Hur många e-postkompatibla enheter äger du? Och hur många använder du regelbundet? För mig är det en stationär dator på kontoret, en chunky powerhouse Windows-laptop som jag använder hemma och en mer bärbar som jag har med mig på resor, en Mac, tre surfplattor (resor, säng och soffbord) och kanske fyra olika telefoner som Jag testar när som helst.
Nu inser jag att jag inte är en typisk användare, särskilt eftersom tre av telefonerna och en av surfplattorna är utlånade, men jag tror inte att det är ovanligt att någon har en arbetsdator, en hemdator, en bärbar dator, en telefon och eventuellt en surfplatta, alla behöver åtkomst till samma e-postkonto. Eller mer troligt, flera konton.
Jag tror inte att det är ovanligt att ha en arbetsdator, en hemdator, en bärbar dator, en telefon och möjligen en surfplatta
Det finns dock problem, och de uppstår inte så mycket från att skicka eller ta emot e-post – de flesta enheter nuförtiden kommer med briljanta klienter för att göra det. Nej, det som stör folk är att hålla sin e-post korrekt synkroniserad på flera datorer och handdatorer. Om du fortfarande arbetar med POP3 (och många människor tvingas till), kan ett visst inkommande e-postmeddelande ha laddats ner på en enhet och raderats från servern; sedan, om du vill svara på den från din telefon eller surfplatta, kommer du att upptäcka att den inte finns där. På samma sätt, om du svarade på ett e-postmeddelande för ett par veckor sedan och vill hänvisa tillbaka till det i mappen Skickade objekt – igen, med en traditionell POP3-inställning – måste du vara på samma maskin för att göra detta. Det är väldigt rörigt.
Det finns ett antal lösningar, och jag kommer att gå igenom flera här – min lista kommer inte att vara heltäckande, och jag är säker på att några av er kommer att ha andra (förmodligen bättre) idéer, så lägg gärna till en kommentar nedan.
Det grundläggande
Låt oss börja med grunderna. Som standard kommer de flesta e-postklienter att radera ett e-postmeddelande från en POP3-server så snart det har laddats ner: du hittar vanligtvis ett alternativ begravt någonstans i inställningarna eller alternativen, för att ”lämna e-post på servern i xx dagar”. Ställ in det på något som 30 dagar, eller vad som passar din arbetsmiljö, så får du åtminstone all din e-post på alla dina enheter. Du måste justera tidsperioden till den längsta som en enskild enhet kan sitta på skrivbordet utan att du använder den. Åh, och det som är mycket viktigt är att du måste göra den här konfigurationsändringen på alla dina POP3-klienter – lämna bara en på standardinställningen och det kommer att döda installationen helt.
Hur är det med skickade e-postmeddelanden? Hur får du dem på alla dina enheter? Tja, det är lite klumpigt kanske, men det enklaste sättet är att CC (eller helst BCC) alla dina e-postmeddelanden tillbaka till dig själv. Faktum är att du kommer att kunna ställa in många e-postklienter att göra det automatiskt. Med andra, Outlook är ett exempel, kan du skapa en regel för att automatiskt vidarebefordra alla skickade e-postmeddelanden till en annan adress, och detta kan vara din egen adress, och därmed återföra e-postmeddelandena till ditt eget konto.
Tyvärr, med Outlook 2010 kan du bara CC, inte BCC sådana e-postmeddelanden, vilket inte är ett stort problem, men kan se konstigt ut när andra ser att du CC CCar dig själv på alla dina e-postmeddelanden. Det finns en väg runt detta med hjälp av anpassad VB-kod, och det kanske är något jag kommer att återkomma till i framtiden.
Många människor vill helt enkelt inte att Google ska ha tillgång till alla deras e-postmeddelanden och rikta in dem med annonser och tjänster baserade på innehållet
Ett annat alternativ, och det är ett som jag ser många rekommenderar, är att skapa ett Gmail- eller Hotmail-konto och använda det som ett e-postarkiv och vidarebefordra både dina inkommande och utgående meddelanden dit. Det fungerar bra, men jag tycker inte att det är särskilt bekvämt – om du letar efter ett e-postmeddelande från till exempel ett år sedan, men bara har en vag uppfattning om namnet på personen du kommunicerade med, slutar du gör flera sökningar på två olika platser.
Du kanske frågar ”varför inte använda Gmail som din huvudsakliga e-postleverantör?” Detta är ett alternativ, speciellt om du använder Apps-versionen som gör att du kan använda ditt domännamn (jag tror att vår uppskattade RWC-redaktör Dick Pountain gör detta). Problem uppstår om du måste komma åt och agera på e-postmeddelanden från flera källor – till exempel har jag en e-postserver som tar hand om personliga och PC Pro-e-postmeddelanden, sedan cst-group.com för min webbbyrå, demographix.com för online-undersökningen företag jag hjälper till med, plus några till. De flesta människor kan inte tvinga sin arbetsgivare eller internetleverantör att använda Gmail!
Det finns också ett potentiellt problem med att snoka, eftersom många människor helt enkelt inte vill att Google ska ha tillgång till alla deras e-postmeddelanden och rikta in dem med annonser och tjänster baserade på innehållet. Visst, du kan välja bort detta i Gmail-inställningarna, men jag har aldrig sett ett tydligt uttalande från Google om huruvida detta faktiskt stänger av e-postgenomsökningen eller bara inte visar riktade annonser. Av alla dessa skäl kommer Gmail och Hotmail helt enkelt inte att vara genomförbara alternativ för många människor, varken som huvudleverantörer eller som e-postarkiv.
