Google Kalkylark är ett bekvämt sätt att organisera möten, skapa uppgifter, sortera fakturor och diverse annan data. Den är tydlig, funktionsrik och kan delas med andra användare.
Den enda nackdelen med detta verktyg är att du inte har en inbyggd funktion för att skicka e-postpåminnelser angående arket till dig själv eller andra användare. Detta skulle göra det mycket lättare att hålla reda på alla dina uppgifter och data.
Lyckligtvis tillåter två metoder dig att skicka e-postdatumbaserade påminnelser. Läs den här artikeln för att ta reda på mer om dem.
Skicka händelsepåminnelser – Kombinera ark och kalender
Om du vill skicka e-postpåminnelser till dig själv är det enklaste sättet att göra det genom att blanda två olika Google-verktyg – Google Sheets och Google Calendar. Detta kräver inte att du använder något skript. Istället behöver du bara exportera data från en app till en annan.
Metoden består av tre steg – skapa och exportera data från Kalkylark, importera dem till Kalender och aktivera e-postpåminnelser.
Steg 1: Skapa och exportera data från ark
Om du vill exportera data från Kalkylark måste du skapa ett händelseblad och spara det som en CSV-fil. För att göra filen igenkännbar i Google Kalender bör du använda ett visst format. Följ bara dessa steg:
- Öppna ditt dokument i Kalkylark.
- Värdena på din första rad bör följa denna disposition: A1: Ämne, B1: Startdatum, C1: Slutdatum.
- Under rubriken ”Ämne” ska du ange titeln på din påminnelse. Start- och slutdatumet ska vara i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ.
- Lägg till så många evenemang du vill, samt deras start- och slutdatum.
- Klicka på ”Arkiv”-menyn.
- Håll muspekaren över ”Ladda ner”. En ny meny bör dyka upp.
- Välj ”Kommaseparerade värden”.
- CSV-versionen av din Sheets-fil kommer att laddas ner till din PC.
Notera: De enda obligatoriska rubrikerna är ”Ämne” och ”Startdatum” för att listan ska kunna importeras. Om du vill lägga till andra rubriker kan du se listan över tillgängliga alternativ (igenkännbar av Kalender) och deras ordning på den officiella Googles support sida.
Steg 2: Importera dokumentet till kalendern
När CSV-händelsebladet är klart att importeras är det dags att byta till Google Kalender.
- Öppna Google Kalender.
- Klicka på menyn ”Inställningar” (kugghjulsikonen).
- Välj ”Inställningar”.
- Välj ”Importera och exportera” från menyn till vänster.
- Välj ”Välj fil från din dator” under ”Importera”.
- Navigera till den sparade CSV-filen och klicka på ”Öppna”.
- Tryck slutligen på ”Importera” för att importera CSV-filen.
Om du ser en display som säger att händelserna har lagts till i kalendern – allt gick smidigt. Nu återstår bara att sätta upp mejlaviseringar för de aktuella händelserna.
Steg 3: Konfigurera aviseringar och delning
När du har ställt in aviseringar får du påminnelser om alla händelser som du har exporterat från Google Kalkylark direkt till din e-post. Följ dessa instruktioner för att se till att allt är korrekt konfigurerat:
- Håll muspekaren över ditt namn under avsnittet ”Mina kalendrar” till vänster om kalenderskärmen.
- Tryck på ”mer”-ikonen (tre vertikala punkter) som visas bredvid ditt namn.
- Klicka på ”Inställningar och delning”.
- Kontrollera om ditt konto är listat under ”Dela med specifika personer”. Om inte, välj ”Lägg till personer” och lägg till din e-post.
- Klicka på rullgardinsmenyn ”Meddelanden” under avsnittet ”Händelsemeddelanden”.
- Välj ”E-post” istället.
- Ställ in tid och datum mellan påminnelsen och händelsen.
Nu kommer din kalender att skicka påminnelser om alla händelser som du har listat på dina Google Kalkylark. Tänk på att du kan lägga till vad som helst under ”Ämne”-kolumnen. Du kan lista specifika uppgifter, födelsedagar eller andra arrangemang, inte bara evenemang.
Använd dessutom alternativet ”Dela med specifika personer” som nämns ovan för att inkludera andra e-postmeddelanden på listan. Dessa användare kommer att få samma påminnelser via e-post för just dessa arrangemang.
Använd tillägget Lägg till påminnelser
Det andra sättet att skicka e-postpåminnelser via Google Sheets är att använda ett specifikt tillägg. Denna metod är något enklare och det kräver bara att du konfigurerar tillägget som kommer att göra allt annat automatiskt.
Gör följande för att ställa in tillägget:
- Klicka på fliken ”Tillägg” högst upp på skärmen.
- Välj ”Hämta tillägg”.
- Skriv ”Lägg till påminnelser” i sökfältet.
- Klicka på ikonen ”Lägg till påminnelser” och välj ”Installera”. Tillåt behörigheter om du uppmanas och vänta på att appen ska installeras.
- Gå till fliken ”Tillägg” igen och håll muspekaren över menyn ”Lägg till påminnelser”.
- Välj ”Konfigurera/redigera påminnelser”.
Tillägget kommer att tillhandahålla kolumner för Uppgift, Tilldelad, CC (valfritt) och Deadline. Under ’Uppgift’ kan du ange en kort instruktion, e-postmeddelandet går under ’Uppdragen’, medan datumet går under ’Deadline’.
Om du vill skicka ytterligare påminnelser för deadlinedagen, justera det manuellt i menyn till höger.
Dessutom, om du behöver lägga till mer innehåll i din påminnelse, kan du klicka på alternativet ”Anpassa skickade e-postmeddelanden” och skriva in den extra biten av information.
Tillägget kommer automatiskt att skicka e-postmeddelanden när det är dags, och du kan ändra uppgiftsbeskrivningar, mottagare och datum när du är på språng.
Var försiktig med tilläggspåminnelser
Att använda tillägget ’Lägg till påminnelse’ är ett bekvämare och enklare sätt än ’export/import’-metoden, men kräver samtidigt mer uppmärksamhet.
Eftersom påminnelserna skickas automatiskt finns det en chans att du skickar fel uppgift till fel mottagare innan du har en chans att fixa det. Detta kan undvikas och vanligtvis ofarligt, men du bör ändå vara uppmärksam på vem som tar emot vad.
Vilken metod tycker du är bättre? Varför? Dela dina åsikter i kommentarsfältet nedan.
