Under de senaste månaderna har vi undersökt enhetlig kommunikation – konvergensen av e-post, fax, telefon och snabbmeddelanden. Vi har provat tre olika telefonväxlar för att se hur de integreras med vårt befintliga e-postsystem, Exchange Server. Vi har tittat på Microsofts Office Communications Server (OCS), och medan vi fortfarande letar, här är några preliminära resultat.
Vi är ett litet företag med bara en handfull bordstelefoner och inkommande linjer, och två saker stod ut i våra krav på fysiska telefoner – uppenbarligen behöver vi prata, höra och överföra samtal; vi vill inte heller vara bundna till våra skrivbord, och vi gillar att använda headset snarare än telefoner, eftersom de frigör båda händerna för att använda tangentbord eller mus. En vanlig telefonlur är alltid i fel hand och om du försöker vagga den mellan axel och öra får du väldigt snabbt ett knäck i nacken, och varken du eller personen du pratar med hör ordentligt.
Vi provade DECT-telefoner (Digital Enhanced Cordless Telecommunications), precis som du kanske har hemma. DECT-basstationer kan hantera upp till sex handenheter och överföra samtal mellan dem, men de som hanterar flera linjer och låter dig anpassa hållmusiken, ta röstmeddelanden och så vidare, är lika sällsynta och dyrare än hönsens tänder. DECT trådlösa headset är lika dyra. Det finns ingen integration mellan den typen av produkt och stationära datorer eller mobila enheter, så du skulle inte veta om du hade röstbrevlåda när du inte var på kontoret om du inte ringer in för att checka.
Så vi började se mer seriöst på att använda VoIP på kontoret, vilket skulle ge oss större flexibilitet när det gäller vilka telefoner vi kunde använda, och en mängd olika hårdvaru- och mjukvarutelefonväxlar att köra dem på. Vi upptäckte snabbt att VoIP-telefoner som använder 802.11 Wi-Fi-anslutningar äter batterier och har fruktansvärd täckning jämfört med DECT-telefoner. Det som däremot fungerar bra är headset som är anslutna till datorer med en ljudsladd, USB eller Bluetooth. Eftersom Bluetooth är trådlöst ger Bluetooth dig friheten att röra dig inom tio till 50 meter från din dator, beroende på kraften hos Bluetooth-enheten och strukturen i din byggnad – den enda nackdelen är att det kan ta längre tid att ”ansluta” till ett Bluetooth-headset. koppla in en sladd.
Jag har Jabra BT620 Bluetooth-stereohörlurar som jag använder för att lyssna på musik medan jag jobbar, men nästan varje gång jag använder dem måste jag gå igenom ihopkopplingsprocessen igen. Hörlurarna ansluts antingen som en ”Stereo Audio”-enhet med fjärrkontroll (Spela/Paus/Stopp/Föregående/Nästa) eller som en ”Handsfree Audio”-enhet, vilket ger monoljud i båda riktningarna och samtalshanteringskontroller (Svara/Koppla bort) ). De ansluter till och med som båda enheterna samtidigt och pausar musiken medan du tar ett telefonsamtal och återupptas när samtalet avslutas. Batteritiden är bra på 16 timmar (pratar eller lyssnar på musik), och det är skönt att inte ha några belastande kablar – jag önskar bara att de kunde ansluta utan att göra så mycket väsen. Andra kollegor använder Bluetooth-öronsnäckor som liknar de som används med en mobiltelefon och sitter runt kontoret och ser ut som löjtnant Uhuru från Star Trek. Ingen stereomusik för dem, men hörlurar är mycket lättare än fulla hörlurar.
En av marknadsledarna inom mjukvarutelefonväxlar är Asterisk, men det kräver en Linux-box och vi är ett Windows-hus, så vår brist på Linux-expertis uteslöt det. Därefter testade vi 3CX: byggd från grunden för Windows snarare än konverterad från Linux, använder 3CX standarden SIP (Session Initiation Protocol), vilket gör den kompatibel med alla SIP-kompatibla telefoner, mjukvara eller hårdvara. 3CX kommer i fyra olika versioner – Free, Small Business, Professional och Enterprise. Gratisutgåvan hanterar bara åtta samtidiga samtal och är något begränsad i funktioner, men är mycket kapabel. Alla utgåvor hanterar valfritt antal tillägg och de betalda utgåvorna sträcker sig från €375 till €1 150. Du behöver dock en av de betalda utgåvorna för att få integration med Outlook, konferenssamtal och faxhantering.
