Adobe Portable Document Format (PDF) har snabbt blivit det de facto filformatet när du behöver ett dokument med fast layout som kan läsas på vilken dator som helst. En stor faktor i det är dess halvöppna standard och royaltyfria licensiering, vilket gör att många gratis PDF-läsare kan dyka upp. Det hela blir dock lite mer komplicerat när det gäller att skapa dokument. Du kan spara dokument som PDF-filer i Microsoft Office (via plug-ins), du kan köpa den dedikerade Adobe Acrobat-mjukvaran; eller så kan du välja lågkostnadsalternativet från tredje part. Här tittar vi på det senare, samt några praktiska verktyg.
Den kostnadsfria PDF-kompressorn från NicePDF säger allt – en helt gratis applikation dedikerad till att komprimera dina befintliga PDF-dokument så att de tar mindre plats i ditt arkiv, på din server eller när de skickas via e-post. Den gör detta genom att ta bort dubbletter av PDF-objekt och drar fördel av bättre komprimeringsfunktioner i de senaste PDF-specifikationerna, genom att använda antingen Flate- eller RunLength-algoritmer för att få minsta möjliga storlek. Vi fann det dock oförutsägbart, med många variabler, såsom åldern på det ursprungliga PDF-dokumentet och innehållet, som påverkade hur liten en fil skulle komprimeras. Äldre dokument minskade i genomsnitt med 35 % i våra tester; nyare bara 5%. Men om du har ett stort PDF-arkiv är det värt besväret till och med med en minskning på 5 %. Det är bara synd att det inte finns något batchautomatiseringsalternativ.
Inte gratis, men lika användbart för PDF-fantasten, är ElcomSofts Advanced PDF Password Recovery-applikation. Även om det alltid kommer att finnas de som använder sådan programvara för otillåtna ändamål, bör affärsnyttan inte underskattas. Föreställ dig scenariot: du har ett arkiv med PDF-dokument, den ursprungliga skaparen har för länge sedan lämnat din anställning, dokumenten skyddas av hans ägarlösenord, som du inte känner till. Avancerad PDF gör detta till en snabb process med ett klick. Pro-versionen kommer till och med att fungera på brute-force och ordboksattackbasis för att öppna filer som har okända ägar- och användarlösenord.
För dem som behöver skapa PDF utan kostnaden eller komplexiteten för Adobe Acrobat, finns det ett antal alternativ. Om allt du vill göra är att konvertera pappersdokument till PDF-filer med ett minimum av krångel med en TWAIN-skanner, passar Scan2PDF från Burrotech ganska bra. Det enkla gränssnittet består av Skanna och Gör PDF-knappar tillsammans med en ganska för rudimentär skannad bildvisare – bara en stor miniatyrbild. Men gräv under ytan, och konfigurationsalternativen avslöjar en del av den underliggande kraften – du kan bestämma PDF-utdata (inklusive en automatisk landskapsfunktion), lägga till 128-bitars kryptering och lösenordsskydd och till och med ställa in den så att den automatiskt skickar e-post till resulterande PDF-filer. Slutresultatet är en flersidig indexerad PDF-fil. Tyvärr är detta inte en OCR-skanner, så det skapar bara en bild av ditt originaldokument, vilket innebär att PDF-texten inte kommer att vara sökbar. För snabb och smutsig arkivering är det dock mycket för pengarna.
PrimoPDF fungerar som en enkel skrivardrivrutin: omdirigera vilket dokument som helst för utskrift till det och du kan välja om du vill skriva ut för skärmen, skriva ut, prepress (som bäddar in alla typsnitt) eller en e-bok. Du kan snabbt redigera dokumentegenskaper som författare, titel och nyckelord, och lika snabbt konfigurera säkerhetsdetaljer. Det är dock ungefär så långt det går – avsnittet Alternativ sträcker sig bara till att välja om en PDF-läsare ska startas automatiskt efter att den skapats, och möjligheten att behålla dokumentsäkerheten och egenskaperna för efterföljande konverteringar. Det verkliga försäljningsargumentet här är att det är gratis: om allt du vill göra är att skapa en grundläggande men fullt sökbar och säker PDF på kortast möjliga tid, är PrimoPDF svår att slå.
