När du arbetar på ett Google -ark med olika samarbetspartners är det viktigt att spåra alla förändringar. På så sätt kan alla hänvisa till ny information och hålla sig uppdaterade.
Spåra och hantera ändringar i Google Kalkylark är ganska enkelt. Det finns olika sätt att göra det genom att aktivera olika funktioner eller genom att använda ett tillägg. Låt oss utforska dem.
Spåra ändringar genom att aktivera aviseringsregler
Den snygga funktionen som finns i Google Sheets ”aviseringsregler” gör att du alltid kan informeras om de ändringar som gjorts i dokumentet. När du har aktiverat det får du e -postmeddelanden varje gång det ändras i arket. Du får bestämma om du vill ta emot aviseringar varje gång någon gör en ändring, eller få en sammanfattning av alla redigeringar.
Låt oss se hur du gör detta:
- Öppna det ark du behöver och leta efter ”Verktyg”.
- Rulla ner och klicka på ”Meddelande regler”.
- Välj ”Alla ändringar görs”.
- Under ”Meddela mig med …” väljer du sedan om du vill få e -post direkt eller att få en daglig sammanfattning.
- Klicka på ”Spara”.
Spåra ändringar genom att aktivera versionshistorik
En annan användbar metod för att spåra ändringar i Google Kalkylark är att aktivera ”Versionshistorik”. Denna funktion ger en översikt över alla redigeringar, tillsammans med detaljer som vem som gjorde ändringarna och när. Så här gör du:
- Öppna det ark du behöver och navigera till ”File”.
- Välj ”Versionshistorik” i rullgardinsmenyn och klicka på ”Se versionhistorik”.
Det kommer att finnas en stapel på höger sida av arket som visar namnen på redaktörerna i olika färger. Nu kommer alla nya ändringar att markeras i en färg som representerar personen som gjorde ändringarna.
Spåra ändringar med Sheetgo
Det finns ett tillägg som heter Sheetgo som låter dig enkelt spåra ändringar i dina Google Kalkylark och få data automatiskt importerade varje dag. Först måste du installera tillägg. Sedan ska du öppna arket där du vill spåra dagliga ändringar och det med nödvändig data. Så här börjar du använda tillägget:
- Navigera till ”Tillägg”.
- Välj ”Sheetgo” i rullgardinsmenyn och sedan ”Start”.
- En stapel öppnas automatiskt på höger sida av arket.
Nu när du har gjort det, låt oss se hur du importerar data från det aktuella bladet till det där du vill spåra ändringar.
- Navigera till det blad där du vill importera data.
- Klicka på knappen ”Starta anslutning” och sedan på ”Importera data”.
- Du kommer att kunna se olika ark, så välj det du behöver.
- När du klickar på det ser du alternativet ”Inställningar”.
- Expandera fliken ”Inställningar” så ser du olika alternativ.
När du har utfört dessa steg måste du också aktivera ”Lägg till data” för att slutföra processen. Genom att göra det lägger tillägget automatiskt till data under tidigare importerade data. Du bör också markera ”Aktivera överföringsformatering” så att båda dina ark ser likadana ut.
Du kan välja att namnge anslutningen för framtida referenser. Under avsnittet ”Automatisk uppdatering” kan du bestämma hur ofta och vid vilken tidpunkt du vill att dataimporten ska ske. Genom att aktivera detta alternativ och välja frekvens för dataimport kan du få dagliga uppdateringar av ändringarna.
Slutligen, klicka på ”Slutför” för att avsluta processen. De nya uppgifterna kommer nu att läggas till dagligen under den befintliga. Varje dag du öppnar arket får du färsk information så att du kan spåra ändringarna.
Det här tillägget är användbart eftersom det bara kräver en engångsanslutning. När du har gjort det kommer du att kunna hänga med i ändringar i dina Google Kalkylark automatiskt och dagligen.
Notera: Du kan välja att stänga av “Automatisk uppdatering” eller ändra hur ofta du vill att data ska importeras. Se avsnittet ovan om du vill göra det.
Spåra ändringar genom att aktivera ”Villkorlig formatering”
En visuell representation av förändringar kan vara ett mycket enkelt sätt att spåra alla redigeringar. Det finns ett alternativ i Google Kalkylark att göra det – du måste bara aktivera det. Så här kan du göra det:
- Välj all data (cellerna) där du vill använda villkorlig formatering.
- Navigera till ”Format” och hitta ”Villkorlig formatering”.
- I rullgardinsmenyn under ”Formatregler” ser du ”Formatera regler om …”.
- Här måste du välja ”Är inte tom”.
- Under ”Formateringsstil” kan du sedan välja bokens bakgrundsfärg eller teckensnitt.
- Klicka på ”Klar”.
Låt oss säga att du väljer blått som bakgrundsfärg. Om en person matar in data eller gör ändringar i de formaterade cellerna blir cellen där de gör det blå. Enkelt som det!
Spåra ändringar genom att aktivera ”Cell History”
Om du vill spåra ändringarna i bara en cell kan du göra det genom att aktivera det nya alternativet ”Cellhistorik”. Detta låter dig se namnet på den samarbetspartner som gjorde ändringen och tidsstämpeln för ändringen. Så här gör du:
- Högerklicka på cellen och klicka på ”Visa redigeringshistorik”.
- Du ser pilarna som du kan flytta från vänster till höger för att se redigeringarna.
Grattis!
Nu har du inga problem att aktivera spårändringar i Google Kalkylark. Det finns olika metoder för att göra det. Du kan aktivera ”Meddelanderegler”, ”Versionshistorik”, ”Villkorlig formatering”, ”Cellhistorik” eller få ett tillägg som Sheetgo.
Har du testat någon av metoderna tidigare? Vilken fungerar bäst för dig? Låt oss veta i kommentarerna nedan.
