Hur man ställer in ett bortameddelande i Skype

De olika färgade statuserna i Skype för företag låter dina kontakter veta när du är borta från kontoret och din tillgänglighetsnivå. Om du behöver veta hur du gör detta visar vi dig i den här artikeln.

Hur man ställer in ett bortameddelande i Skype

Först tar vi dig genom att ställa in en frånvaro med automatiska svar i Windows 10; sedan hur du inkluderar mer information genom att ställa in din tillgänglighet i Skype. Dessutom, eftersom Mac-versionen av Skype för företag för närvarande inte får Outlook-kalenderinformation, kommer vi att visa dig stegen för en lösning.

Alternativ 1: Synkronisera MS Outlook till Skype för företag (lila prick med automatiska svar)

Konfigurera en frånvaro med automatiskt svar i Windows

Innan du ställer in din frånvaro med automatiska svar måste du kontrollera vilken typ av Outlook-konto du har, eftersom detta beror på de steg du behöver följa:

I Outlook klickar du på ”Arkiv”> ”Kontoinställningar.”
Välj ”Kontoinställningar” och kontrollera sedan kolumnen ”Typ”:
- Om du använder en jobbmail kommer ditt konto att vara Microsoft Exchange.
- Om det är ett personligt e-postmeddelande som Gmail kommer ditt konto att vara IMAP eller POP3.

Så här ställer du in ett automatiskt frånvarosvar för ett Microsoft Exchange-konto:

Starta Outlook och välj sedan ”Arkiv”> ”Automatiska svar.”
Från rutan ”Automatiska svar” klicka på ”Skicka automatiska svar”.
- Du kan ställa in ett datumintervall för dina automatiska svar som slutar vid sluttiden. annars måste du stänga av den manuellt.
- Använd alternativet ”Regler och varningar” för att ställa in din frånvaro om alternativet ”Automatiska svar” inte finns där.
Ange det svar du vill skicka när du är borta på fliken ”Inuti min organisation”.
- Alternativet ”vem som helst utanför min organisation” kommer att skicka ditt automatiska svar på varje e-postmeddelande.
Klicka på ”OK” för att spara.

Så här skapar du ett frånvaromeddelande för ditt IMAP- eller POP3-konto:

Starta Outlook och välj sedan ”Arkiv” för att visa dina kontoinformationsalternativ.
Välj ”Nytt meddelande”.
Fyll i ämnet och svaret för din mall.
Klicka på ”Arkiv” och sedan ”Spara som”.
Ange namnet på din mall i rullgardinsmenyn ”Spara som typ”; klicka sedan på ”Outlook-mall (*.oft).”
Välj platsen och sedan ”Spara”.

Så här skapar du frånvaroregeln:

Klicka på ”Arkiv”> ”Hantera regler och varningar.”
Välj ”Ny regel” på fliken ”E-postregler” i rutan ”Regler och varningar”.
Välj ”Tillämpa regel för meddelande jag får” under ”Starta från en tom regel” och sedan ”Nästa”.
Lämna alternativen för steg 1 och 2 oförändrade för att svara på alla dina meddelanden och sedan ”Nästa”.
Klicka på ”Ja” för att bekräfta regeln för alla meddelanden.
Under ”Steg 1: Välj åtgärd(er);” klicka sedan på ”svara med en specifik mall.”
Under ”Steg 2: Redigera regelbeskrivningen” väljer du den markerade texten för en ”specifik mall”.
Välj ”Användarmallar i filsystemet” från alternativet ”Välj en svarsmall” i ”Titta in.”
Klicka på din mall och sedan på ”Öppna” > ”Nästa”.
Lägg till eventuella nödvändiga undantag och sedan ”Nästa”.
Kalla nu din regel för något, t.ex. Out of Office.
Om du vill starta dina automatiska svar nu, lämna alternativet ”Aktivera den här regeln” markerat och sedan ”Slutför”, annars avmarkera alternativet tills du är redo.

Notera: Medan du är borta måste du låta Outlook vara igång för att skicka de automatiska svaren.

Så här aktiverar du regeln:

Klicka på ”Arkiv”> ”Hantera regler och varningar.”
Leta upp din regel från ”E-postregler” i ”Regler och varningar” och markera sedan rutan och ”Ok” till vänster om den.

Slutligen, ställ in din närvaro på ”Aktiv” i Skype:

När en av dina Skype-kontakter slår upp dig, kommer de att se en liten lila prick bredvid ditt namn. Detta bekräftar att du är frånvarande men fortfarande tillgänglig och redo att prata.

Logga in på Skype och välj din profilbild från ”Chattar”.
Klicka på din nuvarande status och välj sedan ”Aktiv”.

Ställ in en frånvaro och ”aktiv” Skype-status i Mac

Notera: Skype för företag i Mac erbjuder för närvarande inte närvaroinformation baserat på en Outlook-kalender. Som en lösning kan du ställa in din status på ”Aktiv” med ett frånvarostatusmeddelande:

Logga in på Skype och klicka på ditt foto.
Välj ”Tillgänglig” från rullgardinsmenyn under ditt namn.

Lägg sedan till ditt statusmeddelande:

Klicka på ditt foto och välj sedan ”Klicka för att lägga till statusmeddelande.”
Skriv ett meddelande t.ex. ”Jag är för närvarande offline …. – ….. Snälla IM mig.”
- För att ta bort meddelandet klicka bara på det och tryck sedan på ”Radera”.

När dina kollegor slår upp dig i sina Skype-kontakter ser de att du är borta från kontoret och är tillgänglig.

Alternativ 2: Synkronisera MS Outlook-kalendern till Skype (Purple Circled-Arrow)

Konfigurera en frånvaro med/utan automatiskt svar i Windows

Innan du ställer in din frånvaro måste du kontrollera vilken typ av Outlook-konto du har eftersom detta beror på de steg du behöver följa:

I Outlook klicka på ”Arkiv”> ”Kontoinställningar.”
Välj ”Kontoinställningar” och kontrollera sedan kolumnen ”Typ”:
- Om du använder en jobbmail kommer ditt konto att vara Microsoft Exchange.
- Om det är ett personligt e-postmeddelande som Gmail kommer ditt konto att vara IMAP eller POP3.

Så här ställer du in ett automatiskt frånvarosvar för ett Microsoft Exchange-konto:

Starta Outlook och välj sedan ”Arkiv”> ”Automatiska svar.”
Från rutan ”Automatiska svar” klicka på ”Skicka automatiska svar”.
- Du kan ställa in ett datumintervall för dina automatiska svar som slutar vid sluttiden. annars måste du stänga av den manuellt.
- Använd alternativet ”Regler och varningar” för att ställa in din frånvaro om alternativet ”Automatiska svar” inte finns där.
Ange det svar du vill skicka ut medan du är borta på fliken ”Inuti min organisation”. Du kan också lämna svaret tomt.
Alternativet ”vem som helst utanför min organisation” kommer att skicka ditt automatiska svar på varje e-postmeddelande. Om du vill lämna svaret tomt rekommenderar Outlook att du väljer ”Endast Mina kontakter.”
Klicka på ”OK” för att spara.

Så här skapar du ett frånvaromeddelande för ditt IMAP- eller POP3-konto:

Starta Outlook och välj sedan ”Arkiv” för att visa dina kontoinformationsalternativ.
Välj ”Nytt meddelande”.
Fyll i ämnet och svaret för din mall.
Klicka på ”Arkiv” och sedan ”Spara som”.
Ange namnet på din mall i rullgardinsmenyn ”Spara som typ”; klicka sedan på ”Outlook-mall (*.oft).”
Välj platsen och sedan ”Spara”.

Så här skapar du out-of-office-instruktionen:

Klicka på ”Arkiv”> ”Hantera regler och varningar.”
Välj ”Ny regel” under alternativet ”E-postregler” i rutan ”Regler och varningar”.
Välj ”Använd regel på meddelande jag får” under ”Börja från en tom regel” och sedan ”Nästa”.
Lämna alternativen för steg 1 och 2 oförändrade för att svara på alla dina meddelanden och sedan på ”Nästa”.
Klicka på ”Ja” för att bekräfta regeln för alla meddelanden.
Under ”Steg 1: Välj åtgärd (er);” klicka sedan på ”svara med en specifik mall.”
Under ”Steg 2: Redigera regelbeskrivningen” väljer du den markerade texten för en ”specifik mall”.
Välj ”Användarmallar i filsystemet” från alternativet ”Välj en svarsmall” i ”Titta in.”
Klicka på din mall och sedan på ”Öppna” > ”Nästa”.
Lägg till eventuella undantag och sedan ”Nästa”.
Kalla nu din regel för något, t.ex. Out of Office.
Om du vill att dina automatiska svar ska börja nu lämna alternativet ”Aktivera den här regeln” markerat och sedan ”Slutför” eller avmarkera alternativet när du är redo.

Notera: Medan du är borta måste du lämna Outlook aktivt för att skicka de automatiska svaren.

Så här aktiverar du regeln:

Klicka på ”Arkiv”> ”Hantera regler och varningar.”
Från ”E-postregler” i ”Regler och varningar” leta reda på din regel och markera sedan rutan till vänster om den och sedan ”Ok”.

Slutligen, ställ in din närvaro på ”Off Work” i Skype:

Närhelst en av dina Skype-kontakter söker upp dig kommer de att se en liten, lila, vänsterpekande pil och prick bredvid ditt namn. Detta bekräftar att du är borta från kontoret och ”Off Work”; alltså inaktiv.

Logga in på Skype och välj din profilbild från ”Chattar”.
Klicka på din nuvarande status och välj sedan ”Off Work”.

Ställ in en frånvaro och Skype-status ”Off Work” i Mac

Notera: Skype för företag i Mac erbjuder för närvarande inte närvaroinformation baserat på en Outlook-kalender. Som en lösning kan du ställa in din status till ”Off Work” med ett frånvarostatusmeddelande:

Logga in på Skype och klicka på ditt foto.
Välj ”Off Work” från rullgardinsmenyn under ditt namn.

Lägg sedan till ditt statusmeddelande:

Klicka på ditt foto och välj sedan ”Klicka för att lägga till statusmeddelande.”
Skriv ett meddelande t.ex. ”Jag är för närvarande offline …. och kommer tillbaka…”
- För att ta bort meddelandet klicka bara på det och tryck sedan på ”Radera”.

När dina kollegor slår upp dig i sina Skype-kontakter ser de att du inte är på kontoret och inte är tillgänglig.

Vanliga frågor om Skype utanför kontoret

Varför visas fortfarande min Skype-status från ”Från kontoret”?

När alternativet ”Visa min frånvaroinformation för kontakter” är markerat i ”Verktyg”, > ”Alternativ,” > ”Personligt”, kommer din frånvarostatus fortfarande att visas även när den är avstängd i Outlook.

Om så inte är fallet, försök att kontakta Microsoft teknisk support för assistens.

Kan jag stänga av frånvarostatus med Skype istället för Outlook?

Skype använder din Outlook -kalenderinformation för att uppdatera din status; därför måste du stänga av din frånvaro via Outlook.

Visar din frånvarostatus i Skype

Snabbmeddelandeverktyget Skype för företag använder din Outlook-kalenderinformation för att informera dina Skype-kontakter om din status. Det här är praktiskt för dina kontakter att i ett ögonblick se om du är utanför kontoret och tillgänglig eller ute på kontoret och inte är tillgänglig.

Nu när vi har visat dig stegen för detta har vi lyckats ställa in det – fungerade det som förväntat? Vänligen meddela oss i kommentarsfältet nedan.