Du kan använda Excel för att dela information i mindre bitar. Att hitta den information du behöver och manipulera den är ett viktigt mål för många Excel -användare.
Om du har en persons fullständiga namn kan du behöva nollställa bara deras förnamn eller efternamn. Om du till exempel skickar ett vänligt automatiserat e -postmeddelande till dina kunder måste du använda deras förnamn för att undvika att låta opersonligt. Om du tittar över en lista med respondenter kan det vara viktigt att bara använda deras efternamn eller dölja deras efternamn för att behålla anonymitet.
Excel gör den här processen enkel och det finns många olika tillvägagångssätt du kan ta. Här är en handledning som hjälper dig att skapa separata för- och efternamnkolumner med hjälp av formler. Vi täcker också frågan om mellannamn.
Excel -formler för att dela upp namn i delar
Var börjar du?
Separera förnamn
Detta är den generiska formeln:
= VÄNSTER (cell, FIND (”“, cell, 1) -1)
För att utföra det, byt ut cell med cellpekaren som innehåller det första fullständiga namnet som du vill dela upp. I det här exemplet vill du välja B2 och ange formeln:
= VÄNSTER (A2, FIND (”“, A2,1) -1)
Det är dock viktigt att notera att på vissa enheter använder denna formel semikolon istället för kommatecken. Så om ovanstående formel inte fungerar för dig kan du behöva använda följande version istället:
= VÄNSTER (cell; HITTA (”“; cell; 1) -1)
I exemplet använder du:
= VÄNSTER (A2; HITTA (”“; A2; 1) -1)
Nu kan du helt enkelt dra fyllningshandtaget till slutet av kolumnen Förnamn.
Med VÄNSTER -funktionen kan du separera en sträng från textens vänstra ände. FIND -delen av denna formel lokaliserar det första utrymmet i det fullständiga namnet, så att du får den del av ditt fullständiga namn som kommer före ett tomt utrymme.
Därför förblir bindestreckade förnamn tillsammans, och det gör förnamn som innehåller specialtecken. Men din kolumn med fullständigt namn innehåller inte mellannamn eller mellaninitialer.
Komma eller semikolon?
Varför är inte formeln densamma för alla?
För många Excel -användare använder Excel -funktioner kommatecken för att separera inmatningsdata. Men på vissa enheter är de regionala inställningarna annorlunda.
För att upptäcka vilken symbol som används av din Excel, börja helt enkelt skriva in formeln. När du börjar gå in = VÄNSTER (, kommer du att se en svävande text som föreslår rätt formatering.
Separera efternamn
Ta samma tillvägagångssätt för att skilja efternamn. Den här gången bör du använda RIGHT -formeln, som skiljer strängar från höger sida.
Formeln du behöver är:
= HÖGER (cell, LEN (cell) – SÖK (”#”, ERSTÄLLNING (cell, ””, ”#”, LEN (cell) – LEN (ERSÄTTNING (cell, ””, ””)))))
I exemplet ovan skulle du använda följande formel i cell C2:
= HÖGER (A2, LEN (A2) – SÖK (“#”, ERSÄTTNING (A2, ”“, ”#”, LEN (A2) – LEN (ERSTÄLLNING (A2, ”“, ””))))))
Återigen kan du behöva byta från komma till semikolon, vilket betyder att du kan behöva använda:
= HÖGER (A2; LEN (A2) – SÖK (”#”; BYTARE (A2; ””; ”#”; LEN (A2) – LEN (ERSTÄLLNING (A2; ””; ””))))))
Avstavade efternamn och efternamn med specialtecken förblir intakta.
Varför är denna formel mer komplex än den för förnamn? Det är svårare att skilja mellannamn och mellaninitialer från efternamn.
Om du vill att mellannamnen och initialerna ska listas med efternamnen kan du använda formeln:
= HÖGER (cell, LEN (cell) – SÖK (”“, cell))
eller:
= HÖGER (A2, LEN (A2) – SÖK (”“, A2))
eller:
= HÖGER (A2; LEN (A2) – SÖK (”“; A2))
Men vad händer om du vill skilja mellannamnen? Detta är mindre vanligt men det kan vara användbart att veta.
Separera mellannamn
Formeln för mellannamn är följande:
= MIDD (cell, SÖK (”“, cell) + 1, SÖK (”“, cell, SÖK (”“, cell) +1)-SÖK (”“, cell) -1)
I exemplet ovan får du:
= MIDT (A2, SÖK (”“, A2) + 1, SÖK (”“, A2, SÖK (”“, A2) +1)-SÖK (”“, A2) -1)
Om din Excel använder semikolon är formeln:
= MIDD (A2; SÖK (”“; A2) + 1; SÖK (”“; A2; SÖK (”“; A2) +1)-SÖK (”“; A2) -1)
När du har angett formeln drar du ner fyllningshandtaget. Här är en kolumn med mellannamn som läggs till i exemplet ovan:
Om det fullständiga namnet inte innehåller något mellannamn eller initial, får du nollvärden i den här kolumnen, som kan visas som #VÄRDE !. För att få tomma celler i stället för #VALUE !, kan du använda IFERROR -funktionen.
Sedan blir din formel:
= IFERROR (MIDDEL (cell, SEARCH (”“, cell) + 1, SEARCH (”“, cell, SEARCH (”“, cell) +1)-SEARCH (”“, cell) -1), 0)
eller:
= IFERROR (MIDT (A2, SÖK (”“, A2) + 1, SÖK (”“, A2, SÖK (”“, A2) +1)-SÖK (”“, A2) -1), 0)
eller:
= FEL (MELLAN (A2; SÖK (””; A2) + 1; SÖK (””; A2; SÖK (””; A2) +1)-SÖK (””; A2) -1); 0)
En metod för att skilja flera mellannamn
Vad händer om någon på din lista har flera mellannamn? Med hjälp av ovanstående formel kommer endast deras första mellannamn att hämtas.
För att lösa problemet kan du prova ett annat sätt att skilja mellannamn. Om du har kolumnerna för- och efternamn skapade kan du helt enkelt klippa av dem. Allt som återstår räknas som mellannamnet.
Denna formel är:
= TRIM (MID (cell1, LEN (cell2)+1, LEN (cell1) -LEN (cell2 & cell3)))
Här hänvisar cell1 till cellpekaren under kolumnens fullständiga namn, cell2 refererar till cellpekaren under kolumnens förnamn, medan cell3 hänvisar till cellpekaren under kolumnen Efternamn. I exemplet ovan får vi:
= TRIM (MIDT (A2, LEN (B2)+1, LEN (A2) -LEN (B2 & D2)))
eller:
= TRIM (MID (A2; LEN (B2) +1; LEN (A2) -LEN (B2 & D2)))
Om du använder den här formeln behöver du inte oroa dig för nollvärden.
Snabb sammanfattning
Här är formlerna som du kan använda för att dela upp fullständiga namn i delar:
Förnamn: = VÄNSTER (cell, FIND (”“, cell, 1) -1)
Efternamn: = HÖGER (cell, LEN (cell) – SÖK (”#”, ERSTÄLLNING (cell, ””, ”#”, LEN (cell) – LEN (ERSÄTTNING (cell, ””, ””)))))
Mellan namn: = IFERROR (MIDDEL (cell, SEARCH (”“, cell) + 1, SEARCH (”“, cell, SEARCH (”“, cell) +1)-SEARCH (”“, cell) -1), 0)
Alternativ formel för mellannamn: = TRIM (MID (cell1, LEN (cell2)+1, LEN (cell1) -LEN (cell2 & cell3)))
Separera för- och efternamn utan att använda formler
Om du inte känner för att skriva ut ett gäng formler som kan komma in fel kan du utnyttja Excel: s inbyggda guiden Konvertera text till kolumner.
- Se till att Data fliken väljs från menyn högst upp och markera den kolumn du vill konvertera.
- Klicka sedan på Text till kolumner.
- Se sedan till Avgränsad väljs och klicka Nästa
. - Välj nu Plats från alternativen och klicka Nästa.
- Ändra sedan Destination till ”$ B $ 2”Och klicka Avsluta.
Slutresultatet ska se ut så här. 
Ett sista ord
Det finns många andra sätt att lösa detta problem i Excel. Om inget av de tillgängliga alternativen gör vad du behöver, gör lite mer forskning.
Att använda formler är relativt enkelt och det beror inte på vilken Excel -version du använder. Men tyvärr kan du fortfarande stöta på fel.
Till exempel, om en persons fullständiga namn börjar med deras efternamn, kommer det att splittras åt fel håll. Formlerna kommer också att ha problem med efternamn som innehåller prefix eller suffix, till exempel le Carré eller van Gogh. Om någons namn slutar på Jr. kommer det att listas som deras efternamn.
Det finns dock ändringar du kan lägga till för att lösa dessa problem när de dyker upp. Att arbeta med formler ger dig den flexibilitet du behöver för att hantera dessa komplexiteter.
