Att använda kryssrutor är ett populärt val om du behöver ett förenklat sätt att organisera data för ditt företag. Föreställ dig att du har en tvättlista med uppgifter på ditt Smartsheet. Om du har ett halvdussin medarbetare kanske du vill lägga till kryssrutor för att hålla allt rakt. Genom att lägga till kryssrutor i dina ark kan du få en översikt över utförda uppgifter och vilka som fortfarande behöver din uppmärksamhet.
Kryssrutor kan också användas för att samla in information från andra teammedlemmar eller i formulär som skickas ut till kunder. De är lätta att läsa och, med hjälp av Smartsheet, lätta att sammanställa till användbara rapporter.
Att skapa kryssrutor är en relativt enkel process, men om du kommer från en annan kalkylarksapp kan du förvänta dig något annat.
Fortsätt läsa för att lära dig mer om kryssrutor i Smartsheets och hur du skapar dem för ditt nästa projekt.
Skapa kryssrutakolumner i Smartsheet
Kolumner och rader är standard i alla kalkylbladsappar, men Smartsheet tog det ett steg längre genom att skapa speciella egenskaper för dess kolumner. Varje kolumn får automatiskt text/nummeregenskaper, men du kan när som helst anpassa den ytterligare för att passa dina behov.
Några av de tillgängliga anpassningsegenskaperna inkluderar:
- Kontaktlista
- Dropdown-lista
- Symboler
- Kryssrutor
Så låt oss säga att du har ett ark som spårar uppgifter för ett projekt. En kryssrutekolumn är idealisk i denna situation. För att skapa kryssrutekolumner i Smartsheet, kolla in stegen nedan:
- Starta Smartsheet och öppna ett befintligt ark.
- Högerklicka på kolumnrubriken bredvid platsen där du vill infoga en kryssrutekolumn.
- Välj ”Infoga kolumn vänster” eller ”Infoga kolumn höger” för att lägga till en ny kolumn.
- Ge den nya kolumnen ett namn.
- Välj ”Checkboxes” under ”Column Type”.
- Välj ”OK”-knappen för att spara ändringarna.
Tänk på att du, till skillnad från vissa kalkylarksappar, inte kan lägga till text i kolumnen för kryssrutorna. Om du vill namnge eller lägga till beskrivningar för kryssrutorna kan du alltid lägga till ytterligare en kolumn till vänster eller höger om kryssrutekolumnen. Använd standardtextalternativet för att lägga till beskrivningar för kryssrutorna.
Skapa kryssrutor i ett formulär i Smartsheet
Formulär är ett utmärkt sätt att samla in data för en mängd olika situationer. Om du vill hålla reda på evenemangsregistreringar, kundfeedback och fältbiljetter är Smartsheets anpassade formulär idealiskt. Att inkludera kryssrutor i dina formulär kan också ge dig en viss mångsidighet när det gäller att spåra och samla in data.
Innan du kan lägga till kryssrutorna måste du först skapa ett formulär. Om du inte redan har gjort det eller om det här är första gången, ta en titt på dessa steg för att komma igång:
Steg 1 – Skapa ett formulär
- Öppna det befintliga arket som du vill lägga till ett formulär till.
- Gå till menyraden längst upp i fönstret.
- Välj ”Formulär” och sedan ”Skapa formulär”. Vissa användare ser inte alternativet ”Formulär” i menyn. Om det händer dig, gå till det övre högra hörnet av fönstret och välj pilikonen.
Steg 2 – Lägg till kryssrutor i ett formulär
Innan du lägger till kryssrutor i ett formulär, se till att originalarket har en separat kryssrutekolumn. Om du använder ett formulär med flervalssvar, skapas en separat kryssrutekolumn per rubrik/beskrivning. När du är redo att lägga till kryssrutor i formuläret, prova dessa steg:
- Gå till ”Formulär” i menyraden.
- Välj ”Hantera formulär” och välj sedan formuläret du skapade tidigare.
- Gå till ”Lägg till fält” och lägg till avsnittsavdelare för rubriken/beskrivningen. I detta fall kommer Rubriken/Beskrivningen att vara frågetexten i formuläret.
- Lägg till varje svarskolumn som ett fält under avsnittsavdelaren.
- Ändra varje kryssruta ”Display Type” till ”Radio buttons (horisontal)” för att visa frågetexten till höger om kryssrutorna.
Skapa Ja/Nej kryssrutor i Smartsheet
Det finns ett par sätt du kan lägga till ”ja/nej” kryssrutor till Smartsheet, beroende på hur du planerar att använda det. Om du bara vill lägga till kryssrutorna i ett befintligt blad gör du så här:
- Öppna din Smartsheet-fil.
- Högerklicka på kolumnrubriken nära platsen där du vill lägga till kryssrutorna.
- Lägg till en ny kolumn till vänster eller höger om den platsen.
- Välj ”Checkboxes” under Kolumntyp och namnge den nya kolumnen.
- Lägg till en ny kolumn nära kolumnen i kryssrutan och välj ”Text/nummer” som kolumntyp.
- ”Ja” som rubrik/beskrivning.
- Lägg till ytterligare en ny kolumn med kryssrutor.
- Lägg till en ny kolumn nära den nya kryssrutan för svaret ”Nej”.
Du kanske undrar varför det finns fyra nya kolumner för ”Ja/Nej” kryssrutor, men det är så som Smartsheet är designat. Tyvärr kan du inte lägga till text i en kolumntyp för en kryssruta, och du kan inte lägga till flera kryssrutor i samma cell. Följaktligen behöver varje kryssruta och svar sin egen kolumn.
Alternativt kan du halvera den här kolumnen genom att ange att en kryssad ruta betyder ”Ja” och en omarkerad ruta betyder ”Nej”.
Kan jag ta bort en Smartsheet-kryssruta individuellt i en cell i kolumnen?
Nej, du kan inte ta bort en enskild kryssruta i en Smartsheet-cell, men det finns en lösning. Det kanske låter lite konstigt, men om du lägger till en punkt i cellen och ändrar typsnittet till vitt. Om du ändrar teckensnittsfärgen ser det ut som om du ”gömmer” eller ”tar bort” kryssrutan.
Kan jag göra en kryssrutelista?
Du kan skapa en kryssrutelista i Smartsheets, men processen är lite annorlunda än andra appar som Trello. Med Smartsheet måste du skapa två kolumner. En kolumn är bara för kryssrutorna och den andra är för listan.
Processen ser ut så här:
- Öppna Smartsheet och skapa en ny fil.
- I rutnätsvyn, högerklicka på kolumnrubriken infoga en ny kolumn.
- Välj ”Checkboxes” under ”Column Type”.
- Högerklicka på kolumnrubriken i kryssrutan och lägg till ytterligare en kolumn.
- Välj ”Text/Nummer” under ”Kolumntyp”.
- Upprepa steg 4-5 för varje objekt på din lista.
Håll saker och ting enkelt med kryssrutor
Kryssrutor är ett utmärkt sätt att spåra många olika typer av data, från att hålla reda på försäljningsobjekt till att följa projektuppgifter. Lyckligtvis för Smartsheet-användare är det så enkelt att lägga till kryssrutor i ark som några få klick på en knapp. Prova att experimentera med kryssrutor nästa gång du skapar ett nytt ark för ett projekt eller lägger till några i dina formulär.
Hur använder du kryssrutor i Smartsheet? Berätta för oss om det i kommentarsfältet nedan.
