De flesta moderna företag förlitar sig på e -post för kommunikation. Att förlora åtkomst till e -postmeddelanden, eller ännu värre hela e -postkonton, kan vara förödande. Säkerhetskopiera dina Outlook -e -postmeddelanden är ett av de bästa sätten att få lugn och ro i att veta att e -postmeddelandena lagras på flera platser på din enhet och inte kan gå vilse lätt.
I den här artikeln kommer vi att förklara hur du säkerhetskopierar Outlook -e -postmeddelanden på några olika sätt.
Hur man säkerhetskopierar och exporterar alla Outlook -e -postmeddelanden
Ett av de snabbaste sätten att säkerhetskopiera alla dina Outlook -e -postmeddelanden är att använda dess integrerade PST -filformat. Microsoft Outlook och Microsoft Exchange använder uteslutande PST -filer för att lagra e -post, kontaktinformation och adresser och kalenderhändelser. En statisk PST -fil kan användas som säkerhetskopia för dina nuvarande Outlook -e -postmeddelanden och kontaktinformation, och Outlook kommer att kunna komma åt den även när den är offline.
Så här säkerhetskopierar du dina e -postmeddelanden till en .pst -fil:
- Öppna din Outlook och tryck sedan på ”Arkiv”.
- Välj ”Öppna och exportera” i menyn.
- Klicka på knappen ”Importera/exportera”.
- Systemet återgår till din huvudsakliga Outlook -skärm och öppnar guiden Import/Export för att guida dig genom exportprocessen.
- I guiden väljer du alternativet ”Exportera till en fil” i listan och klickar sedan på ”Nästa”.
- Välj ”Outlook -datafil (.pst)” när du uppmanas att välja en filtyp och klicka sedan på ”Nästa”.
- Du uppmanas sedan att välja de mappar som ska exporteras. Du kan välja ditt e -postkonto för att exportera alla mappar som är kopplade till det, inklusive kontakter och kalenderdata. Klicka på ”Nästa” när du är nöjd med ditt val.
- Välj adressvägen som säkerhetskopian sparas i. Kom ihåg sökvägen så att du kan komma åt den senare.
- Det är en bra idé att ändra namnet på filen (den sista delen av sökvägen). Som standard är det ”backup.pst.”
- Om du sparar säkerhetskopian i standardvägen väljer du om du vill ha dubbletter.
- (Valfritt) Du kan gå tillbaka till någon av de föregående dialogerna, kanske för att ändra mappvalet, med hjälp av knappen ”Tillbaka”.
- Tryck på ”Slutför” för att starta exportprocessen.
- Outlook uppmanar dig att skapa ett lösenord. Detta kan vara viktigt av säkerhetsskäl, men du behöver inte ange ett lösenord.
- Du kan hitta den extraherade filen på den plats du angav för sökvägen. Du kan nu flytta eller kopiera filen någon annanstans.
Så här får du tillgång till exporterade Outlook -e -postmeddelanden
När du har exporterat filerna kanske du undrar hur du kommer åt dem senare. Outlook gör det enkelt att öppna säkerhetskopior och återställa dina e -postmeddelanden till den sparade tidpunkten. Här är vad du behöver göra:
- Hitta säkerhetskopian. Notera dess plats och sökväg.
- Öppna Outlook.
- Klicka på ”Arkiv” och klicka sedan på ”Öppna och exportera”.
- I menyn till höger väljer du ”Öppna Outlook -datafil”.
- Detta öppnar File Explorer. Gå till säkerhetskopian. Klicka på den och välj sedan ”Öppna”.
- Systemet kommer tillbaka till huvudskärmen i Outlook.
- På navigeringsmenyn till vänster, rulla ner tills du ser ”Outlook -data”. Denna kategori innehåller objekt som hämtats från säkerhetskopian.
- Kategorin bevarar de ursprungliga formaterings- och mappsystemen.
- Du kan dra och släppa e-postmeddelanden för att flytta dem till andra filer.
Nu har du tillgång till dina säkerhetskopierade e -postmeddelanden.
Hur man snabbt sparar en enda Outlook -e -post
Ibland vill du inte besväret med att spara alla e -postmeddelanden och öppna Outlook om igen när du bara behöver en eller några specifika e -postmeddelanden. Lyckligtvis finns det några snabba lösningar för att spara ett enda e -postmeddelande från Outlook.
Metod 1 – Spara direkt i en mapp
- Öppna Outlook.
- Öppna Utforskaren och navigera till var du vill spara e -postmeddelandet. Du kan behöva sätta både Outlook och File Explorer i fönsterläge och flytta dem runt för enklare åtkomst.
- Dra det e -postmeddelande du vill spara från Outlook till mappen.
- Outlook lagrar automatiskt e -postmeddelandet i ett ”Outlook -objekt” -format.
- Dubbelklicka på det sparade e-postmeddelandet för att öppna det i Outlook.
Metod 2 – Spara som TXT eller HTML
- Öppna e -postmeddelandet du vill spara i Outlook.
- Välj ”Arkiv” och sedan ”Spara som”.
- Utforskaren dyker upp. Välj sökvägen där du vill lagra e -postmeddelandet. Längst ned i Utforskaren klickar du på pilen bredvid ”Spara som typ”. Välj antingen ”Endast text” för att spara i ett .txt -format eller ”HTML” för att spara e -postmeddelandet som en .html -fil.
- När det väl har sparats kan du komma åt e -postmeddelandet med din textredigerare (t.ex. anteckningsblock) om det finns i .txt, eller din webbläsare om det har sparats som .html.
Att spara e -postmeddelandet på detta sätt bevarar inga bilagor, så se till att du laddar ner dem, byter namn efter behov och sparar dem tillsammans med e -postmeddelandet för senare åtkomst.
Metod 3 – Använd Screen Capture för att spara en bild
Du kan också använda skärmdumpprogramvara för att spara innehållet i e -postmeddelandet som en bild. Denna metod kan vara användbar för att referera till e -postens innehåll i andra kommunikationsformulär, eftersom bilder enkelt fästs på e -postmeddelanden och andra meddelanden.
Om du använder Windows kommer nyare versioner med förinstallerad programvara för skärmdumpning med namnet Snipping Tool (på äldre enheter) och Snip & Sketch. Alternativt kan du använda knappen Print Screen på tangentbordet och sedan klistra in bilden i Paint.
För Mac -enheter är processen liknande. Använd genvägen Ctrl + Command + 4 för att öppna den integrerade skärmdumpfunktionen och dra sedan markeringskorset för att täcka ett område över e -postmeddelandet för att spara det.
För Linux kan du hitta en sortiment av programvara för skärmdumpning tillgänglig för nedladdning, som kan användas för att spara e -postmeddelandet som en bild. Alternativt har GNOME-baserade modeller ett integrerat skärmdumpverktyg i menyn Program> Tillbehör. Vissa Linux OS -versioner svarar på knappen Print Screen på tangentbordet, ungefär som i Windows -system.
Hur exporterar jag alla e -postadresser i Outlook?
Om du vill exportera din kontaktlista (som innehåller dina kontakters e -postadresser samt annan information) kan du använda steg som liknar hur du exporterar e -postmeddelandena. Kontaktinformation kan dock lagras i ett annat filformat som är mer användarvänligt och kan öppnas i Excel för snabb manipulation och redigering. Här är vad du behöver göra:
- Öppna Outlook.
- Välj Arkiv> Öppna och exportera> Importera/exportera.
- Välj ”Spara som en fil” i guiden Import/Export.
- Välj ”Kommaseparerade värden (.csv)” när du uppmanas att välja en filtyp.
- I mappen för val av mapp väljer du mappen ”Kontakter” under ditt konto.
- Bekräfta filsökvägen eller ändra den efter behov. Namnge filen efter önskemål.
- Tryck på ”Slutför” för att starta exportprocessen.
- Dialogrutan Import/Export stängs när processen är klar.
Den exporterade CSV -filen kan öppnas i Excel. Det kommer att visa ett stort bord med kontaktinformation. Du kommer förmodligen att ha många tomma celler, och detta är helt normalt. Du kan använda Excel för att redigera data, även om du lägger till ytterligare innehåll kan göra det oläsligt för Outlook om du skulle behöva importera filen senare.
Du kan använda den här filen på en annan enhet eller e -posttjänst för att importera kontaktinformation.
Hur sparar jag flera Outlook -e -postmeddelanden till min dator?
Om du vill spara mer än ett e -postmeddelande i taget, men inte behöver hela ditt e -postbibliotek, finns det ett sätt att välja några e -postmeddelanden att spara samtidigt. Här är vad du behöver göra:
- Öppna Outlook.
- Välj de e -postmeddelanden du vill spara. Håll ned Ctrl och klicka på e -postmeddelanden för att välja dem en i taget, eller håll ned Skift för att välja ett antal e -postmeddelanden mellan det första och andra klicket.
- Gå till Arkiv> Spara som.
- I dialogrutan, gå till mappen där du vill spara e -postmeddelandena, namnge filen som du vill och välj ”Endast text” som format att spara i.
- Outlook sparar alla e -postmeddelanden som valts i en enda .txt -fil. Du kan använda din textredigerare för att komma åt dem.
Om du vill spara dem i separata .txt -filer måste du spara varje e -postmeddelande separat. Ytterligare Outlook -plugins tillgänglig online kan utöka denna funktion för att spara e -postmeddelanden i separata .txt- eller alternativa filformat.
En ny titt på Outlook
Med Outlooks integrerade exportfunktion kan du säkerhetskopiera och återställa e -postmeddelanden om du förlorar åtkomst till ditt e -postkonto, oavsett om det beror på ett förlorat lösenord eller hackas. Eftersom onlinekommunikation är så utbredd kan du ta några minuter av din tid för att regelbundet säkerhetskopiera e -postmeddelanden och kan spara dig huvudvärk för att krypa över förlorade filer.
Hur ofta exporterar du Outlook -e -postmeddelanden? Låt oss veta i kommentarfältet nedan.
