Microsoft Excel är den perfekta appen för att hantera stora mängder data. Du kan använda den för att få mycket arbete gjort på nolltid, så länge du vet vilka funktioner du ska använda. Men det kan vara svårt att bemästra eftersom det finns många funktioner och kommandon att lära sig.
Fel uppstår lätt vid datainmatning, och du kommer förmodligen att behöva byta rader (eller kolumner) förr eller senare. Lyckligtvis är detta en av de enklaste sakerna du kan göra i Excel. Fortsätt läsa för att lära dig att byta två rader på två olika sätt. Du kan också använda samma metoder för att byta kolumner.
Det imaginära problemet
För att illustrera dessa metoder har vi skapat en Excel -fil som låtsas att vi är en systemadministrationstjänst som håller reda på aktiva servrar. Vi fyllde i några rader för att ge dig en uppfattning om hur saker fungerar. Låt oss låtsas att informationen för dator 7 och dator 5 har blandats ihop och att du vill rätta till misstaget.
Observera att den första raden i vårt exempel används för kategoritiketter, så dator 5 och dess data placeras i rad 6, medan dator 7 är i rad 8.
Låt oss gå vidare till metoderna.
Kopiera klistra in
Den första metoden används för många olika operationer i Excel. Det är enkelt och tar bara några sekunder att slutföra. Du kan använda den för att byta hela rader eller kolumner samtidigt, istället för att byta datacell efter cell.
Denna metod kräver helt enkelt att du kopierar informationen från en rad och klistrar in den i den andra. Men först måste du skapa en tom rad och placera data där.
Här är exakt vad du måste göra om du vill byta data som är associerad med dator 5 och med dator 7:
- Infoga en ny rad mellan datorer 4 och 5. Gör det genom att högerklicka på rad 6 och välja alternativet ”Infoga”. Din tomma rad kommer att vara rad 6.
- Om du lägger till en ny rad flyttades “Dator 7” från rad 8 till rad 9. Hitta den här raden och klipp ut informationen från kolumnerna B, C och D. Du kan markera cellerna med musen eller med Shift -knappen och sedan trycka på ”Ctrl+X” för att klippa.
- Klicka på cell B6 på den nyskapade raden 6 och tryck på ”Ctrl+V.” Data från dator 7 flyttas till rad 6.
- Data för dator 5 flyttade också en rad nedan, vilket innebär att du vill markera cellerna B7, C7 och D7 för att få data för dator 5. Tryck på “Ctrl+X” igen.
- Markera den tomma cellen bredvid Dator 7 (det vill säga cell B9) och tryck på ”Ctrl+V”.
- Kopiera cell A7 och klistra in den i den tomma cellen ovan (i vårt exempel är detta etiketten ”Dator 5”).
- Högerklicka på den nu tomma raden 7 och välj ”Ta bort”.
Du har just flyttat innehållet från en rad till en annan med några klick. Du kan använda samma teknik för att byta data mellan kolumner. Denna metod är särskilt användbar när du arbetar med långa Excel -listor med hundratals rader och kolumner eftersom den låter dig byta varje cell i din rad samtidigt. Om du vill välja en hel rad i Excel trycker du på Skift+mellanslag.
Byta angränsande rader eller kolumner
Att byta data mellan angränsande rader är mycket lättare eftersom du inte behöver skapa en ny rad alls. Excel låter dig byta data mellan två kolumner eller rader på några sekunder genom att hålla Shift på tangentbordet. Här är vad du behöver göra:
- Välj den data du vill byta.
- Håll ned ”Shift” -tangenten på tangentbordet.
- Håll musen över gränsen mellan de två intilliggande raderna tills den blir till en korspilsikon.
- Klicka och håll ned musen och ”Skift” tills du ser en grå linje under raden som du vill byta data med.
- Släpp musknappen, och data byter plats. Du kan använda samma metod för att växla mellan kolumner.
Vägen till att bli ett Excel Pro
Om ditt jobb kräver att du arbetar i Excel måste du lära dig olika sätt att göra datahanteringsuppgifter snabbare och enklare. Det här kan verka skrämmande, men du kan hitta självstudier på YouTube som lär dig hur du gör precis vad du vill.
Ge inte upp
Att lära sig att använda Excel i sin fulla omfattning kan göra dig oersättlig på din arbetsplats. Att byta data mellan rader och kolumner är bara det första steget, men det är säkert viktigt.
Använder du Excel ofta? Vilka är dina favorit tips som du skulle vilja dela med dig till andra? Berätta för oss hur vi kan förbättra våra Excel -färdigheter i kommentarsfältet nedan.
