Att ha ett stort gruppmöte kan ofta göra det svårt att ha öppna diskussioner och utbyta idéer. Lyckligtvis, med Microsoft Teams, kan det att gå med i grupprummen göra kommunikationen mellan en liten grupp mycket smidigare. Om du precis har börjat använda Teams kanske du inte är bekant med exakt hur du kan gå med i ett sådant rum. Ingen fara, vi har dig täckt.
När du har läst den här artikeln kommer du att gå iväg och veta hur du går med i, skapar, byter namn på eller stänger ett grupprum i Microsoft Teams. Vi kommer också att svara på andra värdefulla frågor så att du kan få ut det mesta av denna robusta programvara för teamsamarbete.
Hur går man med i Breakout Rooms i Microsoft Teams?
Breakout-rum i Microsoft Teams kan göra teamkommunikation mycket enklare. Genom att gå med i ett rum kommer du att kunna diskutera dina marknadsföringsstrategidetaljer med en grupp som är specifikt uppbyggd kring det. Du kanske är student och din professor behöver lägga till dig i ett separat rum för några gruppuppgifter.
Vet att endast mötesarrangörerna kan skapa dessa rum. Det betyder att du bara kan gå med i ett grupprum när arrangören har skapat ett. Appen kommer omedelbart att flytta dig till rummet, eller så får du en inbjudan att gå med i den.
På skrivbordet
- Om du inte automatiskt läggs till i rummet, vänta tills inbjudan dyker upp.
- När popup-fönstret visas klickar du på ”Gå med i rummet.”
- Du kan nu chatta i det här rummet separat från huvudmötet.
- För att gå tillbaka till det centrala mötet, klicka på knappen ”Återvända”. Du kommer inte att se det här alternativet om din mötesarrangör inte tidigare har aktiverat det.
- Gå tillbaka till breakoutrummet genom att klicka på knappen ”Gå med i rummet”.
På mobila enheter
- Vänta tills popup-fönstret visas.
- När det gör det, tryck på ”Gå med” för att växla till breakoutrummet.
- Om du missar den första inbjudan kommer det att finnas en banner högst upp i huvudmötesfönstret. Klicka på ”Gå med” där.
- Växla mellan det centrala mötet och breakoutrummet genom att trycka på knapparna ”Återvänd” och ”Gå med i rummet”. Den här funktionen kanske inte alltid är tillgänglig.
Hur skapar man ett breakout-rum i Microsoft Teams?
Att skapa ett grupprum som mötesarrangör kan hjälpa dig att dela upp deltagare i mindre grupper. Den här funktionen är praktisk för klassmöten eller andra möten som involverar grupparbete.
Om du aldrig har hanterat grupprum måste du först aktivera det här alternativet:
- Logga in på din Teams-skrivbordsapp.
- Öppna sidan ”Inställningar” genom att klicka på din profilbild.
- Gå över till avsnittet ”Allmänt” och hitta fliken ”Ansökan”.
- Se till att alternativet ”Slå på ny mötesupplevelse” är markerat.
- Starta om appen.
Du är nu redo att skapa ett breakout-rum i det centrala mötet. Det finns dock några punkter värda att veta:
- Se till att alla Teams-deltagare använder den senaste appversionen.
- Använd versionen av skrivbordsappen för att skapa grupprum.
- Du måste vara mötesarrangör för att se alternativet för grupprum på kontrollmenyn.
- Breakout-rum är endast tillgängliga när du startar ett ”Möt nu” i en specifik kanal eller kalender eller i privata schemalagda möten. Du kommer inte att ha möjlighet att ringa dessa rum vid vanliga samtal.
- Ingen av mötesdeltagarna kommer att ha möjlighet att skapa (eller se) alternativet för grupprum, och du kan inte delegera denna möjlighet till dem.
Här är stegen för att skapa grupprum i Microsoft Teams:
- Starta mötet som du brukar.
- Vänta på att deltagarna ska gå med.
- Klicka på knappen ”Breakout Rooms” i kontrollmenyn. Det är knappen mellan de extra alternativen ellipsen och reaktionskontrollerna.
- Välj hur många rum du behöver under Rumsinställningar.
- Under ”Deltagare” väljer du hur du vill att appen ska tilldela nya personer till rummet. Du kan antingen välja ”Automatiskt”, som tilldelar alla personer till det specifika rummet, eller ”Manuellt”, där du själv lägger till deltagare. Observera att du inte kan ändra denna inställning senare.
- Klicka på knappen ”Skapa rum” för att avsluta.
Du har nu skapat ett Breakout Room i Microsoft Teams. Du kommer att se listan över alla grupprum tillsammans med alternativen för rumshantering i sidofältet till höger.
Hur tilldelar man ett breakout-rum i Microsoft Teams?
Om du valde alternativet ”Manuellt” när du skapar ett grupprum, måste du lägga till deltagarna själv. Följ stegen nedan för att göra det:
- När du har skapat ett rum klickar du på ”Tilldela deltagare.” Du kommer att se en lista över de viktigaste mötesdeltagarna i sidofältet till höger.
- Markera rutan bredvid namnet på personen (eller personerna) som du vill lägga till i rummet.
- Klicka på ”Tilldela” och välj ett rum där du vill lägga till dessa kontakter.
- Om du vill skapa fler grupprum, upprepa steg 2 och 3 tills du tilldelar alla sina rum.
Notera: Mötesdeltagare som gick med med en bordstelefon kommer inte att kunna gå med i grupprum. Du kan använda det centrala mötet som deras grupprum.
Hur byter man namn på ett breakout-rum i Microsoft Teams?
Att byta namn på ett grupprum är särskilt praktiskt när man arbetar med flera rum. Du kan namnge varje grupp, så att den bäst representerar uppgiften eller personer som tilldelats den. Detta är en relativt enkel uppgift som bara omfattar några få steg:
- Håll muspekaren över rummet du vill byta namn på och klicka på ellipsknappen. Detta kommer att visa fler alternativ.
- Klicka på alternativet ”Byt namn på rummet” från rullgardinsmenyn.
- Byt namn på gruppen och tryck på ”Byt namn på rummet” för att avsluta.
- Upprepa steg 1-3 för alla grupper som behöver byta namn.
Hur stänger man ett breakout-rum i Microsoft Teams?
Om du stänger ett breakout-rum kommer alla deltagare att återvända till det centrala mötet. Du kan antingen stänga grupprum individuellt eller samtidigt.
Stäng ett breakout-rum individuellt
- Håll muspekaren över ”Öppet” rumsstatus i det högra sidofältet.
- Klicka på ellipsknappen för fler alternativ.
- Välj ”Stäng rum” från rullgardinsmenyn.
Stäng alla breakout-rum samtidigt
- Välj alternativet ”Stäng rum” i sidofältet till höger.
Dessa rum kommer nu att ändra sin status till ”Stängt”. När alla deltagare är tillbaka till det centrala mötet, klicka på ”Återuppta” för att fortsätta mötet.
Hur tillåter man deltagare att återvända till huvudmötet i lag?
Som standard kan deltagare inte återvända till det centrala mötet när de är i grupprummet. Du måste aktivera det här alternativet i förväg. Lyckligtvis är hela processen en piece of cake:
- Gå över till toppen av breakout-rummet och klicka på ellipsen för fler alternativ.
- Klicka på ”Rumsinställningar”.
- Slå på växlingsknappen som låter deltagarna återgå till det centrala mötet.
Mötesdeltagarna kommer nu att ha möjlighet att klicka på ”Återgå”-knappen i deras grupprum för att ta dem tillbaka till det centrala mötet. De kan också gå tillbaka till breakoutrummet genom att klicka på knappen ”Gå med i rummet”.
Ytterligare vanliga frågor
Här är några fler frågor som hjälper dig att få ut det mesta av Microsoft Teams.
Vad sägs om att använda team och kanaler för evenemanget?
Team och kanaler är viktiga komponenter i Microsoft Teams. Team skapar en grupp människor, innehåll eller verktyg som omger specifika projekt inom en organisation. De kan antingen vara privata eller offentliga. Om huvudmålet är att få ett team privat att utbyta information i en viss kanal, kan du skapa grupprum. Den här funktionen är tillgänglig i ”Möt nu” (kanalmöten).
Du kan ha en standardkanal där alla kan gå med, eller en privat kanal där du måste bjuda in deltagare.
Några av fördelarna med att använda team och kanaler inkluderar enkel materialdelning, inga URL-mötesdelningar och ett alltid tillgängligt chattalternativ.
Hur är det med mobila team?
Du kan använda Microsoft Teams-appen för att delta i möten på din iOS- eller Android-enhet. Du kan ladda ner appen från App Store eller Google Play. När det gäller att komma åt grupprum kan du gå med i dem på din mobila enhet, men du kan inte skapa ett. Du måste använda skrivbordsversionen för att göra det. Förutom det låter den mobila Teams-appen dig chatta, ringa, dela och ladda upp filer, växla mellan rum eller lämna dem. När mötesarrangören stänger ett breakout-rum omdirigerar din telefon dig automatiskt till det centrala mötet.
Sammantaget är Mobile Teams ett utmärkt alternativ för att delta i möten om din datorn är utom räckhåll. Att organisera en är dock mycket effektivare när det görs på skrivbordsversionen.
Bemästra Microsoft Teams Breakout Rooms
Att skapa och hantera grupprum i Microsoft Teams är ingen raketvetenskap. Att bemästra hur dessa rum fungerar kommer att hjälpa dig att bättre organisera alla möten du står bakom. Det är just därför vi har gjort den här guiden. Förhoppningsvis kommer du nu att kunna gå med, skapa och hantera grupprum med lätthet.
Vilka uppgifter brukar du skapa grupprum för? Tycker du att det är lättare att hantera ett möte med dessa rum? Dela dina erfarenheter i kommentarsfältet nedan.
