Zoom är ett av de mest effektiva webinarverktygen som finns. Det låter dig organisera evenemang för många människor, utan att kompromissa med kvaliteten på videon eller ljudet.
I den här artikeln kommer vi inte bara att förklara hur man är värd för ett webbseminarium, utan vi kommer också att visa dig några tips och tricks som de flesta inte känner till. Fortsätt läsa för att lära dig hur du organiserar ett webbseminarium som ett proffs.
Hur man schemalägger ett webbseminarium
En av de första skyldigheterna du kommer att ha som värd är att schemalägga ett webbseminarium och se till att alla deltagare är informerade. Som du vet kan det vara upp till 100 paneldeltagare och 10 000 deltagare, vilket innebär att du måste välja det mest praktiska sättet att registrera deltagarna.
Så här schemalägger du ett webinar:
- Gå in i Zoom-appen och klicka på Mina webbseminarier.
- Klicka på Schemalägg mitt webbseminarium. Du måste nu ange lite information.
- Skriv namnet på ditt webbseminarium i ämnesfältet.
- I fältet Beskrivning skriver du ditt företagsnamn, namnen på paneldeltagarna och all annan information som du finner relevant.
- Ange datum och tid för webbinariet.
- Välj webbinariets längd.
Välj registreringsalternativ
Beroende på typen av webbseminarium och antalet personer kan du be deltagarna att registrera sig i förväg och bekräfta sin närvaro. Alternativt kan du vara värd för ett registreringsfritt webinar så att alla kan gå med. Om du planerar att följa upp efter mötet och skicka lite extra material, är det naturligtvis bäst att be folk att registrera sig.
Om du inte har mycket tid på dig kan du välja alternativet som automatiskt godkänner alla som har registrerat sig. På så sätt behöver du inte läsa alla registreringsformulär och bekräfta dem manuellt. Så här väljer du ett registreringsalternativ:
- Gå till fältet Bjud in deltagare och klicka på Redigera.
- Välj det registreringsalternativ som du tycker är lämpligast. Du kan välja från ett fullständigt registreringsformulär eller helt enkelt registrera dig genom att ange namn och e-post.
Webinaralternativ
Innan webbinariet startar bör du fatta ett beslut om varje detalj. På så sätt, om deltagarna ställer en fråga till dig, kan du ge dem rätt information. Här är några saker du bör tänka på när du är värd för ett webbseminarium:
Bestäm om du vill spela in webbinariet och göra det tillgängligt på begäran. Vi rekommenderar starkt att du gör det, eftersom det finns många människor som inte kommer att kunna delta i webinariet men som skulle vilja se det efteråt. Detta är bra praxis och det multiplicerar antalet personer som får höra ditt budskap.
Bestäm om paneldeltagarnas video ska vara på eller av under webbinariet. Naturligtvis föreslår vi att ni pratar med paneldeltagarna och bestämmer detta tillsammans.
Hur man publicerar webbseminarium
När du är tydlig med varje detalj är det dags att göra webbinariet offentligt och bjuda in folk. Allt du behöver göra är att kopiera webbinariets URL och dela den med deltagarna. Detta kan göras via Google Kalender, e-post eller sociala medier.
Om du vill marknadsföra ditt webbinarium och locka fler deltagare, dela information om ditt webbseminarium på sociala medier och be paneldeltagarna att göra detsamma. Glöm inte att göra en iögonfallande banner som kommer att locka nya människor.
Hur man börjar webbseminarium
Tänk på att det är du som är ansvarig för stämningen och att du ska få både paneldeltagarna och deltagarna att trivas. Innan webbinariet startar, presentera dina gäster och förklara kort strukturen för webbinariet.
Om du vill organisera ett interaktivt webbseminarium måste du uppmuntra folk att ställa frågor och delta. Förklara för dem att de kan göra det genom att räcka upp en hand. Du kan också uppmuntra dem att chatta, eftersom det kommer att få dem att känna att de deltar aktivt och inte bara tittar.
Några av de bästa konversationsstartarna är att fråga dem var de kommer ifrån, vad som fick dem att gå med i webinariet och vad de förväntar sig att lära sig av sessionen. Om en Q&A-session är planerad till slutet av webbinariet, glöm inte att säga det tydligt, annars kanske folk undrar varför du inte svarar på deras frågor.
Värdkontroller
Som värd har du tillgång till alternativ som andra deltagare inte har tillgång till. Du kan bara använda dessa funktioner så länge webbinariet varar, och du kan hitta dem genom att trycka på knappen Hantera deltagare i menyraden Zoom. Vi ska förklara de mest användbara alternativen nu:
- Stäng av ljud/stäng av ljud för alla – Om du är värd för ett webbseminarium för ett stort antal personer, föreslår vi att du stänger av alla deltagare. På så sätt slipper du bakgrundsljud som kan förstöra den totala upplevelsen. Naturligtvis kan varje paneldeltagare slå på sig själv när det är deras tur att tala.
- Ljud av vid inträde – Om du väljer det här alternativet kommer deltagare som går med sent att stängas av automatiskt och kommer inte att kunna distrahera andra deltagare.
- Spela Enter/Exit Chime – Välj det här alternativet om du vill höra när någon går med i eller lämnar webinariet.
- Lås möte – Vissa värdar gillar att låsa webinar efter 5-10 minuter från början. Det betyder att personer som kommer sent inte kommer att kunna gå med.
- Ta bort – Du kan ta bort en eller flera deltagare från webbinariet.
Du har också möjlighet att göra en annan person till värd eller medvärd. Det betyder att du kan dela värdprivilegier, vilket kan vara särskilt användbart om du måste lämna plötsligt eller bara inte kan göra allt ensam.
Värden får bestämma
Vi har förklarat alla tekniska detaljer angående att organisera och hålla ett webbinarium. Det finns olika typer av webbseminarier och allt beror på vad du vill anordna. Som du kan se kan du anpassa nästan allt och vi rekommenderar att du gör det.
Har du varit värd för ett webinar tidigare? Hur kändes det? Dela gärna med dig av dina erfarenheter i kommentarsfältet nedan.
