att lägga till datum också. Detta är användbart om du har arbetspass som går mer än 24 timmar eller som inkluderar två dagar inom ett enda skift. För att göra detta, ställ in tid in och time out -kolumner till datumformat.
Det är allt som finns. Genom att följa stegen ovan och använda den angivna formeln är det otroligt enkelt att beräkna tid i Google Kalkylark.
Vanliga frågor
Det finns mycket du kan göra med Google Kalkylark. Här är några av de vanligaste frågorna.
Hur lägger man till raster när man beräknar tid?
När du beräknar arbetstimmarna är det bra att veta hur du lägger till raster i din tidrapport. Det finns flera sätt att lägga till en lunchpaus i arbetstimmarna, vi tar upp pausstart och slutmetod.
- Skapa Pausstart Kolumnera och lägg till alla raster i cellerna.
Du kan bara lämna kolumnformatet på automatiskt, Google Sheets kommer att göra resten.
2. Skapa därefter Break End Kolumnera och lämna formatet på automatiskt.
3. Beräkna timmarna för arbetad timmars kolumn. Så, E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Vilket är, (Break Start – Time Start) + (Time Out – Break End) = timmar som arbetats för dagen. 
Beräkna det för varje rad, så att din Arbetade timmar Kolumnen ser ut så här.
Så, E3 = (B3-A3) + (D3-C3), etc.
Hur konverterar du minuter till bråk?
När det gäller tidsintervaller kan det vara användbart att kunna konvertera dem till bråk istället för minuter, dvs 30 minuter = 1/2. Att konvertera minuter till bråk är enkelt, det finns flera sätt att uppnå detta.
- Skapa en ny cell, K2 i det här exemplet, och formatera den till siffra.
2. Ställ in formeln till ’= (E2) * 24’.
Om du följde med bör totalen vara 5,50 och kommer att se ut ungefär så här.
Du kan enkelt tillämpa detta på en grupp eller kolumn av celler och konvertera dem på några sekunder.
Hur hittar du den kortaste arbetstiden?
Om du är i behov av att snabbt hitta den minsta arbetstiden, bör detta hjälpa. Funktionen MIN () är en inbyggd funktion som gör att du snabbt kan hitta minimivärdet i en lista med siffror.
- Skapa en ny cell och ställ in den Varaktighet, I2 i detta exempel, och tilldela den funktionen ’= MIN (E2: E12)’.
Förutsatt att du följde exemplet, Min arbetstid Kolumnen ska vara 5:15:00.
Du kan enkelt använda funktionen MIN () eller MAX () på en kolumn eller cellgrupp, prova själv.
Hur beräknar du de totala arbetstimmarna?
Om du inte känner till programmering eller Excel kan några av de inbyggda funktionerna för Google Kalkyler verka konstiga. Lyckligtvis tar det inte mycket att beräkna den totala arbetstiden. I det här exemplet beräknar vi den totala arbetstiden för alla anställda på en dag.
- Skapa en ny cell och tilldela den som Varaktighet, i detta exempel cell G13.
2. I Formel (fx) Bar: enter ’=SUMMA (E2: E12)’. Detta ger dig den totala arbetstiden från cellerna E2 till E12. Detta är standardsyntax för Excel och olika programmeringsspråk.
Totalen ska vara 67:20:00 och se ut så här: 
Slutgiltiga tankar
Google Kalkylark var inte specifikt utformat för att användas som en tidrapport men kan enkelt konfigureras för att göra just det. Denna enkla installation innebär att du kan spåra arbetade timmar snabbt och enkelt. När tidsperioderna går över 24-timmarsgränsen blir saker och ting lite mer komplicerade, men Sheets kan fortfarande ta bort det genom att ändra från Time to Date-format.
Förhoppningsvis tyckte du att denna handledning var till hjälp. Om du gjorde det, se till att kolla in fler TechJunkie -artiklar för att hitta de tips och tricks du behöver för att få ut det mesta av dina favoritteknologiska verktyg och applikationer.
(Vill du ta reda på en persons ålder? Läs vår handledning om hur man beräknar ålder från ett födelsedatum i Sheets. Du kan också läsa vår artikel om att räkna ut hur många dagar har gått mellan två datum i Sheets, eller kanske vill du lära dig hur man visar dagens datum i Sheets.)
Har du andra tips för tidsspårning för Google Kalkylark? Berätta om dem nedan!
