Microsoft Office 2013 recension

Excel 2013 recension

Det finns goda skäl till varför Excel är världens dominerande kalkylarksverktyg, där varje efterföljande version av programmet lägger till extra kraft och fler funktioner. Problemet har alltid varit att, utan att lägga ner timmar för att upptäcka verktygen, skulle de flesta användare bara gå runt kanterna på vad de kunde göra. För 90 % av människorna är Excel helt enkelt någonstans att skapa listor och sammanställa siffror.

Med Excel 2013 har Microsoft gjort avsevärda steg för att bryta detta dödläge. Dess nummer ett taktik har varit att hitta de mest kraftfulla alternativen och lägga dem framför användarna, snarare än att förvänta sig att de ska snubbla över dem via menyfliksområdet.

Låt oss säga att du väljer ett dataintervall i ditt kalkylark. Tidigare var du tvungen att gå till menyfliksområdet för att ta reda på vad du skulle göra med det – kanske dra nytta av den villkorliga formateringen som introducerades i Excel 2007, eller infoga ett diagram. Nu väljer du den och en knapp dyker upp längst ner till höger; klicka på den och alla de mest uppenbara alternativen visas.

Dessa omfattar formatering, att lägga till diagram, använda formler för att beräkna totalsummor och till och med använda funktionen Sparklines (där en sammanfattningsgraf av dina data visas i cellerna bredvid varje rad).

Excel 2013 kommer att utvärdera dina data och föreslå rätt diagram – och rekommendationerna är vanligtvis korrekta. Även om det inte är exakt vad du vill, så fort du har skapat diagrammet ändras menyfliksområdet så att du kan börja justera direkt.

Den här typen av funktion är viktig, eftersom dataanalys handlar om mycket mer än siffror: du måste få mening från datan. En bra graf kan uppnå detta, och så kan ett antal andra funktioner som Excel 2013 lyfter fram.

Den främsta bland dessa är pivottabeller. Pivottabeller är oerhört kraftfulla i rätt händer och är ett utmärkt sätt att analysera en förvrängd mängd data.

Föreställ dig att du har alla försäljningsresultat för alla dina regioner under de senaste åtta kvartalen – en pivottabell låter dig ta bort onödig data så att du kan fokusera på det område som är av intresse för dig just nu. Det är ett fantastiskt verktyg som hittills aldrig har varit så tillgängligt. Excel 2013 gör det lättare att komma till rätta med, och rekommenderar pivottabeller baserat på tillgängliga data.

Glöm inte att Excel 2010, och Excel 2007 innan dess, redan var utmärkta program

Slicers är ett annat användbart verktyg för att förstå data. I Excel 2010 tillät det dig att visa en del av dina data i en pivottabell med ett klick på en knapp. I Excel 2013 behöver du inte skapa en pivottabell för att använda den.

För att illustrera detta, föreställ dig att du nördigt skapar en jullista i Excel. En kolumn är produktnamnet, nästa produkttypen (som bok eller DVD), nästa är priset och nästa produktens önskvärdhetspoäng av tio. Placera markören var som helst i datan och formatera den som en tabell. Infoga sedan Slicers (finns på fliken Tabellverktygsdesign) för var och en av dessa kolumnrubriker. Tittare av ditt ark kan sedan hoppa till den relevanta produkttypen, priset eller önskad nivå, utan att pilla med själva bordet.

Sedan finns det nya Apps for Office, som gör att användare snabbt kan lägga till extra funktioner via en onlinebutik. Appar är för närvarande tunna på marken, men Bing Maps-verktyget visar vad som kan göras, tar en lista över platser och ritar dem på en karta åt dig.

Det är värt att notera att du kan dela kalkylblad online via Excel Web App genom att spara ditt arbete på ett SkyDrive-konto och sedan klicka på Dela. Du kan sedan bjuda in folk att ta en titt på dem, skicka ut en länk (antingen för visning eller redigering) eller lägga upp dem på Twitter och LinkedIn. Alla Slicers du skapade finns också där.

Irriterande nog är det bara genom att spara ditt kalkylblad till SkyDrive eller SharePoint som två personer samtidigt kan arbeta på ett ark. Ännu mer irriterande är att du inte kan arbeta i Excel 2013 medan någon annan redigerar i appen – ni måste båda flytta till webbappen. Detta i motsats till PowerPoint och Word, som båda tillåter simultant samarbete i skrivbordsappen.

Ändå rekommenderar vi Excel 2013. Även om det inte finns några större nya funktioner för avancerade användare, bör de som är mindre bekanta med programmet dra nytta av tilläggen. Och inte bara de som tas upp här, utan även fina detaljer som Flash Fill, som upptäcker ett mönster baserat på befintliga data och automatiskt fyller i en rad eller kolumn. Plus, det finns det faktum att Excel nu lanserar filer i sina egna fönster, snarare än att tvinga dig att växla mellan ark via Ctrl-Tab.

Låt oss inte glömma att Excel 2010, och Excel 2007 innan det, redan var utmärkta program. Excel 2013 flyttar dem lite längre in i mainstream.