Efter att ha tillbringat otaliga timmar med att redigera din data till exakta specifikationer, är det sista du behöver att bli upptäckt av frustration när du ska skriva ut den. Att skriva ut Google Sheets är inte nödvändigtvis en skrämmande uppgift när du använder standardinställningarna. Problemen tenderar att uppstå i det ögonblick du behöver göra justeringar för att ge önskat resultat.
Kanske vill du passa in hela kalkylarket på en enda sida. Enkelt nog. Att konsolidera all din data i ett enda ark som är lätt att se gör det lättare att följa för en publik. Att inte veta vilka justeringar som krävs för att säkerställa att all data fortfarande är synlig och utan fel kan dock orsaka förvirring hos dem med mindre erfarenhet av Google Sheets.
”Tänk om jag inte vill ha hela arket? Jag behöver bara en liten yta.”
Nedan beskriver jag inte bara hur du skriver ut ett helt Google-kalkylblad eller arbetsbok, utan också hur du kan välja specifika områden och intervall för att säkerställa att du bara skriver ut den data du behöver.
Skriv ut hela Google-kalkylarket
Så här skriver du ut ett komplett Google-kalkylblad eller arbetsbok:
- Med kalkylarket öppet klickar du Fil och välj från rullgardinsmenyn Skriva ut. Du kan också samtidigt trycka på CTRL + P-tangenter.
Detta bör öppna ett nytt fönster för utskriftsinställningar.
- I den högra kolumnen, under ”Skriv ut”, välj om du vill skriva ut det aktuella arket (Aktuellt ark) eller alla ark (arbetsbok). Det finns också alternativet Markerade celler (A1) som vi kommer in på senare.
- Nästa val som ska göras blir om du vill att kalkylbladen ska skrivas ut i en Landskap (horisontell) eller Porträtt (vertikalt) format. De Landskap formatet är bredare än det är högt och fungerar vanligtvis bäst för datablad. Se till att din skrivare kan skriva ut i liggande format eftersom vissa skrivare inte kan. De Porträtt format är att föredra om dina kalkylblad använder fler rader än kolumner.
- Rullgardinsmenyn ”Skala” har några olika alternativ för avskärning av de utskrivna sidorna. För Landskap kanske du föredrar Passar till bredden miljö. Den här inställningen säkerställer att data på arket inte överskrider papperets bredd.
- När du har valt alla inställningar du vill klicka på NÄSTA knappen i det övre högra hörnet för att välja din skrivare.
Om du inte ville skriva ut hela kalkylarket eller arbetsboken, läs vidare för ytterligare genomgångar nedan.
Skriv ut Välj intervall och uppsättningar
- För att fokusera på mer specifik data vill du förmodligen bara skriva ut ett riktat område av kalkylarket, istället för hela sidan eller hela arbetsboken. För att ange områden för utskrift:
- Medan du har Google-kalkylarket öppet markerar du de specifika celler som du vill skriva ut.
- Gå till Arkiv och välj Skriv ut eller tryck CTRL + P. Detta öppnar fönstret ”Utskriftsinställningar”.
- Under rullgardinsmenyn ”Skriv ut”, ställ in den på Markerade celler (A1:C12). Du bör se alla cellreferenser som du markerade tidigare i visningsfönstret. Om inte, backa ut och se till att alla celler du vill skriva ut är markerade.
Härifrån kan du följa stegen för Skriv ut hela Google-kalkylarket ovan, med start kl steg 3.
Justera utskriftsinställningar
Med grunderna för utskrift täckta kan vi nu titta lite djupare på anpassningen som du kan använda när du skriver ut dina Google-kalkylark.
Justera marginaler
Du kan styra utrymmet mellan data och papperets kant genom att justera marginalerna i ”Skrivarinställningar”. Välj i rullgardinsmenyn Bred för att öka marginalerna eller Smal att dra åt dem. Det här är en fantastisk funktion som låter dig skapa utrymme för din data när det är som mest nödvändigt.
Pappersformat
Det kan bara vara klokt att göra ändringar i pappersstorleken om dina kalkylblad är av den större sorten. Standardinställningen är Letter (8,5 tum x 11 tum), vilket är standardstorleken för de flesta utskriftspapper. Om data täcker ett större område, kanske du vill ställa in storleken på Legal eller något annat standardstorformat. Se bara till att du har din skrivare fylld med papper av rätt storlek.
Formatering
För att ta bort rutnätet, som vanligtvis är reserverade för visning på skärmen, och eventuellt spara lite bläck:
I skrivarinställningarna, från Formatering rullgardinsmenyn, avmarkera Visa rutnät alternativ. Du kan alltid välja att behålla dem också om och när det behövs.
Om du vill markera vissa delar av data med liknande effekt, kan det vara i ditt intresse att lägga till gränser till datatabellen. Gränser finns i verktygsfältet i Google Kalkylark. Ikonen är ett rutnät i 2×2 som visas här:
Sidhuvud och sidfötter
Precis som resten av kalkylarkets justeringar kan du lägga till sidhuvud och/eller sidfotstext i ditt kalkylark genom fönstret ”Skrivarinställningar”.
