Google Docs är ett utmärkt verktyg för samarbete eftersom det tillåter flera personer att redigera och arbeta på ett enda dokument samtidigt, utan att tappa koll på vem som gör vad.
Om du eller din organisation använder Google Dokument kan det vara användbar information att veta vem i teamet som tittade på vilket dokument och när. Från att se till att alla läser ett utkast, villkor, din senaste inlämning, policyer och procedurer eller något annat viktigt dokument, att kunna se vem som gjorde vad och när är viktigt.
Tills nyligen kunde du inte se vem som tittade på dina Google Dokument. Du kunde se vem som redigerade den, men inte vem som nyss läste den. Om de inte sparade, redigerade eller lämnade en kommentar hade du ingen aning om en viss person överhuvudtaget läste den senaste versionen av ett dokument.
Dessutom, eftersom du kan dela Google Dokument med skrivskyddad behörighet, kan du dela dokumentet med vissa personer med avsikten att de granskar dokumentet men inte gör några ändringar.
Nuvarande versioner av Google Dokument låter dig konfigurera inställningar så att du kan se vem som har tittat på dina Google Dokument. Låt oss ta en titt på hur du kan göra detta själv.
G Suite Activity Monitor
G Suite används vanligtvis av organisationer där samarbete är viktigt. Om du använder G Suite för att samarbeta med andra regelbundet kan du använda Activity Monitor för att se visningshistoriken för alla Google Dokument-filer.
Följ dessa steg för att göra det:
- Öppna en Google Kalkylark-fil
- Klicka på den uppåtgående trenden pilikon i det övre högra hörnet, eller gå till Verktyg rullgardinsmeny
- Öppna Aktivitetsinstrumentpanel
- Klicka på Alla tittare för din organisationsflik
Denna process gör att du kan spåra vyer i dokumentet, inklusive datum och tid för den senaste visningen för varje tittare.
Om du inte ser alternativet Aktivitetsövervakning i ditt Google-dokument betyder det troligen att du är inloggad på gratisversionen av Google Dokument, eller ett personligt konto, snarare än en G Suite-version.
Tittare och kommentarer Trender
Förutom att se vem som har tittat på dina Google-dokument, låter Activity Monitor dig också se trender när folk tittade på eller kommenterade ditt dokument.
Tittartrend: Visar dig ett stapeldiagram över antalet unika tittare under vilken tidsperiod du väljer från 7 dagar till hela tiden.
Kommentar Trend: Visar dig stapeldiagram över kommentartrenden över en tidsperiod från 7 dagar till alla tider.
Stäng av visningshistorik i Google Dokument
Om du av någon anledning vill stänga av ett dokuments visningshistorik kan du också göra det genom att följa dessa snabba steg:
- Öppna Google Sheet
- Klicka på den uppåtgående trenden pil i den övre högra sidan av ditt dokument eller gå till Verktyg från rullgardinsmenyn
- Öppna Aktivitetsinstrumentpanel
- Välj Sekretessinställningar
- Under Dokumentinställning, växla Visa min visningshistorik för detta dokument till av
Det här alternativet är också tillgängligt i den personliga eller gratisversionen av Google Dokument. Om du arbetar med ett dokument men inte vill att dina medarbetare ska veta det förrän du är redo att dela dina slutliga ändringar, kan du stänga av din visningshistorik.
Börja med att öppna Google Kalkylark och klicka på inställningar.
Menyn Inställningar låter dig stänga av din visningshistorik med inställningarna för ”Activity Dashboard”. När du har växlat detta till ”av”, klicka på OK för att spara ändringarna.
Så här ser du vem som gjorde ändringar i ditt Google-dokument
Versionskontroll är mycket viktigt, speciellt om du arbetar i en reglerad bransch. Versionskontroll är något Google Docs har gjort bra ett tag. Dokument visar vem som har redigerat ett dokument, sparat eller delat det. Detta fungerar faktiskt inte bara med G Suite, utan med personliga Google Dokument också.
Om du är intresserad av versionskontroll eller vill försäkra dig om att ingen har gjort ändringar som de inte borde göra utan att låsa filen, kan du ta reda på det genom att följa dessa steg:
- Öppna ett Google-ark som du vill spåra
- Välj Fil och Versionshistorik
- Välj Se versionshistorik
Ett fönster ska visas till höger på skärmen som visar varje spara och redigera för det aktuella dokumentet. Beroende på hur du har konfigurerat G Suite eller Google Docs kan du också se denna data genom att välja länken ”Senaste redigering var…” högst upp i dokumentet. Det tar dig till exakt samma plats.
Inom det fönstret bör du också ha möjlighet att se den tidigare versionen av dokumentet innan ändringarna gjordes.
Detta är viktigt för versionskontroll eftersom du har en granskning av vilka ändringar som gjordes, när de gjordes och av vem. Det är också användbart om du har gjort några ändringar, sover på det, ändrar dig och vill återställa dem.
Så här ser du vem som har delat ditt Google -dokument
Du kan också se vem som har delat ditt Google-dokument och när. Du kan också se delningsinställningarna så att du bättre kan kontrollera åtkomsten till ditt dokument.
- Gå till drive.google.com
- Klicka på MyDrive till vänster
- Klicka på den lilla i knappen i det övre högra hörnet
- Klick Aktivitet
- Klicka antingen på varje fil eller mapp individuellt eller granska rullningslisten till höger på skärmen. Detta visar dig vem som har delat ditt dokument.
Du kan också kontrollera från dokumentet genom att välja Dela. Namnen på individer visas i popup-fönstret. Om det är flera personer, välj ett namn och listan med alla namn visas.
Slutgiltiga tankar
Din förmåga att avgöra vem som har tittat, delat och redigerat dina dokument är begränsad om du inte har tillgång till ett G Suite -konto. men det finns fortfarande sätt att få lite grundläggande information.
Genom att följa stegen i den här guiden kan du snabbt och enkelt se vem som har tittat, redigerat, ändrat ditt Google Docs -dokument på något sätt.
