Att radera filer i Google Dokument borde inte vara en jobb. Vi befinner oss ofta överbelastade med filer, foton, musik och år med data som vi inte längre behöver. Om dina Google Dokument blir lite fulla och gör det svårt att hitta dokument finns det sätt att organisera och ta bort oönskat innehåll.
Ibland kan det hända att du stirrar på en fullständig lista med filer som du antingen inte vill, inte behöver eller inte har tillräckligt med utrymme för.
Personligen är det inte ovanligt att min lista över Google Dokument visar horder av namnlösa filer, dubbletter och delade dokument som inte längre bearbetas. Google gör det så otroligt enkelt att spara och dela filer som efter ett tag kommer alla dessa dokument att störa din Google Drive, vilket gör dig oorganiserad, ökar din produktivitet och ökar din stressnivå.
Så hur tar du bort alla dessa oönskade filer? Finns det filer som är värda att behålla och om de du har valt att ta bort, är de verkligen, verkligen borta?
Du kommer att upptäcka att Google Drive kommer att vara användbart för dig i den här processen, så det skulle gynna dig att lära dig att använda Google Drive väl.
Hur man tar bort filer från Google Dokument
Titeln kan säga ”flera” men jag kommer att täcka den metod som används för att radera enskilda filer också. Så här tar du bort en enda fil från din uppblåsta Google Dokument -lista:
- I Google Dokument väljer du filen du vill radera och vänsterklickar på menyikonen (markerad med tre vertikala prickar) för den filen.
- Välj bland alternativen i popup-fönstret Avlägsna att ta bort det från din lista.
- En dialogruta visas längst ned på skärmen som indikerar att filen har flyttats till papperskorgen. På höger sida av dialogrutan finns ÅNGRA alternativ. Klick ÅNGRA om du av misstag raderar en fil.
Hur man tar bort flera dokument
Google Dokument var inte avsett att organisera dina dokument. Du kan inte radera flera filer samtidigt. Istället måste du gå till Google Drive. Lyckligtvis kan du radera flera Google -dokument från Google Drive.
Dra upp listan över stängda filer.
Vänsterklicka på en fil som du vill ta bort. Om detta är den enda filen du vill ta bort kan du klicka på Soptunna -ikonen längst upp till vänster eller högerklicka på filen och välj Avlägsna från menyn.
Om du vill radera flera filer håller du ned CTRL och vänsterklicka på var och en av de återstående filerna som du vill radera.
Fortsätt att göra detta tills alla filer har valts. Om filerna du vill radera ligger i rad kan du hålla ned Flytta nyckel när du har valt den första filen och klicka sedan på den sista filen i kedjan du vill ta bort.
När alla filer har valts, högerklickar du på en av dem och väljer Avlägsna från menyn eller klicka på Soptunna ikon längst upp till höger i fönstret.
Alla valda filer flyttas nu till Skräp.
Arkivera/gömma äldre delade Google -dokument och mallgalleriet
Om du letar efter en snabbstädning i dina Google Dokument finns det ett enkelt sätt att dölja de dokument som har delats med dig. Ofta upptäcker vi att vår Google Drive har blivit så rörig med delade filer att det kan vara skrämmande att radera dem alla.
Det finns ett klickalternativ för att rensa utseendet på dina Google Dokument samtidigt som de förvaras för framtida referens.
Gör så här för att dölja de dokument du inte äger:
Klicka för att öppna den och välj ”Ej ägs av mig”. Dina Google Dokument visar nu bara de dokument som har delats med dig.
Du kan också använda den här funktionen för att filtrera bort alla filer som inte ägs av dig, vilket gör det enklare att ta bort dokument som du inte längre behöver.
Om det gör det visuellt mer tilltalande för dig att förlora mallistan kan du göra det genom att öppna menyn (markerad med tre vertikala prickar) till höger om orden ”MALLGALLERI” och välja Dölj mallar.
Ta bort din revisionshistorik
En funktion i Google Drive är att revideringar av dina dokument sparas automatiskt utan att du behöver göra något. För att se revisionslistan kan du trycka på CTRL+ALT+SKIFT+H på samma gång. Även om den här funktionen är oerhört användbar om du någonsin planerar att återgå till en tidigare version av ett dokument eller bara vill granska de ändringar som gjorts, kanske du inte vill att andra nyfikna ögon ska se det.
Som standard kommer all revisionshistorik att raderas automatiskt efter 30 dagar. Detta kan dock vara för lång väntan för vissa. Det enda alternativet som återstår är att tvinga Google Drive att radera revisionshistoriken omedelbart och för att göra det krävs att du gör en kopia av det dokumentet.
Vad du behöver göra är:
- Logga in på Google Drive och högerklicka på dokumentet med den revisionshistorik du vill ta bort.
- Välja ’Göra en kopia’ från popup-menyn.
- När en kopia har gjorts väljer du att Avlägsna den nyligen kopierade (inte kopian) dokumentet eller välj dokumentet och klicka på papperskorgen ikonen längst upp till höger. Detta kommer inte bara att ta bort dokumentet utan också dess revisionshistorik.
- Högerklicka därefter på kopian av det dokument du just tagit bort och välj Döp om från popup-menyn. Byt namn på ditt dokument till dess ursprungliga titel eller ge det en ny, klicka sedan på OK.
- För att verifiera, öppna dokumentet och klicka på ”Arkiv”. Välj ”Se versionshistorik” från menyn och se att det inte längre finns någon revisionshistorik för dokumentet.
Töm papperskorgen (permanent radering)
Hittills har du bara tagit bort filer och dokument från vyn. För att permanent radera en eller flera filer måste du göra en liten skräpdykning. När en fil har raderats permanent kommer alla du har delat filen att förlora åtkomst till den.
Res tillbaka till Google Drive och tryck på ”Papperskorgen” från menyikonen. Högerklicka på filen du vill radera och tryck på ”Ta bort för alltid”. Notera alternativet ”Återställ” också här. Om du av misstag raderar ett objekt kan du återställa det från papperskorgen i Google Drive.
Överför filinnehav
Om du har en delad fil (som du är ägare till) som har betydelse för dem som den har delats med kan du överföra äganderätten till dem i några enkla steg.
Alla andra som du har delat en mapp eller fil med kan göra anspråk på ägande om du är villig att avstå från den. Så här ger du en ägande av en fil till en delad part:
- Gå till Google Drive och välj mappen för äganderättsöverföring. Om du vill välja flera mappar håller du ned CTRL -knappen medan du väljer varje eller håller nedtryckt Flytta om filerna är i rad.
- Klicka på Dela med sig ikon längst upp till höger (indikeras av en persons siluett med ett ’+’)
- Fönstret ”Dela med människor och grupper” öppnas. Välj namnet på den person du vill ge ägandet.
- Till höger om den framtida ägarens namn klickar du på ikonen med nedåtpilen och ändrar den till “Gör ägare”.
- En popup-ruta visas för att bekräfta ändringarna, välj ”Ja” för att bekräfta.
- Klick Gjort för att överföringen ska träda i kraft.
Du kan fortfarande redigera mappen även efter att du har överfört ägandet. Den nya ägaren kan bestämma om åtkomsten ska återkallas eller inte. Du kan nu ta bort mappen från din Google Drive -lista samtidigt som du låter den vara trygg och sund med den nya ägaren.
Filförstörare (alla filer raderade)
Så här tar du bort alla filer för gott:
- I menyn till vänster på Google Drive väljer du Skräp.
- Kontrollera att alla filer i listan är de du vill ta bort helt.
- Klicka på i den övre delen av fillistan Töm papperskorgen för att radera alla objekt i listan permanent.
